Виды информационных потоков, управление информационными потоками

Конкуренты предприятия  находятся с ним в одном  информационном поле, поэтому, чем более  умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных потоков, тем выше его конкурентоспособность.

Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие адекватно  изменило свое поведение, однако это  возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.

Исследователи в области  теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом.

Обучение, или формирование информационного потенциала, менеджера  осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешними системами  и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все информационные потоки на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы  такого явного деления не предполагают.

Вырабатывая управляющие  информационные потоки, системы не заботятся о том, чтобы самим  же изготавливать адекватные им обучающие  информационные потоки. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или  что какая-то другая система их уже  выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.

Обучающие информационные потоки направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с  другими управляющими информационными  потоками и нейтральными информационными изделиями.

При подготовке управленческого  решения выработка возможных  вариантов должна согласовываться  также и с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень  ограничений зависит от вида управляющей системы.

Отношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).

Прямой и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.

Если управляющая система  регламентирует поведение предприятия  только в случае соответствия его  состояния определенной ситуации, она  посылает ситуативные управляющие  информационные потоки. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие информационные потоки можно разделить соответственно на нормативные и методические.

Информационный потенциал  менеджера должен обеспечить восприятие всех видов информационных потоков, чтобы его управленческие решения  не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.

В процессе управления встречаются  самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому  менеджеру приходится принимать  организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.

При рассмотрении организационно-экономических  решений видно, что принимая решение, менеджер должен выполнить следующие  шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями метасистемы:

1. формализовать будущую  ситуацию, в которой окажется предприятие;

2. выявить множество систем, управляющих предприятием в данной  ситуации;

3. классифицировать эти  системы по степени их прав в отношении предприятия;

4. найти и приобрести  обучающие информационные потоки;

5. переработать обучающие  информационные потоки для увеличения  информационного потенциала;

3. найти и приобрести управляющие информационные потоки;

7. переработать управляющие  информационные потоки и зафиксировать  ограничения и требования управляющих  систем по отношению к предприятию.

При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного  анализа требований внешней среды.

Обозначим через Т - время, необходимое для последовательного выполнения всех шагов, через t - время, отпущенное менеджеру для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства ситуаций будет справедливо соотношение: T >> t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин.

В условиях дефицита необходимых  управляющих информационных потоков  и соответствующего информационного  потенциала менеджер генерирует также  и вредные варианты управленческого  решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения.

Для обеспечения T < t менеджеру  необходимо предварительно освоить  все обучающие информационные потоки и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные  ситуации. Очевидно, что один человек  в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием информационные потоки.

Выход из положения состоит  в том, что в процессе подготовки решений принимают участие несколько  сотрудников. Организационная структура  предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями  и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений  между ними. Менеджер, лицо, персонифицирующее  предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия.

Однако метод разделения функций не гарантирует принятия рациональных решений, особенно это  касается стратегических решений.

Менеджер не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей  функциональных подразделений и  отдельных специалистов, поручая  им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов  процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение  со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности  согласовывать их с учетом последствий для всего предприятия.

Чтобы обеспечить возможность  распознавания всех управляющих  информационных потоков, главный менеджер может и должен использовать информационный потенциал членов своей команды  и других специалистов. Совокупная способность всех членов команды  менеджеров преобразовывать поступающее  на предприятие множество информационных потоков в процессе принятия управленческих решений называется информационным потенциалом команды менеджеров.

Направляемые в глобальное информационное поле обучающие и  управляющие информационные потоки смешиваются с другими источниками  точечной информации. В метасистеме предполагается, что инициатива в поиске и приобретении информационных потоков должна исходить от самого предприятия. Отсутствие идентифицирующих признаков в информационных потоках создает дополнительные трудности при поиске менеджером необходимых ему информационных потоков и приводит к информационным потерям. Недополучение информационных продуктов непосредственно влияет на величину экономического ущерба, наносимого предприятию управляющими системами в качестве наказания за нарушение установленных правил.

Частично решают проблему приобретения информационных потоков  специализированные системы информационного  обслуживания (СИО) вне и внутри предприятия.

Системы информационного  обслуживания являются инструментом управления КИС предприятия.

СИО самостоятельно или по заказу приобретают информационные потоки у управляющих систем или  информационных накопителей (библиотек, магазинов), накапливают их, изготавливают  дубликаты, часть из которых попадает на переработку непосредственно  команде менеджеров или другим специалистам.

Хранящиеся в СИО предприятия  информационные потоки становятся его информационным ресурсом.

Некоторая часть информационных потоков, накапливающихся в архиве, никогда не попадает (по разным причинам) на переработку, и, следовательно, предприятие  несет информационные потери, которые  приводят к ущербу от отсутствия информации и от бесполезных затрат на приобретение информационных потоков. Сам по себе информационный ресурс предприятия  не влияет на качество принимаемых решений.

Необходимость различия информационного  ресурса и информационного потенциала состоит, прежде всего, в том, чтобы  менеджер при распределении финансовых средств и планировании работ  четко осознавал процедуру повышения информационного потенциала.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление предприятием представляет собой постоянный циклический  процесс принятия управленческих решений. Ни одно решение не может приниматься  автономно от других. Наличие команды  менеджеров позволяет значительно  повысить эффективность и экономичность этого процесса.

Все этапы выработки и  принятия решения выполняются командой коллегиально, однако, целесообразно  закрепить за отдельными специалистами  ответственность за инициирование  и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной  может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Вумек Джеймс П., Джонс Дэниел Т. Бережливое производство: как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании (2- изд.)/ пер. С англ.- – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 473с.
2. Гаджинскй А. М. Логистика : Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. – 5-е изд., перераб и доп. – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2008. – 408 с.
3. Джеймс С. Джонсон, Вуд Дональд, Вордлоу Дэниел, Поль Р. Мэрфи-мл. Современная логистика, 7-е издание: Пер с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2008. – 624 с.
4. Коммерческая деятельность производственных предприятий (фирм): Учебник / Под ред. О.А. Новикова, В.В. Щербакова. – СПб: Изд-во СПбГУЭФ, 2007. – 416 с.
5. Лаврова О.В. Материальные потоки в логистике. – Саратов: СГТУ, 2006. – 36 с.
6. Лайкер Джефри Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира/ пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 402 с.