Управление как информационный процесс

Федеральное государственное  образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Челябинская государственная  академия культуры и искусств»

Институт документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и  музееведения

 

 

                                                  

                                             Контрольная работа

                          По курсу «Информационный менеджмент»

                        «Управление как информационный процесс»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.

 

 

                                           

 

                                           ЧЕЛЯБИНСК 2013

1 Управление как  информационный процесс

         Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого  служащего, до директора.  Информационные процессы призваны управлять материальными потоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.  Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Управленческий цикл.

        Управленческий цикл содержит в себе четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции охватывают все виды управленческой деятельности по. созданию материальных ценностей, финансированию, маркетингу и т. д.                          

        Планирование.

Эта функция представляет собой  по существу процесс подготовки решений. Этапы планирования:  а) постановка целей;  б) определение исходных предпосылок;  в) выявление альтернатив;  г) выбор наилучшей альтернативы;  д) ввод и исполнение плана.

       Организация.

        Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это прежде всего оценка менеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей каждого работника, расстановка сил и т. д. Вся эта организаторская деятельность протекает на фоне проявление вполне конкретных структур предприятия. 

         Мотивация.

         После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы В этих целях используются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование); б) собственно мотивирование, т. е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворения от трудовой деятельности. Менеджер, чтоб успешно осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различных аспектах коммуникации он обязан развивать у себя соответствующие умения и навыки. 

         Контроль.

        Эта функция, как говорил Г. Файоль, «состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом, существующими директивными документами и принятыми принципами управления». Другими словами, контроль — это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.  Круговорот управленческого цикла. Как известно, менеджер постоянно занят осуществлением управленческих функций. Если он хочет обеспечить будущее своему предприятию (организации), ему надо по серьезному включаться во все детали управления. И начинать нужно с планирования. Каждый профессионал планирует свою работу  — управляющий с карандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой проводит многие часы над бюджетом;  — продавец тщательно обдумывает свой процесс общения с покупателями; — плотник прежде чем сделать надрез на куске дерева, производит разметку. Он следует мудрому совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».  Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленной деятельности. Они должны иметь четкую линию поведения и понимать, что их ждет впереди. Работники тянутся к детальному осознанию своей работы, они открываются для делового контроля своих производственных операций. Отсюда, необходимость в контроле. Он включает: а) простой и понятный план деятельности; б) эффективные и ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь, т. е. надежную информацию о прогрессе в работе; г) корректирующие действия.  Как видно все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь. (1, с. 201)                     

         Управленческая информация и закономерности ее движения.

          Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положенной процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.  Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности: по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких самых разнообразных проблем);  по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);  по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);  по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);  по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).  Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения (о последних в данной теме мы будем говорить специально).  Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п.  В определенной степени процесс обмена информацией облегчает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, постоянный контроль за ее содержанием, способами передачи и приема, использование параллельных и перекрестных информационных каналов, дублирование устной информации письменной. 

Особенность обмена письменной информацией.

 Обмен письменной информацией осуществляется в рамках фирмы путем издания и распространения различного рода документов — приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Положительными свойствами такой информации являются: закрепленность на материальных официальная лучшее усвоение людьми по сравнению с устной. В то же время, ее бывает сложно уточнять и дополнять и в целом она обходится весьма дорого.  В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными (приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочными (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, факсограмма, командировочное удостоверение); личными (автобиография, заявление, доверенность). (2, с. 329)

Собрания и совещания  как форма обмена управленческой информацией.

Совещания и собрания представляют собой форму коллективного  обмена информацией, заканчивающуюся  принятием конкретных решений. Обычно они различаются кругом участников (на со­вещании присутствуют специалисты или заинтересованные лица; на собрании — весь персонал организации или его представители); кругом обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются кон­кретные текущие вопросы; на собраниях более общие, накопившиеся за определенный период); целью (совещания имеют оперативный характер и призваны внести коррективы в деятельность предприятия; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее) и т. п.

Итоги совещания оцениваются  количеством и качеством выработанных на нем управленческих решений, и  если таковых не последовало, то оно  оказывается бесполезным. Именно в  эти решения превращаются «заготовки»,

сделанные перед началом  мероприятия — различного рода справки, диаграммы, графики.

В последнее время в  западных фирмах получили распространение  так называемые «проблемные совещания» где происходит совместный поиск  решения тех или иных важных проблем  в диалоге между рядовыми сотрудниками и руководством. Обычно такие совещания  проходят в три этапа. (3,с. 162)

 Организация деловых  бесед. 

          Деловая беседа — это форма обмена информацией между двумя или несколькими лицами в «узком кругу». От совещаний и собраний она отличается не только количеством участников, но и более свободным характером, как в отношении проблематики, так и последствий: официальные решения по итогам бесед принимаются не всегда, но при этом для них создается необходимая почва (участники получают информацию для раздумий, за которыми могут последовать, а могут и не последовать соответствующие действия).(1,с. 79)

Беседы являютсянеобходимым составным элементом таких управленческих процедур,как оформление на работу или увольнение сотрудников; аттестация работников; прием посетителей;консультирование; деловыепереговоры; неофициальные встречи и т. п.

         По характеру беседы могут быть официальными и неофициальными, так называемыми «рабочими»; по направленности — целевыми (преследующими конкретные задачи) и свободными (например, ознакомительными); регламентированными, то есть осуществляющимися по определенным правилам и в предписанной последовательности (анкетирование) и нерегламентированными, бессистемными (дружеский разговор).

 

 

2 Организация,  предоставляющая информационные  услуги

1) 1-ая бизнес-поисковая система российского Интернета «МНОГОНАДО.net»

2) Поисковая система фирм, предприятий и организаций по всем регионам России.

Включает в себя более 300 городов России.

Города поделены на 100 отраслевых разделов и направлений деятельности.

Адреса, телефоны и описание более 700.000 предприятий и организаций  России.

Поиск происходит на основе собственной базы предприятий

3) Удобный поиск товара (услуги) по городу, региону или всей России (по ключевым слова или названию предприятия).

Переход из одного города в  другой осуществляется по рубрикам (из автопорузчиков в Уфе сразу в автопогрузчики в Перми и т.д.).

При выдаче результатов поиска нет сопутствующего «хлама» (статей, прессрелизов, дубляжа в названиях и т.д.).

Минимизация кликов при поиске (до результата максимум 2 клика).

Возможность прямого перехода на сайт клиента (за дополнительной информацией).

Возможность написания сообщения  клиенту (напрямую по ссылке).

Возможность показа адреса офиса клиента непосредственно  на карте города.

Выдача всей минимально необходимой  информации с одного клика (адрес, телефоны, сайт, краткое описание деятельности и.т.д.).

При необходимости (поездка  в командировку к клиенту), здесь  же можете найти: гостиницу, ресторан, аэропорт, вокзал… и всю информацию необходимую для поездки.

4) Размещение в каталоге описания вашего предприятия, его логотипа, контактов и ссылки на сайт.

Размещение рекламных  баннеров на портале, с разбивкой  по городам, направлениям деятельности и т.д.

Размещение на первых позициях в одном из разделов, сквозное размещение во всех города России и СНГ.