Управление проектом средствами Microsoft Project

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ	3
1     ОБЗОР СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
2 УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT PROJECT	11
2.1 Запуск и создание структуры проекта	11
2.2 Управление ресурсами и расходами	17
2.3 Управление рисками	21
2.4  Отслеживание хода проекта и  его завершение	23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	27
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ	28

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управление проектами - область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от него (в отличие от процессного, функционального управления, управления уровнем услуг).

Тройственная ограниченность описывает баланс между содержанием проекта, стоимостью, временем и качеством. Качество было добавлено позже, поэтому изначально именована как тройственная ограниченность.

Microsoft Project стал фактически стандартом среди средств автоматизации индивидуальной работы менеджеров проектов. Свою популярность он заслужил благодаря удачному сочетанию простоты использования, дружеского интерфейса и наиболее необходимых инструментов управления проектами.

Целью курсовой работы является изучение средств управления проектами представленными программным обеспечением Microsoft Project.

Объектом  исследования является программный продукт Microsoft Project.

Предметом исследования являются функциональные возможности данной программы для решения задач управления проектами.

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- определить  основные понятия системы управления проектами, ее составляющие, свойства, этапы реализации.

- исследовать  инструменты программного продукта  Microsoft Project, направленные на решение задач управления проектами.

 

1 ОБЗОР СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

 

В современных условиях развития экономики и обострения конкуренции основным инструментом реализации стратегии развития компании является управление проектами и программами. От успешности реализации проектов зависит положение компании на рынке и ее репутация среди партнеров и заказчиков.

Технологии управления проектами широко востребованы в мире и в России, необходимость их применения доказана на практике в различных отраслях и сферах бизнеса. Эффективная реализация любой управленческой технологии немыслима без использования современных информационных систем.

Лидером российского и мирового рынка IT-решений в области управления проектами является система Microsoft Enterprise Project Management Solution (решение для корпоративного управления проектами – EPM) в связке с Microsoft SharePoint.

Простота и удобство в работе обусловили широкое распространение данного продукта.

Однако наличие продукта еще не означает его эффективное использование. Нередки случаи, когда программное обеспечение приобретено, но либо вообще не используется, либо используется единичными сотрудниками для выполнения отдельных функций. Такое положение дел ставит под вопрос эффективность вложений в программное обеспечение и возврат инвестированных средств.

С применением Microsoft EPM реализуются следующие функции информационной системы управления проектами:

• календарное планирование. Информация о календарных планах всех проектов хранится в единой базе данных, что позволяет увязывать проекты по срокам между собой.
• централизованное ресурсное планирование. Информация обо всех ресурсах организации хранится в единой базе данных, что позволяет учитывать при планировании текущую загрузку ресурсов на других проектах и прогнозировать доступность ресурсов на все время реализации проекта.
• возможность «ролевого» планирования проектов. На начальном этапе планирования менеджер проекта может назначать на выполнение работ определенные роли (бухгалтер, инженер и т.д.), а на более позднем этапе система автоматически заменит в календарном плане роль на конкретного сотрудника, исходя из данных о его загрузке. Данная возможность удобна, когда в рамках Корпоративного Стандарта описаны шаблоны календарных планов проектов с указанием ролей, а на этапе планирования проектов роли замещаются на конкретных сотрудников – это сокращает временные и финансовые затраты на планирование проектов.
• контроль реализации проектов и использования ресурсов. Обеспечивается возможность ввода информации о ходе проекта непосредственными исполнителями, учет и анализ отклонений от плана проекта, прогнозирование последствий.
• проектный документооборот и коммуникации. Microsoft EPM позволяет для каждого проекта создавать библиотеки документов, увязывать документы, риски, вопросы с задачами по проектам, обеспечивать электронное согласование и утверждение проектных документов.
• средства анализа и моделирования портфеля проектов. Данный инструмент позволяет не только проводить детальный анализ портфеля проектов, но и моделировать ситуации «что - если».
• доступ к данным посредством веб-технологий. Даже находясь в командировке, руководитель может просматривать информацию о реализуемых компанией проектах и принимать обоснованные решения.

Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке. Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.

Стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI) [2].

Стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10006.

Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач:

- структуризация и описание состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и доходов проекта.

-  расчет расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений.

- определение критических операций и резервов времени для исполнения других операций проекта.

- расчет бюджета проекта и распределение запланированных затрат во времени.

- расчет распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании.

- определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени их плановой загрузки.

- анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации проекта.

- определение вероятности успешного исполнения директивных показателей.

- ведение учета и анализ исполнения проекта.

- моделирование последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений.

- ведение архивов проекта.

- получение необходимой отчетности.

На российском рынке в настоящее время наиболее популярными являются несколько систем управления проектами.

Microsoft Office Project 2010 – это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов [4]:

MS Office Project Standart – пакет начального уровня для управления простыми проектами;

MS Office Project Professional – пакет для профессионального управления проектами любой сложности на любом уровне управления;

MS Office Project Server – серверный продукт, который используется для взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными проектами;

MS Office Project Web Access – веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer.

Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite, разработчик "Технологии управления Спайдер") - пакет управления проектами, спроектированный и разработанный с учетом практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Этот пакет - единственная отечественная разработка среди популярных в России систем управления проектами.

Данный пакет в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности:

- встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ;

- возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов проектов;

- оптимизированная для российских условий организация групповой работы и мультипроектного управления.

Программные продукты компании Primavera Inc:

Primavera Project Planner Professional – профессиональная версия, предназначенная для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь этот пакет предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического пути, выравнивания ресурсов, и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ [9].

SureTrack Project Manager ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или фрагментов крупных проектов. Может работать как самостоятельно, так и совместно с Project Planner в корпоративной системе управления проектами [3].

Open Plan (разработчик Welcom Software Technology, сейчас Deltek) обеспечивает полномасштабное мультипроектное управление, планирование по методу критического пути и оптимизацию использования ресурсов в масштабах предприятия. Может эффективно использоваться на всех уровнях контроля и управления проектами – от высшего руководства и менеджеров проектов, до начальников функциональных подразделений и рядовых исполнителей [3].

Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие функции:

- создавать оперативные планы проектов с учетом различных ограничений;

- определять уровень приоритетности проектов;

- задавать относительную степень важности проектов для распределения ресурсов;

- минимизировать риски;

- проводить анализ хода выполнения работ.

Welcom предлагает использовать профессиональную и "облегченную" версию продукта в совокупности (OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop), так как они полностью интегрированы.

Для создания компьютерной модели проекта с использованием одной из упомянутых систем, необходимо проделать следующие шаги.

- укрупненно описать проект – создать иерархическую структуру работ.

- задать, какие составляющие стоимости будут использованы для финансового анализа и управления проектом.

- составить перечень операций (работ, задач) проекта и задать их характеристики.

- составить перечень ресурсов проекта и задать их характеристики,

- задать взаимосвязи (ограничения на порядок исполнения) операций проекта.

- назначить ресурсы на исполнение операций проекта.

- назначить стоимости операциям, ресурсам и назначениям проекта.

- задать ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций.

- составить расписание исполнения работ проекта с учетом всех ограничений.

- оптимизировать состав используемых ресурсов.

- определить бюджет и распределение во времени плановых затрат проекта.

- определить и промоделировать риски и неопределенности.

- определить необходимые резервы, стоимости и потребности в материалах для исполнения запланированных показателей с заданной надежностью.

- представить плановую информацию руководству и исполнителям.

В процессе исполнения проекта данные системы позволяют.

- вести учет;

- анализировать отклонения исполнения от запланированного;

- прогнозировать будущие параметры проекта;

- моделировать управленческие воздействия;

- вести  архивы проекта;

- прозрачность хода реализации проектов, наличие оперативной актуальной информации о состоянии проектов компании;

-возможность обоснованного принятия управленческих решений о запуске, заморозке проектов, перераспределении ресурсов между проектами;

-контролируемость и предсказуемость хода реализации проектов в случае их изменения – за счет соответствующих средств анализа и моделирования;

- снижение рисков срыва сроков проектов.

 

 

 

 

2 УПРАВЛЕНИЕ  ПРОЕКТОМ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT PROJECT

 

2.1 Запуск и создание структуры проекта

 

Перед началом работы над проектом необходимо разбить проект  на задачи, описать их связки, оценить трудоемкость задач и описать ресурсы, необходимые для реализации проекта. Это является исходной информацией для работы Microsoft Project, и, как правило, эту работу выполняет менеджер. На основе этой информации система автоматически составляет подробный календарный план хода выполнения работ, определяет критические пути, выполняет расчеты бюджетных расходов, предоставляет членам команды всю необходимую информацию и отображает ее в удобном для анализа виде.