Уровни исследований систем управления

 

 

1.2. Анализ системы управления

   Прежде чем регулировать  какой-либо процесс, необходимо  изучить его, знать основные  стадии его развития, взаимосвязь  между стадиями, характеристики  компонентов. Изучение системы  управления - это анализ взаимосвязи  и взаимодействия составляющих системы и их вклада в достижение цели организации.

   Обычно анализ системы  управления содержит следующие  этапы:

   а) выбор масштаба детализации  процесса управления, например на  уровне отделов, цехов или на  уровне рабочих мест;

  б) выбор аспектов, которые должны быть определены и проанализированы, например экономический аспект управления, социальный, правовой и другие;

   в) выбор способа, техники отображения  системы;

   г) описание системы управления;

   д) анализ, оценка и представление на утверждение документации, содержащей характеристики системы.

   В современных условиях такой  анализ целесообразно производить  с помощью компьютерных технологий. На рынке информационных технологий  появляются программные продукты, которые дают возможность менеджеру осуществлять описание и моделирование производственных и хозяйственных процессов, минуя посредников, например, в лице аналитиков, программистов. Эти программные продукты предназначены для реинжиниринга (реорганизации) производств.

   Обычно они содержат графический объектно-ориентированный язык для описания моделей и проектов, средства анимации и имитационного моделирования реконструируемых процессов, методы искусственного интеллекта для представления экспертных знаний о реальных процессах. Эти средства позволяют моделировать и реконструировать бизнес-процессы руководителям соответствующего уровня без посредников в лице программистов, аналитических служб и т.п.

2 Процесс исследования системы управления

2.1 Планирование исследования системы управления

Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих  подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны  организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга. персонал, а также организационная культура.

   Исследование систем управления  — это вид деятельности, направленный  на развитие и совершенствование  управления в соответствии с  постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования систем управления могут быть различными как по целям, так и по методологии их проведения.

   Всякое исследование представляет  собой процесс, который отражает  объективные этапы выполнения  работы. Процесс исследования систем  управления состоит из 14 этапов.

  

   Первый этап - обнаружение проблемы - состоит из комбинации и последовательности  различных операций выявления  проблемы, ее формулировки, оценки  и обоснования, переводе проблемы  на научный язык.

   На втором этапе происходит  выбор метода сбора данных в зависимости от типа исследования и используемых методов оценки точности и достоверности его результатов, затрат времени и финансовых средств на исследования, возможностей проведения нескольких вариантов исследования и проверки их результатов.

   Анализ данных на третьем этапе  позволяет правильно выбрать  структуруинформации, собрать конкретные  данные в эту структуру. При  разработке структуры данных  надо отделить существенную информацию  от несущественной.

   Диагностика проблемы позволяет  установить причины ее возникновения, уровень иерархии системы управления, на котором возникла и может быть устранена проблема.

   Цель исследования системы  достигается тем состоянием объекта  управления в будущем, в которое  его можно будет привести с помощью комплекса управляющих воздействий, найденных при исследовании системы. Критерий оценки эффективности работы системы позволяет оценить качество решения проблемы и степень достижения поставленных целей. Разработка (генерация) вариантов решения проблемы может быть осуществлена как интуитивно, эвристически, так и с помощью модели. До применения управляющих воздействий необходимо оценить последствия применения каждого варианта управляющих воздействий на систему.

   Верификация прогноза - это оценка функциональной полноты, точности и достоверности прогноза. Проведение верификации необходимо, так как в противном случае управляющее воздействие на систему может привести к нежелательным последствиям. Обычно первые девять этапов исчерпывают теоретический аспект исследования системы управления.

   Следующие этапы процесса  исследования представляют собой  процесс внедрения результатов  исследования в управление системой. Решение об изменении работы  системы управления согласно  с предложенными исследователями управляющими воздействиями осуществляется руководством предприятия, фирмы.

   После принятия решения  устанавливают основные положения  (программирование) для изменения  работы организации, которые затем  детально разрабатываются в виде  директив (планов) для целенаправленной деятельности по реализации нового управления. Все директивы, составляющие решение проблемы, доводятся до исполнителей, и под контролем в точно обозначенные сроки происходит исполнение найденного в результате исследования системы управления решения.

Планирование исследования системы  управления включает следующие этапы:

   1) предварительное описание  системы управления на основании  изучения документов и интервью  с руководителями с целью выявления  круга проблем организации, интересов ее менеджмента;

   2) формулировка целей исследования  системы управления, условий и  необходимых ресурсов;

   3) разработка и утверждение  у заказчика задания на проведение  исследования;

   4) сбор необходимых данных;

   5) описание системы управления и фиксация проблемных областей;

   6) моделирование системы  управления и выявление проблем  ее адаптации или развития;

   7) разработка рекомендаций  по решению проблем управления  или реорганизации системы управления;

   8) обсуждение проблем и  рекомендаций по их решению с менеджерами организации;

   9) адаптация рекомендаций  к возможностям менеджмента и  персонала организации;

   10) сопровождение реализации  рекомендаций, необходимые консультации  с менеджерами организации.

2.2 Этапы исследования

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ. Любое исследование осуществляется в несколько этапов.

   На первом этапе необходимо  выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие  перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

   Под проблемой понимается  несоответствие фактического состояния  управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на другой вид продукции, это может радикально изменить целевые установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.

   Совершенно очевидно, что  введение изменений, требующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации.

   Совокупность факторов и  условий, вызывающих появление  той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений и ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

   Внутренние факторы в  наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

   Например, если произошло  изменение стратегического направления  в развитии организации, необходимо  определить, как это отразится  на деятельности таких подсистем,  как производство и выпуск  новой продукции, управление персоналом  и др. Иными словами, управляющая систем должна разработать план организационных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

   Внешние факторы в меньшей  мере поддаются воздействию со  стороны менеджеров организации,  так как формируются внешней  средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций. Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и общественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение. В качестве примера можно указать на проблемы отечественных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей; изменились отношения между поставщиками и потребителями продукции. В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассортимента выпускаемой продукции, к поиску новых поставщиков. Изменение вкусов и приоритетов потребителей также вызывает множество проблем в организации, которая до этого ориентировала свое производство на удовлетворение одного вида потребностей. Надо ответить на вопросы: искать ли новые рынки сбыта; вводить ли новые виды продукции и услуг и т.д.

   Еще одна большая группа  внешних факторов, практически не поддающихся управлению менеджерам организации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К этой группе факторов относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т.д. Например, экономическое состояние страны (региона) воздействует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции, производительность труда, доходы покупателей, правительственная, финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продукцию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает соответствующее увеличение затрат на производство в организации, следствие — рост цен на ее продукцию, что может вызвать «отток» определенной группы потребителей. При сокращении своих доходов покупатели изменяют состав и структуру потребления, что также оказывает воздействие на спрос. Уровень научно-технического развития в стране влияет на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организации и, что особенно важно, на конкурентоспособность продукции и технологий. Учет многочисленных и разнообразных факторов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений — сложнейшая задача, стоящая перед менеджерами.

   Анализ ситуационных факторов  позволяет рассмотреть проблему  в связи с вызвавшими ее  событиями и изменениями во  внутренней и внешней среде  и начать поиск решения.

   Таким образом, определить проблему — значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализирующий ситуацию, определяет проблему в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система проявляет себя в системах и смежных системах и, главное, какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы.

   При определении проблемы  возникает чисто логическая трудность  выделения причин и следствий.  Перед менеджером в той или  иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие — подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.