Управление как процесс преобразования информации

 

Этапы получения управленческой информации

На предприятии всю  работу с информацией можно представить  в виде следующей схемы:

Внутренняя информация

Команда управления

 

Рис. 2. Этапы обмена информацией

Т.е. управляющая система  получает от управляемой системы  внутреннюю информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе данной полученной и внешней информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения.

В целом передачу информации от одного человека к другому принято  называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями – все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85% своего рабочего времени.

Передача информации идет по трем направлениям:

-сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

-снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

-по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В ходе управления обмен  информацией совершается постоянно  и образует, таким образом, коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

-отправитель – лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;

-сообщение, т.е. собственно информация;

-канал, т.е. средство передачи информации;

-получатель – лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Движение информации от отправителя  к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи  при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия  четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя (менеджера) обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.

Информационный обмен  облегчают:

• краткость, ясность, недвусмысленность сведений;
• постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;
• координация процессов обработки информации и др.

Кроме того существует эффективный  способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) – это работа по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производственные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает. Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения. Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз.

Работа по методу отклонений:

-позволяет экономить время руководителя (менеджера) и создает ему возможность заниматься более важными проблемами;

-сокращает бумажный поток к руководителю и направляет значительную часть его по соответствующим каналам к подчиненным;

-сокращает количество решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю и тем самым уменьшает нагрузку на его нервную систему;

-повышает обоснованность решений и предотвращает повторение прошлых ошибок;

-обеспечивает более эффективное использование квалифицированных кадров;

-улучшает связи между отдельными подразделениями предприятия.

В то же время работа по методу отклонений может развить у руководителя и формализованный подход к делу. При отсутствии значительных отклонений от нормы она может породить у него обманчивое чувство безопасности, а это в условиях конкуренции может привести к очень серьезных последствиям, и, наконец, этот метод почти не позволяет учесть опасные колебания в таком факторе, как, например, поведение персонала.

 

Классификация информации

С целью анализа уровней информационного обеспечения процесса управления информацию можно классифицировать по ряду признаков: 

-форме передач;

-источнику получения;

-степени свертывания;

-по типу операций и видам их обработки;

-носителям и т.д.

По форме передач она  может быть текстовой (письменной), устной, аудио и визуальной. По источнику  получения информацию различают  на первичную и вторичную. По степени свертывания (обработки) - на исходную и обработанную. Исходная получается из первичной информации. Она необходима для первичных данных. Она может являться промежуточной для более высокого уровня обобщения. По типу операций информация может быть отнесена к этапам: первичному, подготовительному и основному.

На первичном этапе  осуществляется сбор данных, на подготовительном - преобразование к виду, принятому  для ввода в информационный массив или канал связи, и на основном - переработка или обработка, в  зависимости от назначения информации.

Каждый из указанных типов  подразделяется на классы операций. Сбор включает классы, связанные с фиксацией  и передачей данных, подготовка объединяет их приемку, редактирование и формализацию. Обработка состоит из ввода и  хранения данных, переработки массивов по заданным алгоритмам и вывода информации.

Носители информации по типам - традиционные и нетрадиционные. К  носителям традиционным относятся  бумажные, графические. К нетрадиционным - машиночитаемые, магнитные, голографические, лазерные и т.п.

Классификация информации, используемой в процессе управления, является основной для его информационной характеристики. Она отражает формы  и характер ее использования, влияние  на параметры процесса управления. Информация может сразу использоваться в дальнейших расчетах и анализах или накапливаться в виде промежуточной  информации на тех или иных носителях  для последующего применения.

Качество информации характеризуется  достоверностью, точностью, полнотой, актуальностью, ценностью, полезностью.

Информация, отражаемая на носителе, характеризуется плотностью. Плотность  информации - это ее количество, содержащееся в единице принятого решения. При низкой плотности увеличивается  объем рутинных работ в управленческой технологии, усложняются процессы хранения и поиска информации и тем самым  снижается производительность управленческого  труда. Высокая плотность информации определяется не только техникой ее фиксирования на носителях, но и знаками, языком ее фиксирования. В управленческой документации все шире используется унификация и  стандартизация. Это способствует уплотнению информации и улучшению характеристик  информационного обеспечения процесса управления. Уплотнение информации - одна из современных тенденций совершенствования  информационного обеспечения процесса управления.

При формировании информационных систем, обеспечивающих технологию менеджмента, учитывается, что каждый участник процесса должен получать лишь те сведения, которые  имеют новизну для него. Только в этом случае информационная система  будет рациональной, а живой и  своевременный труд затрачиваться  эффективно.

 

Требования к  информации, используемой в управлении

Информация, используемая в  системах управления, должна удовлетворять  определенным требованиям. К числу  этих требований относятся:

1. Необходимое и достаточное  количество и качество информации, причем доминирующее значение  имеет качественная сторона.

2. Достоверность и точность  информации, Совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений - она довольно быстро устаревает. Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения.

3. Своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной.

4. Полнота информации. В  распоряжение руководителя должна  поступать информация в достаточном  объеме, обеспечивающем эффективное  решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна  резко снизить эффективность  управления или даже привести  к ошибкам в управлении. Вместе  с тем требование полноты информации  может граничить с ее избыточностью.  Как полнота информации, так и  ее неполнота не имеют объективных  критериев и ограничений, что  не следует относить к достоинствам  или недостаткам информации. Это  объективное противоречие, которое  разрешается в процессе творческого  труда каждого руководителя.

5. Полезность. Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.

6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т.д. Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другими направлениям. Важной характеристикой является помехоустойчивость информации - способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.

 

Заключение

Таким образом, управление предприятием не может эффективно проводиться  без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной  информации. Информация является основой  управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера  требует от него четкой организации  процесса сбора, анализа и обработки  информации, причем он должен уметь  определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный  менеджер также должен уметь упорядочивать  коммуникации и обмен информацией  в рамках предприятия и фирмы.

 

Список литературы

1. Бабосов Е.М. Социология управления: Учебник. – Мн.: Тетра Системс, 2000.
2. Веснин В.Р. Менеджмент для всех. - М.: Юрист, 1994.
3. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник. – СПб.: Изд – во «Лань». 2002.
4. Егорова Т.И. Основы менеджмента. – Ижевск: НИЦ «Регулярная и хаотическая динамика», 2002.
5. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. Пособие – М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2002.
6. Уткин Э.А. Менеджмент: Учебник. – М.: ТЕИС, 2003.