Управление персоналом на малом предприятии

•        учетные документы, входящие в состав личного дела работника (заявление, личная карточка, анкета и дополнение к ней, трудовая книжка, копии документов об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу).

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих трудовой стаж работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника; а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях, в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на их соответствующую статью (пункт).

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом  РФ, законами или иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего распорядка. Содержание и срок трудового договора определены Трудовым кодексом РФ (ст. 57, 58).

Составление и оформление кадровой документации регламентируется в первую очередь Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об основах  охраны труда в Российской Федерации» от 17 июня 1999 г. и другими законодательными и нормативными актами.

 

1.3.   Взаимоотношения  руководителя малого предприятия с персоналом.

 

Особенностью малого предприятия  является тесное взаимодействие руководства с персоналом. Все работодатели хотят иметь нормальные деловые отношения с персоналом. Чтобы этого достичь, необходимо постоянное деловое общение с работниками, их стимулирование, решение их проблем, устранение конфликтов  в коллективе.

Общение должно быть двусторонним процессом между работодателем и его работниками. Руководитель должен предоставлять работникам следующую информацию: инструкции по работе, изменения в положениях и условиях, правилах и процедурах производственного процесса, в развитии предприятия. В то же время руководитель должен прислушиваться к сообщениям работников, их мнениям, предложениям и жалобам. Обратная связь обеспечит на предприятии:

•  нормальные деловые взаимоотношения работников и работодателя;

•  отсутствие слухов и жалоб;

•  сплоченность коллектива, доверительность отношений;

•  оперативность в решении проблем персонала.

Общение на малом предприятии  обычно осуществляется через:

1) беседы один на один — общаясь с работниками во время неофициальных бесед или официальных дискуссий, руководитель предоставляет работникам информацию и использует механизм обратной связи. Такие беседы позволяют обсудить важные проблемы и предоставить работникам возможность задать руководителю вопросы и высказать свое мнение;

2) создание руководства  (справочника по малому предприятию)  для персонала с полной информацией  о направлении деятельности предприятия,  его возможностях, правилах, процедурах  и общих условиях работы. Данное  руководство должно быть доступно  для всех работников;

3) доска объявлений —  это эффективный способ передачи  сообщений персоналу при условии,  что на ней будет регулярно  обновляться информация;

4)  ящик для предложений — руководитель должен принимать во внимание идеи своих работников. Ящик для предложений (или книга) является одним из способов для персонала высказать свое мнение. Не всегда работник может высказать свое мнение или предложение руководителю устно. Руководитель также письменно может дать ответ работнику на его предложение или замечание.

Чтобы добиться сплоченности коллектива, руководитель малого предприятия должен стимулировать работников. Руководитель может использовать следующие факторы мотивации:

1)  заработная плата — работник оценивает свой вклад в общий результат в соответствии с денежной суммой, которую он получает. Заработная плата должна быть конкурентной с той, которую он мог бы получать на другом предприятии;

2)  условия труда — работодатель должен обеспечить безопасную рабочую обстановку и комфортные условия труда. Работники должны понимать, что их руководитель стремится создать им такие условия;                             

3) социальные возможности  — предоставление персоналу предприятия субсидированного питания, скидок на товары и услуги, помощи в оплате проезда, беспроцентных ссуд или ссуд с низким процентом на различные цели, страхование здоровья, оплата обучения и другие социальные льготы являются стимулом для улучшения работы персонала;

4)  предоставление работникам большей самостоятельности и ответственности в их повседневной работе является также стимулом к работе (например, поручить работу, оставив за работником право выбора способа ее выполнения, или привлекать работников к постановке целей и рабочих задач).

Руководитель малого предприятия  должен проявлять интерес к работе каждого сотрудника, ставя перед  ним индивидуальные цели и задачи на неделю, месяц, квартал. Большинство  работников имеют личные или связанные с работой проблемы, часто перерастающие в конфликты, которые могут повлиять на выполнение ими работы. На малом предприятии руководитель имеет тесные рабочие отношения с персоналом. Это дает возможность выявить трудности и проблемы на ранней стадии. Работник должен знать, что может обратиться к руководителю за помощью и советом.

Среди перечисленных в  трудовом договоре обязанностей работника у работодателя наиболее важное значение имеют обязанности руководителя по обеспечению здоровых и безопасных условий труда, охраны труда для всех работников его предприятия. Руководитель малого предприятия должен разработать программу в области охраны здоровья и безопасности труда. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 212) работодатель обязан обеспечить безопасность работников при эксплуатации зданий, оборудования, а также применяемых сырья и материалов. Соблюдение соответствующих требований охраны труда на каждом рабочем месте и т. д. Данный перечень обязанностей работодателя по обеспечению им охраны труда не является исчерпывающим. Он дополняется соответствующими стандартами безопасности труда по конкретным видам работ, другими законами и нормативными актами, а также коллективными договорами и соглашениями, правилами внутреннего трудового распорядка.

 

Глава 2

Аналитическая основа совершенствования системы управления персоналом малого предприятия.

 

2.1. Характеристика ИП  Иванов С.А.

 

Индивидуальный предприниматель  Иванов Сергей Александрович – предприятия  розничной торговли продуктами питания  и оптовой алкогольной продукцией. В собственности ИП Иванов С.А.  - павильон, в котором находится продуктовый магазин, также арендуется склад на территории крупной торговой базы. Предприятие создано в 1996 году и постоянно расширяет круг клиентов.

Предприятие осуществляет поставку алкогольной продукции в пункты розничной торговли в Калуге и  Калужской области, включая такие  крупные торговые сети как:

- ООО «Праздничный»

- ООО «Элекскор» (сеть  магазинов самообслуживания «Гроссмарт»)

- ООО «Тандер» (сеть магазинов  «Магнит»)

- ООО «Аквамарин» (сеть  магазинов «Аквамарин» в г.Обнинск).  

ИП Иванов С.А. получает только лицензированную продукцию с  заводов-изготовителей, с большинством которых договоры заключены уже  на протяжении 7 – 10 лет. Основной ассортимент  ИП Иванов С.А. – крепкий алкоголь (водка, коньяк, горькие и сладкие  настойки) отечественных производителей.

Для нормального функционирования предприятия проводится анализ его  деятельности, в зависимости от постоянно  меняющейся конъюнктуры рынка. Это  позволяет сделать бизнес устойчивым – прибыльным и конкурентоспособным, а также обеспечить его дальнейшее развитие. Организация имеет хорошую  прибыль, которая является не только финансовым результатом, но и основным финансовым ресурсом.  Проведение систематических анализов деятельности позволяет:

- быстро, качественно и  персонально оценивать результаты  деятельности предприятия;

- точно и своевременно  находить и учитывать факторы,  влияющие на получаемую прибыль;

- определить расходы и  тенденцию их изменения, что  необходимо для определения продажной  цены и расчета рентабельности;

- находить оптимальные  пути решения различных проблем  и получение достаточной прибыли.  

 Для всесторонней оценки  эффективности торговой деятельности  используются различные показатели: товарооборот, прибыль, рентабельность, издержки обращения и др.             

 При планировании прибыли  выявляется влияние на размер  прибыли ряда факторов: определяется  процент прибыли по товарной  продукции в базовом году и  увеличение прибыли вследствие  увеличения объема закупок товарной  продукции; увеличение или уменьшение  прибыли в связи с увеличением  или уменьшением себестоимости  товарной продукции, увеличение  прибыли за счет изменения  цен и ряда других факторов.

Информационной основой  анализа хозяйственной деятельности комбината являются данные бухгалтерской  и статистической отчетности, бухгалтерские  балансы.

Документооборот на комбинате  играет очень важную роль. Здесь  очень важным является документальное оформление сделок (договоров). Очень  важным аспектом является оформление платежных документов (счета-фактуры  и др.)

Документация оформляется  менеджерским составом (оформление сделок) и операторами (платежные документы), заверяется печатью. Процесс оформления документации контролируется бухгалтерией. Организация работы с документами  – это создание оптимальных условий  для всех видов работ с документами. К таким работам относятся: прием  и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения  документов в организации и в  исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в  архив.

Другой вид деятельности – розничный продуктовый магазин  в спальном районе города. Ассортимент  магазина – 700 наименований продукции. Магазин функционирует с 1994 года, за этот период, дважды проводился капитальный  ремонт с перестройкой торгового  зала и заменой оборудования, сформировался  круг постоянных покупателей. 

Продажа продукции происходит с открытой выкладкой. Покупатель имеет  возможность отобрать выложенные на рабочем месте продовольственные  товары (на прилавках, стеллажах). Функции  продавца сводятся к консультированию покупателей, взвешиванию и упаковке. Метод позволяет ускорить операции по продаже товаров, увеличить производительность труда. При продаже товаров по этому методу особое внимание должно быть уделено размещению и выкладке их на рабочем месте продавца. Товары группируются по видам и по ценам. В магазине действует расчетно-кассовое обслуживание.

Деятельность фирмы обеспечивается подобранным квалифицированным  персоналом, действующим в рамках прав и обязанностей, определённых организационной структурой управления персоналом (приложение  1). Общая численность сотрудников предприятия на данный момент – 44 человек. Из них администрация – 8 человека, специалисты (ИТР) – 12 человек, рабочие – 24 человек. Анализ соотношения сотрудников по возрасту и полу – приложение 2.

 

2.2.    Анализ существующей структуры управления

 

Основу управления составляют отношения найма. В этой фирме  собственник имеет возможность  командовать, в связи с тем, что  он, открывая работнику доступ к  средствам труда, выступает в  роли хозяина и нанимателя.

Принятая организационная  структура (линейная) совершенствуется в течение многих лет и вполне устраивает фирму и её руководителей. Анализируя работу за длительный промежуток времени нужно отметить достоинства  работы по принятой организационной  системе:

1. Единство и чёткость  распорядительства (даже при выполнении  несвойственной или незапланированной  работы);

2. Чётко выраженная ответственность  (так за невыполненные обязательства  по поставкам товаров полностью  отвечает старший менеджер по  продажам);

3. Оперативность в принятии  решений (получивший задание руководитель  подразделения в силу своего  профессионализма, навыков руководителя  немедленно принимает решение);

4. Простота управления (выдача  задания, распоряжения от одного  руководителя и сдача выполненного  заказа  в один адрес);    

5. Личная ответственность  руководителя подразделения за  результат проделанной работы (если  не выполнена работа по какой-либо  причине, то отвечает исполнитель  работы, не принявший своевременных  мер по устранению недоработок).

В то же время у этой структуры  есть и отрицательные факторы:

1) очень высокие требования  к руководителю подразделения,  который должен быть всесторонне  подготовлен для выполнения порученной  работы (в том числе – частично  несвойственные функции, но необходимые  в данный момент);