Возникновение и развитие теории администрации

В систему коммуникаций организации входят внешние и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации включают в себя обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Внутренние коммуникации представляют собой информационные обмены между элементами организации.

Внутренние коммуникации подразделяются на следующие виды:

а) вертикальные — передача информации с высших уровней руководства на низшие;

б)  горизонтальные — связывают равноправные элементы

организации;

в)  неформальные  — основаны на личных, неслужебных отношениях.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Основными этапами процесса коммуникации являются:

1.  Формулирование идеи и отбор  информации.

2.  Кодирование информации и  формирование сообщения.

3.  Выбор канала связи и  передача сообщения.

4.  Декодирование сообщения и  восприятие информации.

5.  Интерпретация сообщения и  формирование ответа на него.

6.  Передача ответа отправителю.

Главной задачей процесса коммуникации в организации является обеспечение руководителей и работников на всех уровнях управления необходимой для принятия и реализации управленческих решений информацией.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации.

Различают также два вида состояния информации: статическое и динамическое. Статическое представляет собой организованное хранение и накопление необходимой информации в базах данных. Динамическое - это движение информации в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

В деятельности крупных организаций передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором,  поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации.

Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из технических средств обработки информации; внутренних и внешних каналов связи; информации, зафиксированной на соответствующих носителях.

Цели ВИС:

1.  Автоматизация административно-управленческого  труда.

2.  Повышение оперативности и  обоснованности принимаемых решений.

3.   Создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации.

4.  Непрерывное развитие и  совершенствование технологии обработки информации.

Функции ВИС:

1. Определение потребности каждого  менеджера в необходимой ему информации.

2.  Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных.

3.  Определение потребности в  технических средствах и уровня  затрат на их приобретение  и эксплуатацию.

4.  Координация всех работ  по информационному обслуживанию.

5.  Автоматизированная обработка  и выдача документов и текстовой информации.

6.9. Формирование позитивного  имиджа организации

Само слово "имидж" происходит от английского image, что в буквальном переводе означает образ, представление.

Имидж определяется как образ товара, услуги, предприятия, совокупности ассоциаций и впечатлений, который складывается в сознании людей и связывается с конкретным представлением.

Имидж — это целенаправленно сформированный образ лица, явления или предмета, выделяющий определенные ценностные характеристики, призванный оказать эмоционально-психологическое воздействие на кого-либо в целях популяризации, рекламы и т. п.

Позитивный имидж повышает потенциал организации и повышает эффективность ее функционирования.

Позитивный имидж как самой организации, так и ее сотрудников создается в результате осуществления основной деятельности, а также посредством проведения целенаправленных информационных мероприятий, ориентированных на конкретные социальные группы.

Для крупных организаций при формировании и поддержании имиджа особенно важна работа со средствами массовой информации (газетами, журналами, теле- и радиокомпаниями и др.). Широкий масштаб осуществляемых операций требует соответствующей широкой известности, которой возможно достичь только с помощью масс-медиа.

Создание имиджа в условиях функционирования рыночной экономики должно быть тесным образом связано с осуществлением маркетинговых коммуникаций, одним из основных элементов которых является паблик рилейшнз (т. е. система связей с общественностью).

И. В. Алешина предлагает схему формирования корпоративного имиджа, приведенную на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Процесс формирования корпоративного имиджа

 

Схема, полученная в результате проведения преобразований, приведена на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Процесс формирования имиджа организации

 

На схеме цифрами обозначены следующие действия (маршруты):

1 — формирование характеристик  и свойств желаемого имиджа  организации;

2  — доведение коммуникатируемого  имиджа организации до широких  масс населения с целью формирования  в их сознании устойчивого желаемого образа;

3  — обратная связь, т. е. сбор  информации о последствиях целенаправленного информационного воздействия на общественное мнение;

4  — внесение корректив и  изменений в индивидуальные черты  организации.

Получение оценок экспертов должно осуществляться посредством проведения письменного анкетирования. При этом анкета должна содержать оценочные шкалы по следующим основным разделам:

♦  Финансовая устойчивость организации.

♦  Дизайн зданий офисов организации.

♦  Внешний вид сотрудников.

♦  Уровень интеллекта сотрудников.

♦  Манера общения с клиентами и деловыми партнерами.

♦  Прочие позиции на усмотрение опрашиваемого.

По каждой из вышеперечисленных позиций сотруднику должна быть проставлена оценка по шкале от 0 до 100. В опросе должно принимать участие не менее пятидесяти респондентов. По результатам проставленных ими оценок выводятся среднеарифметические значения сначала по каждой из позиций в отдельности, а затем по всем позициям.

Полученная таким образом итоговая оценка и будет отражать реальный рейтинг конкретной организации.

Р = (Офиср + Од.о.ср  +Овв  +О  +Омос  + Оп )/п,

 

где Р — рейтинг организации; Офиср — среднее значение оценки финансовой устойчивости организации; Од.о.ср — среднее значение оценки дизайна зданий и офисов организации ГС; Овв — среднее значение оценки внешнего вида сотрудников организации; О — среднее значение оценки уровня интеллекта сотрудников организации; Омос — среднее значение оценки манеры общения сотрудников организации с клиентами и деловыми партнерами; Оп _ — среднее значение оценки по прочим позициям; п — количество позиций, по которым производится оценка.

Глава VII. Развитие и совершенствование организационных систем

7.1. Понятие и сущность  организационного развития

Существование и нормальное функционирование любой организации неизбежно обусловлено ее постоянным развитием и совершенствованием.

В наиболее общем виде развитие представляет собой необратимое целенаправленное и закономерное изменение материи или сознания. Развитие организации можно определить как необратимое целенаправленное и закономерное изменение ее основных элементов или сознания ее сотрудников.

В зависимости от характера и динамики происходящих процессов развитие может принимать две различные формы: эволюционную и революционную. Эволюционная связана с постепенным качественным и количественным изменением общественного сознания в строгом соответствии с изменением материи. Революционная форма развития предполагает скачкообразный, неосознанный переход материи или сознания из одного состояния в другое.

Прогрессивное развитие (переход от низшего к высшему или от менее совершенного к более совершенному) и регрессивное развитие (т. е. деградацию).

Вся совокупность факторов, оказывающих влияние на развитие организации, может быть условно разделена на две основные группы. Первую группу образуют факторы, обусловленные изменениями во внешней среде организации. Ко второй относятся изменения во внутренней среде.

Во внешней среде организации важную роль играют такие факторы как экология, политическая обстановка, действующее законодательство, этика, культура, спрос и предложение на рынке и состояние конкуренции в отрасли.

К факторам внутренней среды, определяющим специфику развития организации, можно отнести изменение целей и задач организации, смену руководства,  структурные изменения в составе трудового коллектива, особенности организационного поведения.

Инноваторы — это инициаторы, которые предлагают и отстаивают собственные идеи, причем часто могут идти на конфликт, чтобы протолкнуть их.

К сторонникам нововведений относятся сотрудники, которые быстро воспринимают все новое. Именно они являются основной силой, способной воплотить предложения инноваторов в жизнь.

Нейтралисты — это те, кто безразлично относится к новым предложениям. В общении с такими людьми руководителю следует помнить, что проявление безразличия тоже представляет собой определенного рода позицию.

Скептически настроенные сотрудники ищут в нововведениях прежде всего негативные последствия. Однако они не предпринимают никаких действий, чтобы помешать инновационным процессам.

Консервативно относящиеся к нововведениям — это те, кто оказывает сопротивление новому. У них доминирует традиционализм при восприятии нововведений. Они могут воспринимать новое только тогда, когда оно становится традицией. Характер мышления не позволяет им ориентировать себя на новое, а поэтому они уютнее чувствуют себя в спокойной, привычной обстановке.

Интенсивность и устойчивость психологических барьеров персонала к нововведениям зависит от общей социально-психологической атмосферы в фирме. Если атмосфера в целом тягостная, то они могут быть сильными и устойчивыми, если благожелательная, то они могут преодолеваться плавно и безболезненно.

Специалисты выделяют шесть основных причин, которые могут привести к конфронтации и конфликтам:

•  расхождение во мнениях по поводу последовательности выполнения работ (особенно тогда, когда проект требует привлечения большого количества специалистов разного профиля, которым трудно вырабатывать единую точку зрения);

• возникновение спорных административных вопросов (кому конкретно должен подчиняться руководитель проекта, какие функции ему определить, с кем он должен находиться в постоянном рабочем контакте, кто должен составлять оперативные производственные планы);

•  расхождения по техническим вопросам (когда проект сложный, возможно множество альтернативных решений);

• расхождения по поводу использования специалистов (кто-то из руководителей старается "попридержать" специалистов высокой квалификации или передает работников, менее нужных в его подразделении);

• претензии к руководителю проекта по поводу стоимости отдельных видов работ (не все специалисты могут быть довольны оплатой своего труда, особенно если проект важный);

• расхождения в отношении графиков выполнения работ (кого-то из функциональных руководителей и их специалистов не всегда устраивают сроки выполнения проектных работ).

Знание причин, порождающих психологические барьеры перед нововведениями и способствующих нарастанию конфликтов, помогает руководителям четче определять свою инновационную управленческую позицию.

В зависимости от разнообразия позиций работников по отношению к нововведениям руководитель вырабатывает для себя определенную тактику делового поведения на всех стадиях разработки и внедрения инновационной программы.

7.2. Основные функции  процесса развития и совершенствования  организаций

Организационное развитие как процесс представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями единого целого.

Основными функциями процесса развития и совершенствования организации являются:

•  Сбор информации о процессах, происходящих в управленческой, обслуживающей и производственной деятельности, а также в сфере неформальных отношений.

• Сравнение информации с принятыми нормами, правилами и стандартами, т. е. фактический контроль полученной информации. Если при этом результаты сравнения будут удовлетворять требованиям, предъявляемым к процессу, то вся процедура заканчивается, так как в совершенствовании и развитии нет необходимости. Если же выявятся существенные отклонения, то развитие или совершенствование необходимы.