Инкассация денежных средств

Инкассация денежных средств

 

Отношения с инкассаторскими  работниками, осуществляющими перевозку  наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке  и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В случае осуществления  инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации  функции подразделяются следующим  образом:  
— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка; 
— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации; 
— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.

К договору прилагаются: 
— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору; 
— заявка на проведение инкассации; 
— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется  в обязанность обеспечение свободных  и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются  номерные явочные карточки 0402303. Формы  этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых  наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию  инкассаторы получают: 
— порожние сумки; 
— доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег; 
— штамп; 
— ключи; 
— явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию  инкассатор предъявляет кассиру: 
— документы, удостоверяющие личность; 
— доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег); 
— явочную карточку; 
— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации  в свою очередь предъявляет инкассатору  образец пломбы, передает сумку с  наличными деньгами, накладную к  сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и  реестр проведенных операций. При  этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии  кассира проверяет целость сумки  и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с  наличными деньгами инкассатор подписывает  квитанцию к сумке, проставляет  штамп, дату приема сумки с наличными  деньгами и возвращает квитанцию  кассиру. Если инкассатор выявил нарушение  целости сумки или пломбы или  неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной  ведомости к сумке устраняются  в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В  ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана  инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки  с наличностью банком

Порядок сдачи сумки  инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки  работником страховщика.

При приеме сумки с  наличностью банковский работник проверяет  соответствие записей в сопроводительных документах: 
— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором; 
— накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется: 
— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.); 
— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней; 
— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при  соответствии записей подписывается  работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка  сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка  сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.

При выявлении несоответствий в  сопровождающих документах в графе  «Примечание» журнала делается соответствующая  запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка  или недостачи составляется акт  вскрытия и пересчета вложенных  денег. В акте указываются: 
— фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);  
— дата; 
— наименование организации;  
— реквизиты упаковки;  
— причина вскрытия упаковки;  
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;  
— сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;  
— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут  ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки  в автоматический сейф

Страховщик может сдавать  наличность через автоматические сейфы  банка. Для этого он должен иметь  достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки  осуществляется так же, как и для  инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки, в сейф следующая. 
1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.  
2. после вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет

Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример1 
Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Таблица 1

Учет сдачи  наличности в банк через инкассатора

Содержание операции	Проводки	Сумма (руб.)	Документ-основание
Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам	Дт 57 Кт 50	700 000	Расходный кассовый ордер Квитанция к сумке
Зачислены денежные средства на расчетный счет	Дт 51 Кт 57	700 000	Выписка банка  по расчетному счету
Списана комиссия банка  за прием и пересчет наличных денежных средств (700 000 * 0,2%)	Дт 91.2 Кт 51	1400	Выписка банка  по расчетному счету

 

В настоящее время  достаточно много тарифов на пакетные продукты по расчетно-кассовому обслуживанию для юридических лиц. Стоимость услуг по приему, пересчету наличных денег зависит от состава пакета. Обычно в пакет включен определенный лимит сданной наличности. За потребление услуги сверх лимита установлено вознаграждение, которое составляет определенный процент от сданной суммы. Расчеты со специализированной инкассаторской службой производятся за месяц и состоят из двух частей: 
— постоянная — в зависимости от установленного графика обслуживания каждого подразделения; 
— переменная — сумма вознаграждений в проценте от каждой инкассированной суммы.

Пример№2 
Предположим, что тариф за одну инкассацию составляет 400 руб., но не менее 5 тыс. руб. в месяц плюс 0,03% от суммы инкассированной наличности. Инкассация проводится один раз в неделю по трем адресам. Инкассируемая сумма является постоянной и равна 600 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 2.

Используя данные примера, определим стоимость услуг:

(5000 * 3 + (600 000 * 4 * 3) * 0,03%) = 17 160 руб.

Таблица 2

Учет оплаты услуг специализированной инкассаторской службы

 

Содержание операции	Проводки	Сумма (руб.)	Документ-основание
Оплачены услуги специализированной инкассаторской службе за месяц	Дт 76 Кт 51	17 160	Счет
Признаны услуги специализированной инкассаторской службы за месяц	Дт 91.2 Кт 76	17 160	Акт сдачи-приемки

 

Пример3 
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 650 тыс. руб. выявлена недостача в размере 10 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.

Таблица 3

Учет недостачи  денежных средств в инкассаторской сумке

Содержание операции	Проводки	Сумма (руб.)	Документ-основание
Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам	Дт 57 Кт 50	650 000	Расходный кассовый ордер. Квитанция к сумке
Зачислены денежные средства на расчетный счет	Дт 51 Кт 57	640 000	Выписка банка  по расчетному счету
Недостача денежных средств	Дт 94 Кт 57	10 000	Акт пересчета