Связующие процессы в менеджменте

1.2.Четыре основных  элемента коммуникаций.

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента:[1]

1. Отправитель, лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию  и передающее ее.

2. Сообщение, собственно  информация, закодированная с помощью  символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует ее.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение  и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи. 

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование. 

Эти этапы проиллюстрированы на рис. 1. в виде простой модели процесса коммуникаций.

Рис. 1. Простая модель процесса обмена информацией.

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен  информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа - «не начинайте говорить, не начав думать». Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

Руководители, неудовлетворительно  обменивающиеся информацией, могут  действовать неудачно, поскольку  по отношению к ним именно так  действует высшее руководство.[5] Дело в том, что руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Если наши руководители склонны к принуждению или не откровенны в обмене информацией с нами, мы вполне можем повести себя подобным образом, обмениваясь информацией со своими подчиненными. Однако вы находитесь в ином положении, чем ваше начальство. Поэтому вовсе необязательно действовать в том же стиле, даже если этот стиль эффективен. Что в действительности необходимо, так это осознать - какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР  КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель  должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен.. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.[3] Обсуждая результаты этого исследования, профессор Терренс Митчел указывает: «Главный вывод этой работы в том, что устное плюс письменное сообщение скорее всего делают обмен информацией более эффективным в большей части случаев». Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми. Второй этап станет более понятным, если представить его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут такой упаковки, которую потребитель сочтет понятной и привлекательной одновременно. Подобным образом, многие люди с прекрасными идеями не в состоянии упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрасной, зачастую не находит «сбыта».

ПЕРЕДАЧА. На третьем  этапе отправитель использует канал  для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и  принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

ДЕКОДИРОВАНИЕ. После  передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

1.3.Обратная связь и  информационный шум

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. При  наличии обратной связи отправитель  и получатель меняются коммуникативными ролями.[1] Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Специалист по обмену информацией в бизнесе, профессор Филипп Льюис пишет: «Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято... Руководитель нс может думать, что все, сказанное или написанное им, будет в точности понято так, как он замышлял. Руководитель, опирающийся на такое ложное допущение, отсекает себя от реальности. Руководитель, который не наладит обратную связь для получателя информации, обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко снижена. Аналогичным образом, если обратная связь с работниками заблокирована, руководитель в конце концов окажется изолированным или обманываемым». Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Это подтверждено в самых разных культурах.

ШУМ. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум.[2] На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией. На рис. 2. процесс обмена информацией представлен как система с обратной связью и шумом.

Рис. 2. Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом

1.4.Межличностный информационный  обмен и преграды на его  пути.

Препятствия на пути межличностных коммуникаций.

Рассмотрение межличностных барьеров сосредоточено на 1) восприятии, 2) семантике, 3) обмене невербальной информацией, 4) некачественной обратной связи и 5) плохом слушании.[1] Рассмотрев эти факторы, мы дадим рекомендации из повышения эффективности ваших межличностных информационных обменов.

ПРЕПЯТСТВИЯ, ОБУСЛОВЛЕННЫЕ ВОСПРИЯТИЕМ. Восприятие определяет «реальность  для индивида». Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, которое  воспринимается как такое, которое происходит. Учет некоторых факторов, которые влияют на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций, вовремя устранив препятствия, обусловленные восприятием. Одно из таких препятствий возникает через конфликт между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может становиться причиной выборочного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Эта характеристика исключительно важна для обмена информацией. Поэтому во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими. Информация, которая вступает в противоречие с нашим опытом или раньше усвоенными понятиями, чаще всего или полностью не воспринимается, или искажается в соответствии с приобретенным опытом или понятиями. Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций складывается в существовании препятствий, обусловленных социальными установками людей. Установки могут изменять восприятие людей и влиять на их поведение. От позитивной или негативной расцветки возникающих при этом ощущений будут зависеть частота контактов двух людей и стиль сообщения. Руководитель, который не создает позитивный микроклимат в отношениях с другими, в дальнейшем почувствует ограниченность в обмене информацией с сотрудниками. Впоследствии могут возникнуть отношения недоверия, антагонизма и самозащиты. В соответствии с исследованиями, в атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах ею между людьми в организации. В одном из исследований установлено, что если руководители открыты и честны со своими сотрудниками, последние в обмене информацией отвечают первым тем же. Чем выше открытость одного или обоих людей, которые принимают участие в обмене информацией, тем более ощутимое удовлетворение от контакта.

СЕМАНТИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ. Целью коммуникаций является обеспечение понимания информации, которая служит предметом обмена, то есть сообщение. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и пытаемся ее понять. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. Наше внимание сосредоточено на проблемах, связанных с использованием слов как символов. СЕМАНТИКА изучает способ использования слов и значения, переданные словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что кто-то намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понятно в такой же способ получателем информации. Полный словарь английского языка приводит около 14 тыс. возможных определений до 500 наиболее употребляемых слов, 79 значений такого простого слова, как round (круг, круглый). Слово tip (конец) может быть, например, интерпретировано официанткой как чаевые, а азартным игроком на гонках – как частная информация. Для полиграфиста tip – это специальное приспособление, наконечник. Существуют и больше распространенное значение – «верхушка» почему-либо, например, айсберга. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, потому что во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения. Значение символа оказывается через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использованный символ. Поскольку, у каждого человека свои опыт и каждый акт обмена информацией в определенной мэре является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символа, что мы ему предоставили. Семантические осложнения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди пользуются для понимания значения групп символов. Этот момент имеет огромное значение для коммуникации. Исследования показали, что работники и менеджеры, как и руководители разных уровней, придают неодинаковые значения таким словам, как «стимулы», «квота», «сотрудничество» и «бюджет».  Как можно видеть, для эффективного обмена информацией с работниками вашей организации, вы должны прийти к пониманию истинного значения используемых ими слов и добиться понимания ими значение, какие вы вкладываете в слова, используемые вами. Семантические барьеры могут создавать коммуникативные проблемы для компаний, которые действуют в многонациональной среде.     НЕВЕРБАЛЬНЫЕ ПРЕПЯТСТВИЯ. Мы используем и невербальные символы для трансляции сообщений. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Чаще всего невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять содержание слов. Обмен взглядами, выражение лица, например, улыбки и выражение неодобрения, поднятые в удивлении брови, живой или остановленный взгляд, взгляд с выражением одобрения или неодобрения – все это примеры невербальной коммуникации. Использование пальца как указания, прикрывания рта рукой, прикосновение, вялая поза также относятся к невербальным способам передачи значения (содержанию).