Внешняя среда организации и ее влияние на управление

Неопределенность внешней среды

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, усугубляет неопределенность. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

В табл. 4.1. обобщены характеристики внешней среды.

Таблица 4.1.

Характеристики высшей среды

II Анализ внешней среды организации

2.1 Внешняя среда и ее влияние на организацию.

Внешнюю среду организации можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления. Потребители - это те лица, которые заинтересованы или могут быть заинтересованы производимыми организацией товарами или услугами. Принципиально всех потребителей можно разделить на четыре большие группы:

              конечные потребители, или население;

              промышленные потребители, представители различных отраслей хозяйства;

              посредники или торговые организации, которые приобретают товар для перепродажи;

              государство, как хозяйствующий субъект.

Важной составляющей внешней среды являются конкуренты. Под конкурентами подразумеваются не только те компании, которые предлагают такие же товары, но с другой маркой, но и компании, выпускающие заменители. Таким образом, у любой организации существуют два вида конкурентов:

              прямые конкуренты - производители аналогичных товаров (например, Coca-Cola и Pepsi-Cola);

              косвенные конкуренты - производители заменителей (например, Coca-Cola и пиво Балтика).

Для ведения хозяйственной деятельности каждой компании нужны внешние поставки: сырье, материалы, трудовые ресурсы, капитал. В этом случае возникает прямая зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих поставки указанных ресурсов. На рынке закупок организацию больше всего интересуют условия получения ресурсов, а именно: цена, качество и условия поставки (сроки, объемы, условия платежа и т. д.). Именно эти тенденции на рынке закупок влияют на общий товарооборот предприятия.

Факторы в экономической окружающей среде должны постоянно оцениваться, т. к. состояние экономики влияет на цели фирмы и способы их достижения. Это темпы инфляции, международный платежный баланс, уровни занятости населения, ставки кредитования бизнеса и т. д. Каждый из них может представлять либо угрозу, либо новую возможность для предприятия. Так, колебания курса доллара относительно валют других стран могут стать причиной обретения или потери крупных сумм денег.

Для бизнеса имеет большое значение политическая стабильность в обществе. От этого зависит уровень притока инвестиций и другого рода ресурсов в определенный регион. Отношение административных органов власти к бизнесу выражается в установлении различных льгот или пошлин, которые либо развивают бизнес в регионе, либо вытесняют его, создавая неравноправные условия для различных организаций. Также используются приемы лоббирования интересов определенных промышленных групп в правительственных учреждениях, что также оказывает влияние на весь бизнес в целом.

На преобладающих в обществе жизненных ценностях и традициях основах базируется стандарт поведения. Известно принципиальное отличие американского и японского стандартов. В первом случае стандарт выражен в "индивидуалистическом" подходе к организации, а во втором - в "семейном" подходе. Отсюда нормой поведения в одном случае является стремление к карьерному росту с регулярной сменой мест работы (в США считается, что человек должен менять работу раз в несколько лет), в другом - человек работает в организации всю жизнь, относясь к начальнику как к отцу, которого надо слушать.

Для того чтобы организация могла быть конкурентоспособной, необходимо собирать, хранить и распределять большие объемы информации о новациях, возникающих в среде деятельности. В последнее время появились совершенно новые технологии обработки ресурсов и информации. Исследователи говорят о высокой скорости изменения технологий, и эта тенденция сохраняется.

В современном мире присутствует тенденция глобализации рынка. Это значит, что стираются границы между бизнесом в различных странах, развиваются транснациональные корпорации, все большее влияние имеют международные экономические и политические организации.

В целом всю внешнюю среду можно охарактеризовать следующим образом.

1. Существует взаимосвязь факторов среды или сила воздействия, с которой изменение одного фактора будет действовать на другие.
2. Среда представлена большим количеством разнообразных факторов, влияющих на организацию, что показывает ее сложность.
3. Среда характеризуется большой степенью изменчивости или подвижности.
4. Большое количество факторов и их изменчивость приводят к тому, что теряется точность информации о процессах, происходящих в среде, что повышает неопределенность среды и усложняет процесс принятия решений.

2.2 Внешняя среда транспортного предприятия

Транспорт, как любая орга­низационно-производственная система (ОПС), имеет вне­шнюю и внутреннюю среду. Ос­новными субъектами внешней сре­ды являются потребители транс­портных услуг, а внутреннюю среду представляют работники транспор­та, транспортные устройства и сред­ства транспорта. Главная задача транспорта - наиболее полное удов­летворение требований потреби­телей транспортных услуг на осно­ве эффективного взаимодействия всех элементов внутренней среды транспортно-дорожного комплекса с учетом экологичности, надежнос­ти, безопасности транспортного об­служивания внешней среды. Железнодорожный транспорт более других видов транспорта страдает от спада производства. Рынок - это всегда конкуренция. В условиях конкурен­ции, когда транспортный рынок превратился из "рынка продавца" в "рынок покупателя", главное внима­ние должно уделяться качеству пе­ревозок. В условиях рыночной экономи­ки главное требование к качеству транспортного обслуживания - до­ставка груза "по разумной цене"' в режиме "точно в срок" и "опреде­ленными партиями" по варианту "от двери до двери".  Для того, чтобы выбрать каче­ственную систему доставки грузов, нужно определить какие именно требования предъявляет клиент. По­нятие качества перевозок имеет динамический характер, это значит, что качество услуги оценивается потребителем в каждом случае по-разному. Главным параметром, который определяет качество перевозок в условиях рынка, является своевре­менность их выполнения. Понятие своевременности перевозок опре­деляется различно для каждой из сфер материального производства. Анализ внешней среды в усло­виях рынка позволяет говорить об изменении основной задачи транс­порта. Ранее основной задачей транспорта являлись перевозки, теперь - фирменное транспортное обслуживание. В условиях рынка транспортные предприятия должны работать на основе маркетинговых принципов, ориентированных на увеличение объемов погрузки и перевозки гру­зов, повышение доходности и при­быльности работы транспорта. Внешняя среда, которая являет­ся объектом маркетинговых иссле­дований, интересна с той точки зрения, что внешнее окружение транспортной организации, как любой другой, все больше стано­вится источником проблем при принятии управленческих решений. Железные дороги вынуждены со­средоточить свое внимание на бы­стро изменяющейся внешней среде и ее воздействиях на внутреннюю среду железнодорожного транспорта. При разработке и принятии управленческих решений весьма ва­жен учет действующих факторов внешней среды, которые могут со­здавать определенные трудности в деятельности организации, либо способствовать появлению возмож­ностей получения положительного результата при выполнении транс­портных услуг. Состояние внешней среды должно постоянно анализи­роваться, а результаты анализа -использоваться при выборе альтер­натив решения проблем. Все фак­торы внешней среды делятся на несколько групп.

Экономические факторы учи­тывают прогнозы развития экономики в краткосрочной и долго­срочной перспективах.  Политические факторы влияют на транспорт через деятельность правительственных институтов, ре­гиональных и местных органов вла­сти и управления. Конкурентные факторы внешней среды железнодорожного транс­порта учитывают направления дея­тельности и виды предоставляемых услуг конкурентных видов транспорта в текущий период и на перспекти­ву, сильные и слабые стороны кон­курентов. Технические и технологические факторы для транспорта имеют осо­бое значение. Технологические фак­торы внешней среды проявляются на транспорте через использование информационных технологий и более совершенных средств связи. Обеспечение сты­ковки технических и технологичес­ких факторов различных видов транс­порта дает возможность выполне­ния смешанной перевозки грузов, и как следствие сокращение транс­портной составляющей в стоимости готовой продукции. Климатические и географичес­кие факторы внешней среды для транспорта в ряде случаев являются факторами "естественного отбора" того или иного вида транспорта. Экологические факторы внеш­ней среды с целью природоохран­ной деятельности регламентируют норны и правила эксплуатации транс­порта, выбор маршрутов передви­жения транспортных средств и расположение проектируемых транс­портных линий. Требования к эко­логической безопасности транспорта заставляют задуматься над вопро­сом переключения перевозок гру­зов с автомобильного транспорта на более экологически чистые (железнодорожный и речной). Учет и анализ факторов внеш­ней среды позволяют определить на каком качественном уровне от­носительно конкурентов находится транспортное предприятие, что оно в состоянии достигнуть и, что для этого необходимо сделать. Для устранения или существен­ного уменьшения нежелательных воз­действий внешних условий транс­портных предприятий необходимо обратить внимание и на внутрен­нюю среду, поскольку транспортные ОПС являются наиболее открыты­ми и могут оказывать влияние на внешнюю среду. Поэтому наряду с изучением и оценкой влияния внеш­ней среды не менее важно глубо­кое знание собственных возможно­стей предприятия, его неиспользо­ванных резервов, сильных и слабых сторон.

2.3. Внешняя среда организации как фактор роста ее эффективности

•   История развития управления - это  история формулирования управленческих проблем, целых парадигм, конструирования управленческих нововведений

•  На экономическую эффективность функционирования современной организации оказывают влияние две сферы: внешняя и внутренняя

•   Организация   приспосабливает  внутренние  стратегии   к ощущаемому давлению  внешней среды

Основу поиска составит всесторон­нее рассмотрение возможности исполь­зования выделенных методических подходов с позиций формализации под­ходов при анализе состояния развития организации, ее структуры управления и производства, стратегии адаптации к реалиям внешней среды, окружающей ее и развивающейся в про­странстве и времени. Первым этапом можно считать выбор модели межор­ганизационных отношений (МОО), которая наилучшим образом отразит отношения организации с окружающи­ми организациями и факторами внеш­ней среды. Взаимосвязь каждой организации с ее окружающей внешней средой проис­ходит через действие других организа­ций. Характер связей (отношений) раз­вивается и видоизменяется под воздей­ствием каждого уровня факторов внеш­ней среды, включая и общецивилизационный. Поэтому развитие отношений организаций с их внешней средой мо­жет быть не только объективным, но и субъективным. Влияние организаций друг на друга происходит через МОО. Из внешней сферы организация получает все виды ресурсов, включая информацию (зна­ния), а внутренняя среда создает те или иные предпосылки для преобразо­вания ресурсов в продукцию и услуги. По мере развития моделей органи­заций изменяются характер МОО и их основные формы. Каждая организация в разной сте­пени зависит от своей   окружающей среды. Каждая организация приспосаб­ливает внутренние стратегии к ощуща­емому давлению. Организация отбирает те аспек­ты окружающей среды, с которыми ей приходится иметь дело. Конкретные организации находятся в контакте друг с другом через МОО. Все факторы, с которыми стал­кивается организация, могут, как совпадать по направленнос­ти, так и противоречить друг другу,  могут быть стабильными и устой­чивыми, набирающими силу или временными и угасающими. Понимание процессов внутри орга­низации и окружающих ее условий по­могает при разработке структурных схем управления организацией учитывать внутренние процессы, такие, как при­нятие решений и руководство, взаимо­действие с внешней окружающей сре­дой с целью достижения эффективнос­ти с экономической, политической и моральной точек зрения. Обычно организации ставят и реа­лизуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функционирова­ния и развития. В исследованиях, анализирующих концепцию управления по целям (результатам), выявлены та­кие достоинства, как повышение эф­фективности работы, четкого представ­ления руководителем своих целей и целей организации в целом. Использование концепции управле­ния по целям не приводит к эффектив­ным результатам в случаях применения ее в плохо организованных и плохо управляемых организациях. Отрицатель­но влияют на результаты выработка цели без участия руководителей всех уров­ней, отсутствие личной мотивации, не­полная информация для управления и неудовлетворительная организация кон­троля. Разнообразие целей и задач менедж­мента настолько велико, что без комп­лексного системного подхода к опреде­лению их состава не может обойтись ни одна организация независимо от ее раз­меров, специализации, вида формы соб­ственности. В качестве удобного и апробированного на практике инстру­мента можно использовать построение целевой модели в виде древовидного графа - дерева целей. Количество уров­ней декомпозиции выбирается в зависи­мости от масштабов и сложности по­ставленных целей, от принятой в дан­ной организации структуры управления, от иерархичности построения ее менед­жмента. Более полезным для целей организации окажется введе­ние функционального подразделения, одной из главных задач которого будет определение состояния существующих МОО, перспективы их развития, выбор MOO на перспективу горизонта реаль­ного планирования и развития органи­зации. Руководить работой нового под­разделения, занимающегося проблема­ми МОО, в таком варианте организа­ционной структуры будет высший ме­неджмент организации, ставящий зада­чи и оценивающий полезность для дан­ной организации выполненной работы.