Стратегия ведения переговоров в деятельности чиновников

Объективная нравственная самооценка, самокритичность, признание и исправление допущенных промахов и ошибок это не свидетельство слабости, а подтверждение силы. Учет общественного мнения о себе, предъявление к себе самых высоких требований не только способствуют нравственному самосовершенствованию государственного служащего, но и дают ему моральное право требовать аналогичного от других. Умение, способность предъявить требование, спросить - это также одна из специфических норм профессионального морального кодекса государственного служащего.

Показателем подлинного демократизма общения является такое  личностное качество государственного служащего, как доступность. Быть доступным, значит быть постоянно готовым к  общению с людьми, готовым внутренне, по убеждению, а не по формальной обязанности.

  Самым верным критерием моральных качеств служащего выступает его авторитет. Он не приходит с должностью или с громкими фразами. Его истоки - глубокое знание дела, упорный труд, высокие нравственные достоинства: честность и правдивость, скромность и простота, высокая требовательность к себе и другим, развитое чувство долга и ответственности. Авторитет государственного служащего выступает как результат признания особой ценности, важности тех или иных качеств его личности.

Быть государственным  служащим значит всегда держать себя с людьми ровно, уметь с ними ладить, не терять самообладания при любых  обстоятельствах, управлять своими чувствами.

Общение людей в сфере  труда регулируется различными нормативными кодексами. Совокупность норм и правил, призванных регулировать внешние формы поведения, в которых отражаются морально-нравственные нормы, называется этикетом («этикет» - от французского etiquette - ярлык, церемониал, норма обхождения).

Этикет представляет собой условный язык, с помощью которого можно оценивать человека, судить об уровне его культуры, нравственности, интеллекте уже по тому, как он входит, как здоровается, каким тоном говорит, какие первые слова произносит. Овладение этикетом способно помочь преуспеть в деле и, наоборот, пренебрежение им вполне может разрушить карьеру. От каждого служащего все чаще требуется, чтобы он достойно представлял лицо своей организации.

В силу того, что деятельность государственного служащего связанна с активным общением с людьми, ему необходимо создать себе такой имидж, чтобы с ним было приятно общаться, находиться рядом. Это достигается доброжелательностью, приветливостью и оптимистичностью.

Однако положительный  образ государственного служащего  складывается не только из умения общаться с людьми, но и из внешнего облика, речи, манеры поведения в целом.

В связи с этим несколько  замечаний относительно этикета  внешнего вида. Аккуратно, с чувством достоинства и без лишней броскости одетые служащие внушают больше доверия, чем одетые кое-как или, напротив, подчеркнуто манерно.

Работа в органах  государственной службы предполагает постоянный контакт с посетителями, населением, общественностью, что, в спою очередь, ведет к более активному обращению к этическим правилам и нормам поведения в процессе профессиональной деятельности.

На новый уровень  в последнее время поднялось  выполнение правил служебного этикета, который становится мерилом не только культуры госслужащего, но и его компетентности, профессионализма. Учреждение, в котором соблюдаются правила этики и требования служебного этикета, становится более сплоченным, работа в нем приносит больше удовлетворения каждому сотруднику. Немаловажное значение имеет и то, что, соблюдая нормы этикета, государственные служащие способствуют повышению авторитета государственной власти у посетителей, укрепляют связи сотрудников органов власти и управления с населением. В таких нравственно-психологических условиях формируются отношения доверия, совместного поиска путей решения различных проблем.

Правила этикета, которым  необходимо следовать на государственной службе, базируются на нормах морали. В современной практике государственной службы такие черты, как трудолюбие, бескорыстная доброжелательность, пунктуальность, своевременность исполнения приказов и распоряжений, правдивость, точность, справедливые решения и т. п., квалифицируются как моральные качества. И наоборот, взяточничество, беспринципность, коррупция, подтасовка фактов, уклонение от ответственности и пр. оцениваются как аморальные.

Современные этикетные  традиции государственной службы требуют таких черт, как тактичность, доброжелательность, любезность, пунктуальность, вежливость, верность слову, умение слушать, умение владеть собой в конфликтных ситуациях.

   Основную функцию или смысл этикета государственного служащего можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения.

   Второй по значению функцией этикета является функция удобства, то есть целесообразность и практичность. Начиная с мелочей и до самых общих правил этикет представляет собой приближенную к повседневной жизни систему.

    Этикет является одним из главных «орудий» формирования имиджа организации. То учреждение государственной службы, в котором не соблюдается этикет, теряет очень многое. Там же, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Практически во всем мире он стал нормой деятельности. Главное требование современного этикета - гармония внутренней и внешней культуры, когда красивые, совершенные формы внешнего поведения опираются на высокую нравственную культуру личности.    Итак, знание делового этикета, умение культурно вести себя - основа успеха на государственной службе и муниципальной службе.

3. Стратегия  ведения переговоров в деятельности  чиновников.

 

 В политической, управленческой, предпринимательской и иных сферах деятельности переговоры играют важную роль. Люди ведут переговоры всякий раз, когда обмениваются идеями с намерением изменить взаимоотношения, когда пытаются прийти к согласию, т. е. переговоры занимают важное место как в повседневной жизни, так и в деловом общении государственного служащего. Во многом успех переговоров зависит от соблюдения правил этикета, соблюдаемых участниками переговоров.

Деловые встречи весьма условно подразделяются на переговоры и беседы. Понятие деловая беседа предполагает «общение между собеседниками, имеющими необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению».

  Переговоры обычно включают основные элементы деловой беседы. Они состоят из следующих этапов:

-обмен информацией;

     - взаимное уточнение интересов, концепций и позиций сторон;

     -обсуждение; обоснование взглядов и предложений, выдвижение аргументов и контраргументов;

      - согласование позиций, формулирование договоренности.

Переговоры являются эффективным средством разрешения конфликтов, спорных вопросов, установления доброжелательных отношений и налаживания сотрудничества.

Во многих цивилизованных странах культуре переговоров придается важное значение. Издается большое количество литературы по данному вопросу, проводятся многочисленные курсы и семинары, разрабатываются компьютерные обучающие программы и т. п. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.

В отличие от деловой  беседы переговоры имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т. д.).

Любые переговоры уникальны. Но все же есть нечто общее, что отличает их от других видов деятельности. Это сам процесс переговоров, его организация, соблюдение всех условий, принятых в деловом мире для ведения переговоров, взаимоотношения их участников.

 К любым серьезным переговорам нужно готовиться. Целесообразно заранее выяснить должности и обязанности всех участников со стороны партнера. Важно установить, кто реальный лидер этой группы, чтобы затем, во время встречи, уделить ему больше внимания.

   С каждой стороны в переговорах должно присутствовать одинаковое количество людей. Участников встречи нужно подбирать должность в должность. Как показывает практика, эффективность переговоров обратно пропорциональна числу участников.

   Очень полезно перед встречей собрать максимальную информацию о партнере, подготовить досье. Если вы к тому же сформулируете проект соглашения заранее и даже предварительно обсудите его по телефону или по почте, то, возможно, большинство пунктов вам удастся согласовать в рабочем порядке.

   По деловому этикету, о желании провести переговоры партнера принято извещать за две недели до предполагаемой даты встречи. Причем место предлагает приглашающая сторона, а подтверждает - приглашенная.

   Еще до начала переговоров стоит обсудить и утвердить круг вопросов, которые будут обсуждаться, обозначить цели встречи.

   Наиболее плодотворной для переговоров считается первая половина дня. Однако встречаться после обеда тоже не считается дурным тоном. Естественно, на переговоры нельзя опаздывать. Но и приходить заранее тоже не следует. Идеальные переговоры длятся два часа.

  Во время паузы гостям можно предложить кофе или чай. Курить во время переговоров можно только тогда, когда это оговорено заранее. Однако сейчас все чаще и чаще за столом переговоров не курят и не пьют ничего, кроме минеральной воды или чая.

  Идеально проводить встречи в специально приспособленных переговорных комнатах. Главный элемент обстановки переговорной комнаты - стол. Деловой этикет предполагает, что лучший стол для переговоров — круглый или овальный. Любой стол с углами изначально настраивает собеседников на конфронтацию.

Безусловное правило  переговоров   - конфиденциальность.

Не принято сразу  начинать с обсуждения проблемы. Хорошим  тоном считается сказать в  начале переговоров две-три фразы на светские темы - о погоде, последних культурных событиях, экономической ситуации.

 Самые ценные качества переговорщика - терпение, такт, дипломатичность, проницательность и спокойствие. Нельзя говорить громко, но и не стоит еле слышно шептать. Следует избегать ненужного шума и резких движений.

  В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем на ступеньку фамильярнее. Дурным тоном специалисты считают демонстрацию чувства превосходства. Это может выражаться в угрозах, замечаниях, обвинениях, снисходительном тоне. Невежливо демонстрировать непоколебимую уверенность в своей правоте, делать безапелляционные заявления, навязывать свои советы, перебивать собеседника.

  Все соглашения, которых удалось достичь во время переговоров, вступают в законную силу в тот момент, когда они зафиксированы на бумаге и подписаны руководителями двух сторон. Это может быть не только договор, но и протокол о намерениях, который не обязателен к исполнению.

   И самое главное правило переговоров: никогда не обещать того, что вы не можете выполнить. Это всегда дискредитирует. Лучше превзойти ожидания партнера, чем не оправдать его надежды.  В конце переговоров необходимо поблагодарить хозяина за уделенное время.

      По существующим правилам, после окончания переговоров назначенный участник их руководитель организации составляет подробную запись выступлений. В ней фиксируются следующие данные: название учреждений, организаций - участников переговоров; место, дата, время начала переговоров; участники переговоров (фамилии и должности); основные обсуждавшиеся вопросы; мнения сторон по обсуждавшимся вопросам; достигнутая договоренность или позиции сторон по разногласиям; запись о вручении: каких-либо документов и копии этих документов.

  Важнейшая особенность переговоров заключается в том, что мнения участников частично совпадают, а частично расходятся. При полном совпадении взглядов оппонентов переговоры не нужны, необходимы совместные действия для решения поставленных задач. Если же позиции сторон диаметрально противоположны и участников общения на данный момент ничто не объединяет, за стол переговоров садиться нельзя. Нужно определенное время для сближения позиций противников и появления точек соприкосновения взаимных интересов.

 Следует иметь в виду, что переговоры — это не игра, не война, не поле битвы, не театр военных действий, поэтому недопустимо начинать переговоры с настроением одержать верх над противником. Как подчеркивают многие специалисты по ведению переговоров, успешные переговоры - это прежде всего взаимовыгодные решения, т. е. наиболее приемлемые для той и другой стороны в данной ситуации.

 Исследователи обращают внимание еще на один очень важный аспект ведения переговоров. Они считают, что в переговорах главным является не анализ позиции оппонентов, хотя это, бесспорно, важно и необходимо, а учет интересов сторон, т. е. на первый план выдвигается поиск баланса интересов, их соотношения. Основной вопрос состоит в том, как разрешить противоречие интересов и в наиболее полном объеме реализовать их совпадение.

Список литературы:

 

1. Атаманчук Г.В. Теория государственного управления Курс лекций.-2-е изд.-М.: Омега-Л, 2004.-584с.
2. Государственное и муниципальное управление: конспект лекций.-М.: Издательство Юрайт, 2010.-183с.
3. Зарайченко В.Е. Этикет государственного служащего: учебное пособие для студентов вузов и колледжей.-2-е изд.-М.: ИКЦ «МарТ», 2006.-320с.
4. Кнорринг В.И. Основы государственного и муниципального управления: учебник.-3-е изд.-М.: Издательство «Экзамен», 2006.-477с.
5. Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство.-М.: Книжный мир, 2008.-384с.