Виды информационных потоков, управление информационными потоками

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное  бюджетное 

образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Российский государственный  социальный университет»

Филиал в г. Таганроге

 

Кафедра экономики и менеджмента

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

По дисциплине: «Информационные технологии в управлении персоналом»

 

 

 

На тему: «Виды информационных потоков, управление информационными потоками»

 

 

Выполнил (а) студент(ка) 1.2 УП группы,

заочного отделения

филиала РГСУ в г. Таганроге,

 

 

 

Руководитель:

 

звание, должность

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таганрог

2013г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение            3

1. Виды информационных потоков        4
2. Современная модель управления информационными потоками предприятия 9

Заключение            15

Список использованной литературы        16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время Российские предприятия функционируют в условиях значительной нестабильности экономической среды, что вызывает необходимость поиска высокоэффективных методов и способов управления деятельностью промышленных предприятий. Одним из таких методов является логистика, позволяющая выйти на качественно новый уровень управления материальными, финансовыми и информационными потоками предприятия в целях улучшения конечных результатов его производственно-хозяйственной деятельности и обеспечения стабильного положения на рынке.

Что такое информационные потоки? Информационные потоки — это  пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия, учреждения), внутри которой  они двигаются. Короче говоря, это  процессы передачи информации для обеспечения  взаимосвязи всех звеньев социальной системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Существует два вида информационных потоков: горизонтальные, между равными  по служебному положению работниками, и вертикальные, между различными уровнями иерархии, например, между  начальником и подчиненным. Каждый вид имеет свои психологические  особенности.

Федор Андреевич Кузин, профессор, член-корреспондент Международной академии психологических наук.

Что такое информационные потоки? Информационные потоки — это  пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия, учреждения), внутри которой  они двигаются. Короче говоря, это  процессы передачи информации для обеспечения  взаимосвязи всех звеньев социальной системы.

Существует два вида информационных потоков:

1) горизонтальные (между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов);

2) вертикальные (между работниками  или группами работников, находящимися  на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным).

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

Каждый вид информационных потоков имеет свои психологические особенности.

1. Горизонтальные информационные потоки

Чаще всего они имеют  неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными, с коммуникативной  точки зрения. В них сохраняется  примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной  иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.

2. Нисходящие информационные потоки

Они могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев  проходит нисходящая информация, тем  больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения  полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено «забирает» до 50% поступающей информации. Парадокс заключается в том, что информация, получаемая сверху, не утаивается и  не искажается кем-то специально или  сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры. Что такое коммуникативные барьеры и какими они бывают, мы поговорим чуть позже, а пока остановимся на заключении, что при нисходящих информационных потоках наблюдается эффект «испорченного телефона».

К каким психологическим  последствиям могут привести неорганизованные, неэффективно налаженные нисходящие информационные потоки?

Вызвать у подчиненных  устойчивое чувство «винтика»; их потребность  в уважении, признании не будет удовлетворена.

Породить слухи (ими всегда заполняется информационный вакуум).

Вызвать чувство страха, неуверенности в завтрашнем дне.

Привести к падению мотивации к работе.

И, наоборот, полная, своевременная  и точная информация, то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток, повышает производительность труда  на 10-30%. Не следует пренебрегать таким  резервом. А сейчас несколько слов о восходящих информационных потоках.

3. Восходящие информационные потоки

Они крайне редко бывают неформальными, это не нуждается  в разъяснении. Искажение информации в таком потоке может достигать 90%! И, самое интересное, информация, которая в нем содержится, меньше всего анализируется! Если на предприятии, в фирме или учреждении не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены. И, наоборот, хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия. Как же организовать восходящий информационный поток, как наладить приток идей снизу? Для этого существует несколько способов. Однако главное стратегическое направление состоит не в усилении интенсивности, а в установлении конфиденциальности. (Неформальная, конфиденциальная, информация меньше всего искажается!)

Итак, для улучшения восходящих потоков можно использовать:

1. Систему действий, обозначаемых  термином «политика открытых  дверей». Это — готовность  руководителя любого ранга выслушивать  предложения рядовых работников. Девиз такой политики: «Двери  моего кабинета всегда для  вас открыты». Однако вы можете  спросить, как это соотносится  с ресурсом времени руководителя. Действительно, а вдруг подчиненные  решат, что в кабинет шефа  можно входить всегда, когда вздумается. Этого не следует бояться. Если  ваши сотрудники заняты делом,  они посещают кабинет руководителя  гораздо реже, чем вы думаете.  Кроме того, вы можете использовать  некоторые приемы, позволяющие упорядочить такого рода контакты:

Установите время встречи («Это очень интересная идея, но я  сейчас занят. Заходите ко мне завтра в 14.00, потолкуем, хорошо?»).

Используйте письменные формы  изложения информации («Мне нравится эта идея. Изложите ее в форме служебной записки или в свободной форме, и тогда мы дадим делу ход. К какому сроку вы сможете это сделать? Отлично, я жду...»).

Оценивайте и поощряйте  конкретные деловые предложения (О'кей! В этом есть смысл, но что вы предлагаете конкретно?).

2. Систему действий, называемую  «выведением управления за пределы  кабинета». Эта система называется  еще «видимым управлением», «управлением  путем обхода рабочих мест»,  или (в шутку!) управлением путем  хождения повсюду. Конечно, она  имеет свои плюсы и минусы. Обход предприятия, учреждения  — хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это часто. Важна не частота, а регулярность. Модифицированный способ «видимого управления» получил название «список личных событий сотрудников за 24 часа». Суть его состоит в том, что шеф использует какие-то события в личной жизни подчиненных (дни рождения, свадьбы и т. д.), чтобы проявить к ним внимание: сам поздравляет их. Вы тоже позвоните, поздравьте, пригласите поговорить.

При использовании этих двух тактик эффективность восходящих информационных потоков возрастает до 40%, а это  — хороший резерв не только для  совершенствования стиля управления, но и для повышения качества работы предприятия в целом.

Давайте в заключение обобщим сказанное.

Для того чтобы сделать  управленческое общение полноценным  и эффективным и превратить его  в фактор успешного управления, необходимо соблюдать два условия:

организовать информационные потоки;

на каждом управленческом «этаже» иметь достаточно времени  для обработки поступающей информации и ее анализа.

Заканчивая разговор об общении  и управлении и их связи и об информационных потоках, остановлюсь  еще на одном виде информационных потоков, который можно было бы назвать «внешним».

Внешний информационный поток  — это информация, поступающая  в фирму (предприятие, учреждение) извне  и уходящая из фирмы вовне. В том, что такой процесс происходит, не стоит сомневаться: ведь никакая  социальная система не может существовать без обмена информацией с внешним  миром. И такие потоки тоже имеют  специфические особенности. Во-первых, их почти невозможно контролировать. Вы не знаете, какая информация (важная или неважная, негативная или позитивная, секретная или открытая) уходит из вашей фирмы или организации. Во-вторых, внешний информационный поток почти не поддается сознательному  регулированию. Единственный способ управления им — использовать такой поток  для создания «образа предприятия», его имиджа в глазах общественного мнения. Постарайтесь сделать так, чтобы в средствах массовой информации регулярно появлялись материалы о вашей фирме, имеющие выгодный для вас характер. Если фирма крупная, организуйте отдел по связям с общественностью, или пресс-отдел. Если фирма небольшая, занимайтесь этим сами и не пренебрегайте возможностью информировать общество о том, что ваши дела идут прекрасно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

3.  СОВРЕМЕННАЯ МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПОТОКАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Управление информационными  потоками можно подразделить на внешнее и внутреннее.

Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния  предприятия в форме множества  его параметров.

Сущность внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие  либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

На наш взгляд, внешнее  управление состоит в передаче предприятию  информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные потоки не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные потоки, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных потоков или их неправильное истолкование не принимается во внимание.

Повседневная деятельность менеджера включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.

Для принятия эффективного управленческого решения менеджер должен целенаправленно собрать  всю информацию о состоянии и  условиях функционирования его предприятия  в рамках требований управляющих  систем метасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все информационные потоки, относящиеся к его деятельности.

Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь  с желаниями и потребностями  менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные потоки предприятию, однако, первичный  сбор ими информационных продуктов  и изделий осуществляется в общем  случае хаотично. Иными словами, они  не могут дать менеджеру полного  информационного обеспечения его управленческих решений.