Современные методы управления предприятием

 

Введение

 

В условиях рыночной экономики  предприятие нуждается в решении  задач управления на качественно  новом уровне. Необходимость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка  и быстро меняющуюся экономическую  ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета, оптимизации  процессов управления. Коротко расскажем о современных методах решения этих проблем.

Зачем нужна эта информация? Во-первых, она представляет практический интерес и без непосредственной связи с автоматизацией управления, во-вторых, рассмотренные здесь понятия  могут встречаться в проспектах, статьях, а также в различных  документах, которые придется рассматривать  и утверждать при выборе и внедрении  системы автоматизации управления предприятием.

 

 

 

 

 

1.1 Основы  современного подхода к управлению  предприятием

1.1.1 Процесс и система  управления предприятием

Охарактеризуем основные черты управления предприятием как  процесса с точки зрения теории управления.

В общем  виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить  в виде так называемой «петли управления», включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз – планирование - контролируемая деятельность по реализации планов – учет и анализ результатов - коррекция прогнозов и планов (рис. 1.1).

 
Рис. 1.1. Обобщенная схема управления

Процесс управления имеет  иерархическую структуру и включает несколько подуровней по направлениям деятельности (производство, сбыт, снабжение, финансы и др.), которые в свою очередь включают соответствующие  подпроцессы.

Управление предприятием всегда должно иметь некоторую цель (согласитесь, в противном случае этот процесс становится просто бессмысленным). В качестве примеров целей управления можно привести снижение издержек производства, повышение прибыли и др. Цель процесса управления должна быть сформулирована явно и, по возможности, с применением  количественных оценок.

Процесс управления предприятием реализуется в рамках системы управления предприятием. Кстати, не стоит путать это понятие с автоматизированной системой управления, о которой речь пойдет ниже. Система управления существует на любом предприятии независимо от того, задумывались ли вы явно о ее структуре и задачах. В рамках системы управления можно выделить объект управления и управляющую часть. В качестве объекта управления здесь выступает производственный процесс, а в качестве управляющей части – управленческие службы предприятия. Система управления предприятием функционирует на основе установленных документально (положения о подразделениях, должностные инструкции и т.п.) или сложившихся практически правил. На каждом уровне иерархии системы управления в той или иной степени реализуется набор функций управления, входящих в рассмотренную выше «петлю управления».

На первый взгляд, может  показаться, что приведенные рассуждения  выглядят чересчур теоретизированно. Однако мы хотим подчеркнуть, что эти положения проверены практикой и лежат в основе методов совершенствования процесса управления и повышения его эффективности, которые мы будем рассматривать.

Что же касается практических аспектов, то попробуйте, например, сформулировать количественно цель процесса управления вашим предприятием в прошлом  году и оценить ее выполнение. А  в текущем году? Теперь попробуйте прямо сейчас нарисовать структуру  системы управления на вашем предприятии  с явным определением правил, на основе которых она функционирует. Вполне возможно, что у многих возникнут  определенные затруднения. Практика показывает, что эти затруднения могут  свидетельствовать о недостаточно эффективной организации управления на предприятии и потенциальном  наличии «внутренних резервов», которые при правильной организации  дела, могут быть использованы для  достижения успеха в конкурентной борьбе.

Общие проблемы эффективной  организации управленческой деятельности или, как теперь принято говорить на западный манер – менеджмента, достаточно подробно рассмотрены в  литературе (см., например, [1, 2]). Поскольку  наша книга посвящена проблемам  автоматизации управления, далее  мы рассмотрим вопросы повышения  эффективности управленческой деятельности именно в этом ключе.

Прежде всего нам представляется целесообразным дать общую характеристику предприятий, применительно к которым далее будет идти речь об автоматизации управления и кратко остановиться на особенностях задач управления этими предприятиями. Об этом мы поговорим далее.

1.1.2 О каких предприятиях пойдет речь

Существуют различные  способы классификации предприятий: по виду деятельности (торговля, производство, услуги и др.), по масштабу (малые, средние  и крупные в зависимости от численности персонала и прочих факторов) и целый ряд других. В рамках определенного типа предприятий  классификация может продолжаться. Производственные предприятия подразделяются, например, на предприятия с непрерывным (химические, металлургические) и дискретным (машиностроительные) характером производства. По составу номенклатуры продукции предприятия могут подразделяться на предприятия единичного, серийного и массового производства. Каждый тип предприятий имеет свои особенности с точки зрения организации процесса управления и, соответственно, его автоматизации.

Мы не будем приводить  здесь формальные характеристики предприятий, об автоматизации управления которыми пойдет речь в этой книге, а постараемся  определить их на понятийном уровне, основываясь  на анализе жизненного цикла предприятия.

Если предприятие развивается  с нуля, то оно проходит несколько  стадий развития, начальной из которых  обычно является следующая. Работают несколько человек, зачастую хороших знакомых или родственников. Руководство замыкает процесс управления на себя, управляет всеми процессами сразу, при этом механизмы управления кустарны и сводятся к выдаче устных или письменных распоряжений. При удачном стечении обстоятельств компания разрастается, увеличивается число сотрудников, появляются структурные подразделения и, соответственно, их руководители. Однако стиль управления остается прежним. При отсутствии четкой системы управления часто возникает боязнь руководства делегировать полномочия другим сотрудникам, стремление делать всё самому, недоверие к людям. В результате оперативное получение точной количественной информации о реальном состоянии дел становится практически невозможным, поскольку сведения, предоставляемые руководителями структурных подразделений обычно разрозненны, возможно тенденциозны и зачастую противоречивы.

В компании начинают появляться толпы экономистов и аналитиков, пытающиеся по крупицам собрать информацию для руководства, маркетинга и других служб. Естественно эта информация может быть неполной, не всегда точной, и главное никогда актуальной, так как на её получение требуется  достаточно много времени. Первое, что  начинают делать руководители, – нанимать новый аналитический персонал или, например, программистов в помощь аналитикам, чтобы частично автоматизировать сбор и обработку данных. В результате, как правило, появляется комплекс несвязанных  программных средств, зачастую по разному представляющих одну и ту же информацию, что вызывает новые проблемы. Если на это наложить достаточно большой рост компании, появление новых направлений деятельности, новых людей, то ситуация становится неуправляемой.

Качественная система  управления проста и прозрачна, информация едина и достоверна, причём очень  важно, что достоверность информации гарантируется собственно системой управления в целом, а не отдельными людьми. В результате достигается  возможность простого и эффективного контроля за работой компании в целом, контроля отдельных процессов и даже контроля деятельности отдельных сотрудников.

Проведем простейший тест. Часто ли вам, входя в одно из помещений офиса, приходилось в последнее время задавать себе вопрос «Вроде бы все сидят, корпят над работой, но почему не видно особого толка? А вот того, в клетчатом пиджаке, я что-то вообще не припоминаю. Он-то здесь чем занимается?». Если да, то это косвенный признак того, что вам необходимо задуматься над внедрением новых технологий управления. Как показывает практика, если такое решение не принимается вовремя, то компании, разрастаясь в объеме и не имея четкой системы управления, лопаются как мыльные пузыри.

На сегодняшний день подобные предприятия составляют подавляющее  большинство в общем числе  предприятий, нуждающихся в комплексной  автоматизации процесса управления. Объективная необходимость повышения  эффективности управления за счет комплексной  автоматизации определяется сегодня  для этих предприятий неумолимыми  условиями конкурентной борьбы на рынке  товаров и услуг.

Область деятельности рассматриваемых  в книге предприятий практически  не ограничена: оптовая и розничная  торговля, различного рода услуги, штучное  и мелкосерийное сборочное производство. Примерами таких предприятий  могут служить компьютерные фирмы, фирмы, занимающиеся поставкой и  продажей оргтехники, бытовой техники, автозапчастей, мебели, канцтоваров, фирмы, занимающиеся ремонтом, и многие другие. Отметим, что к группе рассматриваемых  в книге предприятий относятся  и компании, образованные в результате акционирования государственных организаций, и проводящие реструктуризацию для  повышения эффективности управления в новых для себя областях деятельности.

1.1.3 Особенности задач  управления средними предприятиями

В процессе управления предприятиями, относящимися к выделенной в предыдущем разделе группе, необходимо эффективное  решение комплекса задач, основные виды которых в общем случае могут  быть определены следующим образом 

• управление финансами;
• управление производством;
• управление сбытом и снабжением;
• управление внутренними службами;
• управление кадрами.

В зависимости от особенностей и масштаба предприятия каждый из выделенных видов может включать в себя значительное число отдельных  задач. В принципе подобные задачи возникают  и при управлении малым предприятием, однако их реальный объем позволяет  обеспечить удовлетворительное решение традиционными средствами бухгалтерского учета.

Напомним, кстати, что в  общем случае на предприятии можно  выделить как минимум три вида учета:

• оперативный учет – обеспечивает сбор первичной информации и является основным поставщиком данных для остальных видов учета;
• управленческий учет – направлен на получение информации для детального анализа деятельности предприятия, прогнозирования и принятия решений;
• бухгалтерский учет – обеспечивает получение необходимой бухгалтерской отчетности;

Особенностью решения  задач управления на средних и  крупных предприятиях является необходимость  использования в качестве одной  из основ для принятия решений  данных управленческого учета.

Управленческий учет представляет собой систему сбора, обработки  и предоставления информации высшему  менеджменту для принятия последним  различных управленческих решений. В этом его главное отличие  от традиционного финансового (бухгалтерского) учета, ориентированного главным образом  на внешних пользователей – кредиторов, акционеров, фискальные органы. Существующая система бухгалтерской отчетности все в меньшей степени отвечает современным требованиям к полноте, достоверности, оперативности информации, необходимой руководству предприятия. Управленческий учет является информационным инструментом контроллинга – концепции управления деятельностью предприятия путем реализации следующей циклической последовательности действий: оценка текущего состояния - принятие управленческих решений – составление плана реализации принятых решений – контроль реализации плана – анализ нового текущего состояния (сравните с «петлей управления», рассмотренной выше).

Отметим, что для рассматриваемых  типов предприятий особенно важна  комплексность при решении выделенных видов задач управления.

1.1.4 Принципы формализации процесса управления 

В настоящее время в  России резко возрос интерес к  общепринятым на Западе стандартам менеджмента, однако многих руководителей до сих  пор поставит в тупик вопрос об организационной структуре компании или о схеме существующих бизнес-процессов.

Вполне возможно, что и  вы, уважаемый читатель уже ощутили  сложности при попытках оптимизировать затраты, чтобы продукция оставалась одновременно и прибыльной, и конкурентоспособной. Как раз в этот момент четко  проявляется необходимость иметь  перед глазами модель деятельности предприятия, которая отражала бы все  механизмы и принципы взаимосвязи  различных подсистем в рамках одного бизнеса. С помощью моделирования  различных областей деятельности можно  достаточно эффективно анализировать  «узкие места» в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Отметим, что совершенно не обязательно каждый раз самим  придумывать решения для этих, ставших уже стандартными, задач. В настоящее время при необходимости  анализа того или иного процесса управления (от системы проектирования космического корабля или подводной  лодки до процесса подготовки делового документа) можно использовать проверенные  и обкатанные методы.