Закон информированности

 

                                                         Содержание

 

Введение

1 Критерии информации

2 Формулировка закона информированности-упорядоченности

3 Три варианта действия закона информированности-упорядоченности

4 Следствие из закона информированности-упорядоченности

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                           Введение

          Любая организация функционирует на основе действия многих законов. Это многообразие законов, можно разделить на  2 группы:

I группа - основные (ведущие,  основополагающие) законы; II группа - законы  второго уровня (они в определённой  степени выполняют второстепенную  роль, т.е. их действия создают  условия для всестороннего проявления  основных законов). Закон информированности-упорядоченности,  относится к законам второго  уровня. Конкретным объектом действия  этого закона является информация. Информация выполняет очень важную  роль в функционировании любой  организации.                                                                                                    

     Используя  и передавая  информацию, а  также получая обратные сигналы, менеджер   организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание. Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организационных форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми. Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. А часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения, является управленческой информацией. Управленческая информация должна, в свою очередь, рационально собираться и использоваться. Именно вопрос эффективности использования информации в деятельности организации и описывается законом информированности упорядоченности.

           1 Критерии информации

          «Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)».

Для успешной реализации закона руководители должны:

· формировать для конкретного  задания оптимальный набор требуемых  характеристик информации;

· находить или создавать  свои источники с требуемыми характеристиками информации;

· повышать квалификацию своих  сотрудников;

· внедрять передовые информационные технологии.

   Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.  Следовательно, любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

· собственно информацию;

· средства технического обеспечения - компьютеры, телефоны, факсы;

· применяемую технологию;

· организацию документооборота;

· персонал, занятый управлением  информационной средой.

         Главным элементом информационной  среды управления является информация, а основной целью - обеспечение  работников организации необходимой  информацией в нужное время.  При этом необходимо отделить  ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

   Для того чтобы, информация оказала реальную пользу организации, она должна быть упорядочена:

· по содержанию: экономическая, производственная, правовая и т.д.

· по назначению: для одной  цели, для нескольких целей, для одного человека, для нескольких людей и  т.д.

· по характеру закрепления  информации: фиксируемая, не фиксируемая, на бумажных носителях, на электронных  носителях;

· по времени: оперативная, текущая.

             Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.

Объектом воздействия  данного закона является информация. Информация выполняет весьма важную роль в функционировании любой организации, поскольку все коммуникации в  организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении информации.

Информация — это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и  назначения. Информация обладает такими характеристиками (количественными  и качественными), как объем, достоверность, насыщенность, ценность.

Объем информации — это объем относительных потребностей органов управления в информации для выработки управленческих решений.

Различают три уровня объема информации:

1) избыточный объем информации  — он в принципе не вредит  делу, не снижает возможностей  аппарата управления своевременно  разрабатывать оптимальные управленческие  решения. Иногда избыточная информация  даже необходима, так как требуется  подтверждение ранее полученных  сведений. Избыточный объем информации  имеет недостаток — увеличиваются  затраты на получение этой  информации, увеличивается время,  стоимость управленческого процесса;

2) недостаточный объем  информации негативно влияет  на результаты организационно-управленческой  деятельности, так как в условиях  дефицита информации увеличивается  время разработки правильного  решения, а во-вторых, в условиях  дефицита информации увеличивается  риск в хозяйственной деятельности  организации;

3) минимально-нормативный  уровень объема информации —  это тот объем, который необходим  для разработки оптимального  решения. Этот уровень носит  субъективный характер, определяющийся  качествами работников управления, их квалификацией, интуицией.  Поэтому невозможно определить одинаково оптимальный объем информации для каждой организации.

    Достоверность информации отражает долю реальной информации в общем объеме воспринимаемой информации.

 Различают три уровня  достоверности информации:

1) абсолютный уровень  достоверности информации — доля  реальной информации равна 100%;

2) доверительный уровень  достоверности информации — доля  реальной информации не превышает  80%;

3) негативный уровень  достоверности информации — ниже 80%.

      Насыщенность информации — соотношение полезной и фоновой информации.  Как правило, поступающая информация в организации содержит две части (фоновая и полезная). Фоновая часть информации используется для улучшения восприятия полезной информации. Эта информация непосредственно не используется в управлении хозяйственными процессами. Фоновая информация может быть представлена в массиве в виде вводной части, в которой обосновывается необходимость последующей полезности информации.

     Ценность информации — основной, ведущий (интервальный) параметр информации.

   По своему содержанию данный параметр отличается от всех предыдущих по методам измерения. Содержание параметра отражается в том уровне затрат ресурсов всех видов (материальных, трудовых, финансовых) на осуществление всех видов, которые возникают при использовании информации различной ценности. Как правило, при использовании информации очень высокой ценности происходит максимальное снижение уровня затрат ресурсов и рост доходов. При минимальной, невысокой ценности такого снижения затрат ресурсов и роста доходов ценностей не происходит. Таким образом, с увеличением ценности информации снижается уровень затрат и повышаются доходы.

     В теории  организации выделяют четыре  уровня ценности информации:

1) самый низкий уровень  ценности информации — нулевой  уровень (отражает информацию, которая  известна — технологии уже  известные, ничего нового);

2) средний уровень ценности  информации — при котором происходит  снижение уровня затрат не  менее чем в 2 раза;

3) высокий уровень ценности  информации — снижение уровня  затрат не менее чем в 2 раза;

4) сверхвысокий уровень  ценности информации — это  уровень, при котором происходит  снижение затрат не менее чем в 10 раз.

Открытость  информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

. секретная (государственная  тайна) — отражает глобальные  потребности общества и имеет  ограничения на использование.

. конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.).

. публичная (открытая) —  отражает интересы общества, потребности  и интересы людей. Не имеет  ограничений на использование.

        Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, например, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения её объема и открытости.                                             Следует отметить, что в современных условиях ускорения НТП повышается ценность информационного ресурса и значимость эффективного использования информации.

2 Формулировка закона информированности-упорядоченности

Таким образом, закон информированности-упорядоченности  можно сформулировать в следующей  трактовке: чем большей достоверной  и ценной информацией располагает  организация о своей внутренней и внешней среде, тем она имеет  большую вероятность устойчивого  функционирования (самосохранения).

       В практическом  применении закона руководство  организации должно максимально  полно учитывать его воздействие.  Как следствие, объективным требованием  данного закона является: наличие  постоянной устойчивой связи  между всеми перечисленными характеристиками  информации и качественными, количественными  показателями деятельности организации,  ее устойчивости и конкурентоспособности.

  Поскольку в работе  по обеспечению организации информацией  участвуют все уровни управления, в характеристике воздействия  данного закона прослеживается  его направленность на повышение  устойчивости, конкурентоспособности  организации, т.е. он выполняет  служебную роль относительно  закона синергии, самосохранения, развития.

 

3 Три варианта действия закона информированности - упорядоченности

     Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Результат стихийного действия закона. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме  того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет  принята.

   Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники как и в первом варианте будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

  Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация, скорее всего, будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.