Стадии переговорного процесса. Роль повестки дня и определение предмета переговоров как важных элементов переговорного процесса

Лекция 8. Стадии переговорного процесса. Роль повестки дня и определение предмета переговоров как важных элементов переговорного процесса.

Для проведения сложных, многоплановых  переговоров в последние годы стал применяться метод разработки так называемых -«дорожных карт»-. Они представляют собой глубоко разработанную повестку дня переговоров. При этом основные подлежащие решению вопросы группируются по отдельным блокам, иногда даже с указанием временных этапов продвижения к намеченной в переговорах цели.

Переговоры России с Европейским Союзом ведутся по следующим четырем «дорожным картам», утвержденным на саммите Россия-ЕС в Москве 10 мая 2005 года: «дорожная карта» по общему пространству внешней безопасности, «дорожная карта» по общему пространству науки и образования, включая культурные аспекты, «дорожная карта» по общему пространству свободы, безопасности и правосудия, «дорожная карта» по общему экономическому пространству. На конец 2008 года в рамках «дорожных карт» действовали 14 отраслевых диалогов.

Стадиями переговоров называют относительно самостоятельные периоды переговорного процесса, в которых реализуется конкретная частная цель общей части переговоров.

Особенностью стадий переговоров  служит то, что в каждой из них  идет постепенное созревание того результата, который служит завязкой для последующей стадии.

Обширная практика переговорных процессов  свидетельствует о том, что, как  правило, попытки проскочить какую-либо стадию переговоров приводят к тому, что полученные результаты оказываются либо непродуктивными, либо недоброкачественными.

Назовем основные стадии переговорного процесса. Уже обговаривали Подготовку к переговорам. Предварительный раунд консультаций. Выработка регламента переговоров. Начало переговоров: формирование пакетов предложений, взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников.

Ход переговоров, их основная часть: выявление разногласий, обсуждение проблем, выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложений, их обоснование. Рассмотрение вариантов возможного решения каждой из проблем; согласование позиций.

Выработка договоренностей, разработка и принятие совместного соглашения. Завершение переговоров.

Подведение итогов переговоров.

Каждая из стадий переговоров  имеет свои основные фазы.

-  Подготовительная фаза. Включает предварительные неформальные консультации и выработку вариантов возможных решений.

- Первоначального выбора  позиций фаза. На ней стороны  логически излагают друг другу  свои предложения, опирающиеся  на факты и доказательства. Обычно эта фаза используется для скрытой или открытой критики другой стороны.

- Поисковая фаза. Посвящена  дискуссии, в центре которой  стоит следующая проблема: насколько  умело и настойчиво та или  иная сторона отстаивает свои  позиции. Это может происходить  в форме давления или неограниченного поиска общего решения.

-  Финальная фаза (разрешающая  или тупиковая). Она характеризуется  принципиальным разрешением всех  или части проблем, являвшихся  предметом переговоров. 

 

 2. Формирование делегации на переговоры. Подготовка документов и материалов к переговорам.

Формирование делегации предполагает определение ее состава:

· количественного (сколько человек будет участвовать в переговорах);

· персонального (кто конкретно примет участие в переговорах).

Во многом формирование делегации обусловливается характером переговоров, их спецификой.

При формировании количественного состава обычно принято исходить из примерно равного состава делегаций и одинакового уровня представительства.

Главой делегации  должен быть человек, ориентирующийся в трех группах проблем:

· предмет переговоров (например, если переговоры ведутся по поводу строительства, глава делегации должен быть ориентирован в них);

· экономические и юридические аспекты соглашения, которое предполагается заключить;

· технология ведения переговоров.

Если сложно подобрать  сотрудника, который был бы специалистом по всем трем группам проблем, допускается, что глава делегации хорошо знает первую и вторую группу проблем, при этом знаком с последней и владеет технологией ведения переговоров.

В состав делегации  могут быть включены эксперты, которые  способны оперативно дать содержательную, правовую или экономическую оценку предложениям партнера.

С самого начала следует определить функции каждого члена делегации (кто и за что отвечает). Нецелесообразно включать тех, функции которых неопределенны или сведены к минимуму. Это плохо воспринимается как другими членами своей делегации (у них возникают вопросы о несправедливой «загруженности» одних и «безделии» других), так и партнерами по переговорам, которым непонятно, зачем те или иные лица из «команды» партнера находятся в составе делегации.

Необходим тщательный предварительный  анализ ситуации и возможных вариантов  ее решения. Очень важно предугадать  интересы партнера и его позицию, чтобы должным образом представить  собственные предложения и аргументы  в их пользу. При этом необходимо учесть культурные, психологические и иные особенности партнера.

Очень важно записывать все предложения  и планы, готовить хорошо отработанные и отредактированные проекты  документов. Письменная форма изложения заставляет искать точные формулировки, исключает потерю информации или идей.

Расчет на экспромты в ходе делового общения, на то, что основные моменты  так ясны и без записи, безоснователен. Запись заставляет более ответственно продумывать основные положения, она сразу же вскрывает неточности, недоработки, спорные места. На подготовительной стадии в ряде ситуаций может оказаться оправданным привлечение сторонних экспертов. Их заключения могут впоследствии оказаться важным аргументом в пользу ваших предложений.

Составление проектов соглашений и  других необходимых документов и материалов, которые должны быть приняты в результате переговоров, – один из наиболее важных элементов подготовки к переговорам

 

3. Внутренние и внешние аспекты подготовки переговоров. Официальные и рабочие языки в переговорном процессе.

 

Внутренняя подготовка -    1. подготовка собственных целей;

2. определение повестки дня;   3. анализ целей партнера по переговорам;

  4. установление реальных полномочий  участников переговоров; 

  5. выявление общих интересов  участников переговоров, которые  принесут взаимную выгоду.

Внешняя подготовка –:

1. Время начала, место проведения и продолжительность переговоров.

2. Численность делегаций регулируется принципом паритета (равенства) количества членов делегаций.

3. Язык переговоров настолько важен, что подлежит обязательному предварительному обсуждению. Здесь уступки неуместны: находится вариант, приемлемый для обеих сторон.

4. Подготовка помещения для переговоров. Переговоры, проводятся в специально отведенном и приспособленном помещении. Перед каждым участником переговоров желательно поставить карточку, на которой указаны фамилия, имя и отчество участника, фирма или организация, которую он представляет. На столах участники должны найти бумагу и письменные принадлежности.

Если в переговорах участвуют  три и более делегации, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или квадратного стола. Напряженной работе больше способствуют жесткие стулья. Приготовить заранее всю необходимую документацию, чтобы потом не бегать или не посылать кого - либо за ней.

5. Организация встречи  делегации партнеров.

6. Представление участников переговоров происходит до их начала. Это позволяет прибывшим сесть так, чтобы оказаться поблизости с интересующими их партнерами.

Представление партнеров происходит следующим образом. Первым представляется глава делегации хозяев и представляет (по убывающей) членов своей команды.

Затем то же самое делает руководитель делегации гостей. Такой порядок  подчеркивает уважение к гостям, поскольку, согласно общим правилам, в начале представляются те, чей статус ниже.

7. Обмен подарками (сувенирами). При первой встрече сувениры вручают хозяева. Если у гостей также приготовлены сувениры, то они их дарят вслед.

8. Размещение участников переговоров.

Рабочими языками Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе были избраны английский, испанский, итальянский, немецкий, русский и французский. Они же стали и рабочими языками ОБСЕ.

Рабочим языком Советов Содружества  Независимых Государств является русский.

 

 4. Организация и проведение переговоров на высоком и высшем уровне.

Политические переговоры ведутся на высшем (саммиты) уровне (между главами государств и правительств) и высоком уровне (между министрами иностранных дел).

Местом проведения международных  переговоров может быть страна – инициатор или столица (или иной город страны), которая готова взять на себя бремя финансовых расходов. Но чаще всего местом проведения международных переговоров выступает город местонахождения штаб-квартиры или секретариата международной организации. Такими городами являются Нью-Йорк, Париж, Вена, Женева, Монреаль, Брюссель, Страсбург, которые располагают необходимой инфраструктурой.

Уровень переговоров имеет  не только протокольное значение. Как  правило, чем выше уровень переговоров, тем более важные проблемы на них обсуждаются и более важные решения на них принимаются. Более того, ряд вопросов вообще не может быть решен на другом, более низком, уровне.