Управление как процесс преобразования информации

Оглавление

1.Введение

2.Понятие «информация», информация как ресурс и продукт  системы управления

3.Управление  как процесс преобразования информации

4.Этапы получения  управленческой информации

5.Классификация  информации

6.Требования  к информации, используемой в  управлении

7.Заключение

8.Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Особенность современного общества заключается в непрерывном обмене информацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым  условием успешного функционирования любой организации.

Управленческий процесс  в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами  управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в  управленческой деятельности.  Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

При отсутствии необходимой  информации невозможно принятие правильных и своевременных решений, определение  направления развития и стратегии  организации. Наличие информации, неизвестной  конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит её в более выгодные условия.

 

Понятие «информация», информация как  ресурс и продукт системы управления

Для эффективного управления организацией необходима достоверная  информация об её деятельности. Она  служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчётов, предложений и т.п.), которые лежат  в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация  действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию.

Управленческая информация – это совокупность сведений о  состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного решения.

Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие от товара, при передаче остается у источника (продавца).

Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

Открытость информации характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий.

К основным свойствам информации, как правило, относят:

- способность быть средством  отражения процессов, событий,  явлений и т.п.;

- многократность использования; 

- при обмене информацией  между двумя объектами она  удваивается у каждого участника  обмена;

- свойства старения, концентрации  и рассеивания.

Процесс передачи и приема информации протекает во времени, следовательно, чем больше передатчиков участвует, тем дольше длится процесс или  больше она запаздывает и устаревает. Старение информации, кроме того, обусловлено  временем ее востребования со стороны  принимающего. Вполне возможно, что  между поступлением сообщения и  восприятием его получателем  может пройти значительный интервал времени.

 

Управление как  процесс преобразования информации

В процессе управления, представляющего  собой целенаправленное воздействие  на деятельность системы (коллектива, предприятия, государства), как при  определении цели, так и при  уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при  контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

Общие функции управления - планирование, организация, координация, мотивация и контроль являются процессами, перерабатывающими информацию. Информация, используемая в управлении, классифицируется:

- по объекту управления;

- по принадлежности к той или иной подсистеме управления;

- по форме передачи (вербальная, т. е. словесная, и невербальная);

- по изменчивости во времени;

- по способу передачи;

- по режиму передачи;

- по назначению;

- по стадии жизненного цикла объекта;

- по отношению объекта управления к субъекту.

Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов  информации, используемой органами управления. Он должен обеспечивать: прямое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; оперативный поиск и выдачу информации; предохранение информации от искажений.

Поток информации - это движение информации от источников до потребителей.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.

На практике выделяют также  понятие "полезная информация". Данное понятие принято интерпретировать как любую информацию, свидетельствующую о состоянии дел на предприятии, а также информацию, используя которую предприятие может улучшить свои позиции.

С помощью современных информационных технологий, в частности Internet, можно объединять сотрудников разных отделов и даже филиалов, находящихся в разных городах и странах, во временные рабочие группы для совместной работы над проектами или для решения каких-либо проблем.

Весьма важную роль в менеджменте  играет также невербальная информация, т.е. информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации. Жесты, мимика, интонации - важнейшая часть делового общения.

Основными видами невербальной информации являются:

- физические данные человека (рост, вес, цвет волос, запах тела и т.д.);

- движения тела (жесты, позы, прикосновения, выражения лица, движение глаз и т.д.);

- речь (интонации, грамотность, голос, частота речи и т.д.);

- среда (освещенность, шум, чистота, помещение, мебель и т.д.);

- использование среды (манеры поведения, расстояние при общении и т.д.);

- время (ранний приход, приход в точно назначенное время, опоздания).

Невербальные коммуникации в основном имеют бессознательную  основу, так как свидетельствуют  о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса и являются весьма надежным индикатором проявляемых  чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.

Информационные ресурсы  организации

Поскольку речь идёт об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для  управления используется в двух видах (рис. 1): она либо оформлена как  документы (планы, заявки, приказы и  т.п.), либо имеет недокументированную  форму (речевая информация и т.п.)

Информационные ресурсы  организации

Недокументированная информация

Документированная информация – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых  в процессе выполнения различных  функций  управления

Рис. 1 - Информационные ресурсы  организации

 

Информационные ресурсы - это все данные, которые в  процессе менеджмента включаются для  выполнения работ.

Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или  электронном виде, оформленное по определённым правилам и заверенное в установленном порядке. Как  формируются документы? Сведения о работе организации в каком – либо аспекте характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объём продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.

Перемещение документов и  работа с ними в организации –  её документооборот. Документооборот  – система создания, интерпретации, передачи, прима и архивирования  документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа ( т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

Источники информации

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями  и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями  между ними. Эта же организация  порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается  соответствующими средами, поэтому, в  зависимости от источника её возникновения  в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники  информации – это, как правило, внутриорганизационные  подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учётную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используются в рамках следующих систем:

-внутрифирменного электронного документооборота;

-электронных хранилищ информации и документов;

-бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.

Информация внутренней среды, как правило, - точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда – экономические  и политические субъекты, действующие  за пределами предприятия, и отношения  с ними.Это – экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

-законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);

-клиенты и партнёры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнёров, банков и т.п.);

-информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах интернета);

-конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);

-органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней  среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный  характер. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам и т.п.

Использование различных  внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.