Управление и менеджмент

  Специализированные  функции в большей степени, чем  общие зависят от характера  деятельности организации - предпринимательская  или бюджетная. Внутри этих двух  групп специализированные функции  также различны, например, для крупного, среднего и малого бизнеса. Внутри  бюджетной сферы есть различия  в функциях, например образовательных, медицинских учреждений.

 

3.1 Функция организации.

  Она состоит в установлении  постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями  организации, определение порядка  и условии ее функционирования. Это - процесс объединения людей  и средств для достижения поставленных организацией целей. 

   А. Файоль говорил об организации как об одной из функций управления: «Организовать предприятие - значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом».

  Исходными предпосылками  выполнения функции организации  являются следующие факторы:

1. Учет руководителем своих возможностей (потенциальных и реальных), а также имеющихся резервов (материальных, людских);
2. Учет возможностей своих исполнителей;
3. Правильная расстановка персонала.

   Смыслом организационной работы менеджера является установление и поддержание определенного порядка в деятельности.

  Организация  в сфере управления - это работа с персоналом, создание организационных систем, маркетинговая, информационная и экономическая деятельность коллектива. Деятельность по координации работы других людей составляет сущность управления. Для того чтобы организация могла выполнить свои цели, ее задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. По этой причине управление является важнейшей деятельностью в организации.

  Общее для всех  организаций - это то, что они нуждаются  в управлении.

 

3.2 Функция мотивации.

  Поведение человека  всегда мотивированно. Он может  трудиться усердно, с воодушевлением  и энтузиазмом, а может уклоняться  от работы. Поведение личности  может иметь и любые другие  проявления. Во всех случаях следует  искать мотив поведения. 

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. .

  Мотивация в организационном контексте - это процесс побуждения себя и других работников к активной деятельности для удовлетворения личных потребностей и для достижения целей организации. С другой стороны, мотивация как создание внутреннего побуждения к желательным действиям является сложным психологическим процессом.

  Упрощенную модель  процесса мотивации можно представить  состоящей из трех элементов:

1. Потребности
2. Целенаправленное поведение
3. Удовлетворение потребностей

  Функция мотивирования  в процессе управления деятельностью  организации является одной из  сложнейших, поскольку основным  действующим лицом является личность  работника.

  Менеджеры, осуществляющие  эту функцию, придерживаются следующей  схемы действий:

1. Знание самых существенных потребностей исполнителей;
2. Учет личностных особенностей исполнителей;
3. Понимание своих работников, их целей, желаний, стремлений;
4. Применение индивидуального подхода к работникам, когда это требуется;
5. Учет межличностных отношений внутри группы;
6. Умение поощрять работников;
7. Оказание поддержки и помощи исполнителям решений;
8. Знание об отношении к труду у работников;
9. Доброжелательность в обращении с подчиненными;
10. Проявление терпимости и доброжелательности в разговоре с исполнителями;
11. Уважение к подчиненным;
12. Знание себя и особенностей своего поведения.

   Для направления  стремлений работника на достижение  поставленных целей часто употребляется  термин «стимулирование труда», под которым понимается широкий  арсенал методов для выполнения  принятых решений и намеченных  работ.

  Соотношение между понятиями «мотивация» и «стимулирование» примерно такое же, как между понятиями «климат» и «погода». Установки мотивации являются более общими, а стимулирование чаще зависит от рабочей ситуации.

 

3.3 Функция планирования.

  Планирование (стратегическое) - это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая основу всех управленческих функций. Другие функции: организация, мотивация и контроль ориентированы на выполнение стратегических планов.

  Наиболее существенным  при планировании является выбор  цели организации. Для того чтобы  цели способствовали эффективной  деятельности организации, они должны  соответствовать ряду требовании, быть конкретными и измеримыми.

Началом выполнения функции планирования является постановка целей. Она включает следующие этапы:

• Выбор цели
• Определение исходных предпосылок для принятия решений
• Поиск и определение альтернатив для принятия решений
• Выбор наилучшей альтернативы среди имеющихся
• Исполнение плана.

  При выполнении функции  планирования, как правило, принимаются  эффективные решения.

  В основе принятия  таких решений лежит действие  двух факторов:

1. Выбор наилучшей альтернативы
2. Учет возможностей исполнителей принимаемого решения

  Этими факторами определяется  качество решения.

  Эффективное решение  может быть выражено условно  формулой:

  Эффективность решения = Качество решения * Принятие его исполнителями.

  Планирование исключает  выполнение незапланированных действий, поскольку они могут быть неадекватны  поставленной цели.

  При осуществлении  функции планирования учитываются  следующие требования:

• Устранить отрицательный эффект неопределенности и измерения
• Сосредоточить внимание на основных задачах этого этапа
• Составить бюджеты
• Облегчить контрольную функцию управления.

  При выполнении функции  планирования реализуется принцип  принятия обязательств, который  рассматривается с учетом гибкости  самого планирования для уменьшения  риска потерь (финансовых, материальных.)

  Остановимся на некоторых  характерных признаках, проблемах, связанных с планированием.

  Во-первых, планирование всегда опирается на данные прошлого и настоящего, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в будущем.

  Во-вторых, планирование следует начинать от так называемых «узких» мест, таких сфер, в которых возможность влияния на развитие дел более ограничена. Чаще всего это сфера финансов и сбыта.

  В-третьих, из-за недостаточной опорной информации приходится вводить так называемые резервы («коэффициенты безопасности»), что может привести к неточности, частым корректировкам.

  В-четвертых, качество планирования во все большей степени зависит от компетенции сотрудников, их глубоких знаний и интуиции. Планирование - это выражение воли руководителей, менеджеров.

  В-пятых, системы планов снижают риски, но не являются гарантией достижения цели. Необходимо помнить, что строгое планирование душит новые идеи, так как не может дать вдохновения, подсказывающего следующий шаг.

 

3.4 Функция контроля.

  Контроль - одна из основных функций обеспечения процесса управления. Она занимает большую часть времени менеджера. Функции контроля в том или ином виде менеджеру приходится выполнять ежедневно. Поэтому контроль - главный инструмент выработки политики и принятия решения. Есть только одна задача выше рангом - это постановка цели.

  Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются от установленных стандартов.

  Осуществление функции контроля - это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. И контролировать может только тот, кто знает, что в действительности должно быть, и своевременно делает это достоянием других.

В контроле можно выделить две стороны: организационную и поведенческую.

Организационная сторона контроля. В ней выделяют четыре стадии:

1. точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Она опирается на целевое планирование
2. отбор данных о фактическом состоянии дел как результат исполнения того, что было достигнуто за определенный период. При этом важно иметь необходимую информацию, используя как компьютерные средства, так и традиционные отчеты исполнителей и анализы статистики;
3. оценка и сравнение достигнутого с ожидаемым результатом. Здесь главным становится установление факторов, которые определяют отклонение реальных результатов от первоначальных установок;
4. выработка и осуществление корректирующего действия, если есть отклонения от первоначального плана. Здесь важно представление о том, где как и когда следует предпринять корректирующие действия, пока ситуация не переросла в кризисную.

  Контроль должен, прежде  всего, ориентироваться на результат, производиться своевременно, быть  простым и экономичным. Отвечать  существу проводимой работы.

Различают следующие виды контроля: 

1. Предварительный контроль.

  (Он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.)

2. Текущий контроль. 

 (Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект - сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.) 

3. Заключительный контроль.

 (Цель такого контроля - помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля, обратная связь используется после того, как работа выполнена «при текущем - в процессе ее выполнения»).

  Несомненно, что в  будущих контрольных системах  будут использованы новые приспособления  и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется  тем же. 

  Менеджеры высокого  уровня большую часть своего  рабочего времени тратят на  осуществление функций планирования  и контроля, а более низкого  уровня больше заняты подбором  кадров, организацией их труда. Однако  на всех уровнях управления  они в определенной мере используют  и выполняют все четыре функции  управления: планирования, организации, мотивации и контроля.

 

Заключение.

  В зависимости от  позиций менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера  реализуемых функций данные роли  могут быть присущи им в  большей или меньшей мере. Однако  каждый менеджер обязательно  принимает решения, работает с  информацией и выступает руководителем  по отношению к определенной  организации.

  Существует большое  разнообразие типов организации. Для всех организаций характерно  то, что в их рамках осуществляется  систематизированное сознательное  объединение действий людей, преследующее  достижение определенных целей.

  Организация не может  существовать без менеджмента. Во  внутриорганизационной жизни он  выполняет функцию координационного  начала. Также менеджмент устанавливает  баланс во взаимодействии организации  с внешней средой. Для этого  он так организует деятельность  организации, чтобы, с одной стороны, она получала из внешней среды  все то, что ей нужно для  ее существования, а другой - производила  продукт, который соответствовал  бы запросам внешней среды.

  Существуют следующие  основные функции менеджмента, общие  для любых организаций: планирование, организация, мотивация и контроль, к ним относят также подфункцию  координации, обеспечивающую согласование  и взаимодействие остальных функции.

При выполнении каждой функции решаются определенные задачи. Для функции планирования важным является постановка целей, составление плана работы. Функция организации - управление выполнением обще групповых целей. Мотивация - знание и учет потребностей работников, своих возможностей. Функция контроля - обнаружение и предупреждение проблем в доброжелательном ключе.