Теоретические основы системы управления организации

Суммируя вышесказанное, можно констатировать, что анализ среды, как он проводится в стратегическом управлении, направлен на выявление  угроз и возможностей, которые  могут возникнуть во внешней среде  по отношению к организации, а  также сильных и слабых сторон, которыми обладает организация. Именно для решения этой задачи и разработаны определенные приемы анализа среды, которые применяются в стратегическом управлении.

Применяемый для анализа  среды метод SWOT (аббревиатура составлена из первых букв английских слов: сила, слабость, возможности и угрозы) является довольно широко признанным подходом, позволяющим совместно провести изучение внешней и внутренней среды. Метод SWOT позволяет установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и угрозами и возможностями, которые возникают во внешней среде. Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее — установление цепочек связей между ними, которыми в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ системы управления ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»).

2.1. Анализ внутренней среды организации

2.1.1. Цели организации.

Предприятием разрабатывается  бизнес-план, в котором содержится информация о деятельности на текущий финансовый год. Разрабатывается стратегия, рассчитываются планируемые доходы и расходы, источники поступления денежных средств, рынок сбыта продукции, распределение кредитных ресурсов и ожидаемой прибыли. 

Целью организации является извлечение прибыли.

Миссией ЗАО «Тандер» является работа для повышения благосостояния покупателей, сокращая их расходы на покупку качественных товаров повседневного спроса, бережно относясь к ресурсам компании, улучшая технологию и достойно вознаграждая сотрудников.

 

2.1.2. Организационная структура.

Организационная структура  ЗАО «Тандер» изображена на рисунке 1.

Как видно из рисунка 1 структура аппарата управления относится к линейно-функциональному типу. Данная структура имеет положительные и отрицательные стороны.

Положительными сторонами  являются:

• путем централизации на высшем уровне важнейших решений обеспечивается стратегическая направленность управленческого процесса, облегчается интеграция текущих задач;
• за счет четкости и надежности коммуникаций появляется возможность без задержки доводить до исполнителей и реализовывать управленческие решения;
• в результате предельной рациональности структуры исключается дублирование управленческих функций и тем самым достигается экономия затрат.

К отрицательным сторонам относятся:

– увеличение административных расходов;

– усиление бюрократизма;

– усложнение внутриорганизационных связей.

Высшим органом управления ЗАО «Тандер» является Общее собрание акционеров, к исключительной компетенции которого относится избрание членов правления и членов контрольного совета.

Общее собрание акционеров проводится ежегодно, в сроки, установленные уставом Общества. На годовом Общем собрании акционеров решается вопрос об избрании совета директоров (наблюдательного совета), ревизионной комиссии (ревизора), утверждении аудитора Общества, рассматривается предоставленный советом директоров годовой отчет Общества.

Совет директоров является наблюдательным советом и осуществляет общее руководство деятельностью Общества за исключением вопросов, отнесенных Уставом к исключительной компетенции Общего собрания акционеров.

Члены Совета директоров избираются годовым Общим собранием  акционеров сроком на один год. Лица, избранные в состав Совета директоров могут переизбираться любое количество раз.

Руководство текущей  деятельностью Общества осуществляется генеральным директором – единоличным исполнительным органом Общества.

К компетенции генерального директора относятся все вопросы  руководства текущей деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции Общего собрания акционеров и Совета директоров Общества.

Главный бухгалтер подготавливает обязательную финансовую и бухгалтерскую  отчётность, обеспечивает взаимодействие между бухгалтерией и аудиторами во время проведения проверок и выполняет ряд других возложенных на него функций.

К основным функциям управляющего магазином относятся: организация работы магазина; управление персоналом (адаптация, стажирование и обучение персонала, расчет мотивации, контроль качества работы); контроль товарных остатков, заказ товара через центральный офис; соблюдение стандартов выкладки товара, санитарного состояния магазина, стандартов обслуживания и консультации клиентов; работа с контролирующими организациями города.

Товаровед выполняет  основные функции в области коммерческой работы и организации торговли. В  его функции входит изучение спроса населения на товары, заключение договоров  с поставщиками и контроль над их выполнением, подготовка претензионного материала, контроль над состоянием товарных запасов, проверка качества товаров и соблюдение условий их хранения.

Таким образом, структура  аппарата управления имеет линейно-функциональный тип. К положительным сторонам данной структуры можно отнести экономию затрат и облегчение интеграции затрат. Общее собрание акционеров является высшим органом управления ЗАО «Тандер». Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

2.1.3. Персонал.

Рассмотрим существующую организационную структуру  управления. На исследуемом предприятии существует несколько уровней управления:

Высший – директор филиала, которому подчиняется бухгалтерия, отдел безопасности и другие отделы. Он устанавливает цели и контролирует их выполнение, сопоставляет результаты с целями, принимает все решения, связанные с предприятием фактически на любом уровне.

Средний – начальник  отдела кадров, главный бухгалтер, начальник  отдела продаж, начальник отдела безопасности, начальник ревизионного отдела, начальник РЦ, которые непосредственно ведут контроль и координируют процесс производства.

Низший – супервайзер, ревизор, директор магазина, товаровед, они осуществляют надзор за процессом  производства, непосредственно участвуя в работе, контролируют выдачу и использование ресурсов и оборудования, а также занимаются принятием решений , которые касаются непосредственно процесса работы, но для выполнения данных решений необходимо согласование с высшим руководством предприятия.

В подчинении  супервайзера находятся директор магазина, товаровед.

В подчинении отборщиков находятся грузчики. 

В подчинении  зам. главного бухгалтера находятся бухгалтеры.

В подчинении директора  магазина находятся товаровед, старший  продавец, продавцы.

В подчинении товароведа находятся старший продавец, продавцы.

В подчинении старшего продавца находятся продавцы.

Анализ департаментализации.

Для того чтобы учесть и отразить различия в задачах, стратегических и оперативных планах организации, руководители используют различные  системы департаментализации. Департаментализация означает процесс деления организации на отдельные блоки, которые формируются отделами, и могут называться отделениями или секторами.

Различают два типа департаментализации: линейную и функциональную. Наибольшее распространение получило деление в соответствии с функциями управления. В такой ситуации говорят, что присутствует функциональная департаментализация.

   Функциональная  департаментализация — это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности.

При функциональном делении организации  на части специализированные работы группируются преимущественно, как это было отмечено выше, вокруг ресурсов.

   В принципе создания функциональной  структуры сводится к группировке персонала по тем широким задачам, которые они выполняют.

    Функциональные блоки компании - отдел продаж, отдел маркетинга, отдел службы безопасности, ревизионная служба, отдел персонала, ремонтная служба, блок снабжения, отдел ценообразования.

Блок снабжения  возглавляет  начальник РЦ, которому подчиняются, грузчики, водители, автопарк, склад.

Основная функция –  распределение товара по магазинам.

Блок продаж возглавляет  начальник отдела продаж. Ему подчиняется  супервайзер, директор магазина.

Блок финансов и учета  возглавляет главный бухгалтер, которому подчиняется бухгалтерия. Основная функция – ведение бухгалтерского учета на предприятии.

Отдел персонала занимается вопросами наличие вакансий в  магазинах, оформление приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, кадровых перемещений, вынесение дисциплинарных взысканий, дают информацию о детском и взрослом отдыхе.

 Отдел СЭБ. Занимается  пропажей денег из сейфа или  кассы кассира, ведут работы  при задержании посетителей совершивших крупное хищение товара, совместно проводят и анализируют инвентаризацию.

 Ремонтная служба  занимается устранением ошибок  или неправильном функционировании  оборудования.

Ревизионная служба занимается вопросами правильности учета корпоративного товара, проводят инвентаризацию, производит оформление списаний.

Отдел ценообразования  дает информацию о ценах, наценках по товарам корпоративной листовки и листовок локальных акции, выдают ответы на запросы директора магазина на уценку товара с истекающим сроком годности, дают цены на новые позиции.

      Анализ передачи полномочии.

Характер передачи полномочий от руководителя к подчиненным в  организации может быть - централизованный или децентрализованный.

В организации ЗАО  «Тандер» оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений. Также сравним важность решений принимаемых на ниже стоящих уровней. Директора магазинов могут принимать незначительные решения. Руководитель низшего звена согласовывает свои действия с вышестоящим руководством для выполнения предписанных задач отсюда следует характер передачи полномочии - централизованный.

Обязанности директора магазина.

Организация и управление работой персонала магазина. Взаимодействие и решение вопросов с арендодателями. Ведение документации магазина, составление и отправка отчетности. Организация инвентаризаций и правильного учета товаров.  Составление бюджета магазина. Начисление зарплаты персоналу. Ведение кассовой дисциплины. Обеспечение установленного режима работы магазина. Контроль правильной работы торгового и холодильного оборудования, программного обеспечения и систем измерения, организация устранения неполадок. Выполнение в случае необходимости обязанностей любого сотрудника магазина. Работа с потерями. Проведение собраний с персоналом. Организация обучения сотрудников. Формирование кадрового резерва. Ведение проверок. Решение вопросов с банковскими организациями. Разрешение всех внештатных ситуаций, возникающих в магазине. Составляет график работы и отпусков персонала. 

 

Обязанности продавца.

• Прием и расстановка принятого товара;
• Наклейка ценников;
• Участие в инвентаризации;
• Контроль сроков;
• Обслуживание покупателей;
• Ведение кассовой документации;

 

Продвижение по службе

 Компания проводит  открытую кадровую политику. Это значит, что каждый сотрудник, начав даже с рядовой должности, при желании может двигаться вверх по карьерной лестнице: продавец - старший продавец – товаровед магазина - директор магазина - супервайзер - начальник отдела продаж – директор филиала.  
Более 70% товароведов в магазинах «Магнит» - бывшие продавцы и почти все директора – выросли из товароведов.

Обучение персонала

В 2009 году открыты отделы обучения в 7-ми новых филиалах: Киров, Тюмень, Пермь, Ижевск, Екатеринбург, Нижний Новгород, Великий Новгород, Киров.

160 учебных классов, 186 менеджеров по обучению.

Введется подготовка сотрудников магазинов сети «Магнит», сотрудников офиса, сотрудников  отдела обучения. В 2009 году открыта  Школа сотрудников отдела обучения, в которой прошло обучение 30 менеджеров, также обучено 17316 рядовых продавцов, 2711 старших продавцов, 4599 директоров и товароведов. Создание программ ввода в должность и работа школ обучения сотрудников офиса.

В обучение персонала  в сети «Магнит» входит:

1. Учебные программы для сотрудников любого уровня;

2. Бизнес-процессы подготовки сотрудников к самостоятельной работе;

3. Тестовая система оценки знаний выпускников учебных классов и работающих сотрудников;