Совершение кассовых операций в ОАО "Альфа-банк"

Расходный кассовый ордер (далее  – РКО) служит для выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные  с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. (Приложение Г).

Выдача наличных денег  в виде заработной платы, стипендий  и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным  ведомостям.

Для учета поступающих  в кассу и выдаваемых из нее  наличных денег ведут кассовую книгу.

В отличие от ранее действующего порядка в Положении № 373-П  упоминается о ведении книги  учета принятых и выданных кассиром денежных средств (далее – книга учета денежных средств). Так, в ней отражаются операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня. Записи в эту книгу вносятся в момент передачи наличных денег.

 Основанием для оформления  кассовых документов служат:

– расчетно-платежные ведомости;

– платежные ведомости;

– заявления;

– счета;

– другие документы.

Перечисленные бумаги должны быть приложены к кассовым документам.

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета денежных средств  могут оформляться двумя способами:

- на бумажном носителе;

- с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

При этом кассовые документы  распечатываются на бумажном носителе.

Прием наличных денег

В Положении № 373-П порядок  приема и выдачи наличных денег расписан более подробно. Как и раньше, приемом наличных денег в кассу  организации (индивидуального предпринимателя) занимается кассир. При получении  ПКО он проверяет:

- наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

Прием наличных денег ведется  полистным, поштучным пересчетом и  таким образом, при котором вноситель наличных денег может наблюдать за действиями кассира.

Затем кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег.

Если вносимая сумма денег  соответствует сумме, указанной  в документе, кассир подписывает  его, квитанцию к ПКО и проставляет  на ней оттиск штампа, подтверждающего  проведение кассовой операции. В подтверждение  приема наличных денег их вносителю выдается квитанция к ПКО.

Допустим, вносимая сумма  наличных денег не соответствует  сумме, указанной в ПКО. В этом случае кассир:

- или предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;

- или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

Если применяется ККТ

При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, ПКО оформляют  на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы  наличных денег, принятые платежным  агентом (банковским платежным агентом (субагентом)).

Платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)) помимо этого приходного кассового ордера оформляется ПКО на общую сумму  наличных денег, принятых указанным  лицом.

Выдача наличных денег

Согласно Положению № 373-П, кассир выдает наличные деньги непосредственно  получателю, указанному в РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости). Для этого последний должен предъявить:

- либо паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

- либо доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Подготовка к выдаче

Получив РКО, кассир проверяет:

- наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

- соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО;

- соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя на личных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Выдача наличных по доверенности

При выдаче наличных денег  по доверенности кассир проверяет:

- соответствие указанных в РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в доверенности;

- соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение  наличных денег, кассир делает надпись  «по доверенности». (Приложение Д)

Доверенность прилагается  к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной  ведомости, платежной ведомости).

Может быть и так, что доверенность оформлена на несколько выплат или  на получение наличных денег у  разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем.

Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной  ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к  РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости) при последней выдаче наличных денег.

Выдача денег по РКО

При выдаче денег по РКО  кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей – прописью, копеек – цифрами) и подписывает РКО.

Кассир пересчитывает  подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной  в РКО.

Получатель пересчитывает  под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег  по РКО кассир подписывает его.

Выдача денег под отчет

Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица (индивидуального  предпринимателя), работнику под  отчет РКО оформляется согласно его письменному заявлению. Оно  составляется в произвольной форме  и должно содержать:

- собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;

- подпись руководителя;

- дату.

Подотчетное лицо обязано  предъявить главному бухгалтеру или  бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет  с прилагаемыми подтверждающими  документами. Сделать это оно  должно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Согласно действующему ранее  порядку, подотчетные лица предъявить в бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним обязаны  также не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  этих лиц из командировки.

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) устанавливает  срок, в течение которого должен быть проверен и утвержден авансовый  отчет, а также произведен окончательный  расчет.

Проверку авансового отчета осуществляют главный бухгалтер  или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель; утверждение –  руководитель.

Важный момент

Порядок выдачи юридическим  лицом по РКО необходимых для  совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю  обособленного подразделения определяется юридическим лицом.

Так же как и раньше, наличные деньги под отчет выдаются при  условии полного погашения подотчетным  лицом задолженности по ранее  полученной под отчет сумме наличных денег.

Выплата зарплаты

Предназначенная для выплаты  заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается  согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Срок выдачи наличных денег  на эти выплаты определяется руководителем  и указывается в расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости).

Продолжительность срок а вы дачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Согласно старому порядку, на выдачу наличных денег в виде оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий отводилось не более трех рабочих дней (дл я предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Старший кассир выдает необходимую  сумму согласно расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета  денежных средств и ли по РКО на срок, установленный в ведомости.

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и  передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику  для подписания. Затем кассир пересчитывает  подготовленную к выдаче сумму денег  таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Работник пересчитывает  под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньг  и. Кассир не принимает от работника  претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением  кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий  и других выплат в расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) кассир:

- проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;

- подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;

- сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

- оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм

Реестр депонированных сумм содержит:

- наименование (фирменное наименование) юридического лица (фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);

- дату оформления реестра депонированных сумм;

- период возникновения депонированных сумм наличных денег;

- номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

- фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, его табельный номер (при наличии);

- сумму невыплаченных наличных денег;

- итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

- подпись кассира и ее расшифровку;

- дополнительные реквизиты.

Реестры депонированных сумм нумеруются в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра  депонированных су мм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную  ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей  в реестре депонированных сумм с  данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру и ли бухгалтеру, а при их отсутствии –руководителю.

На фактически выданные суммы  наличных денег по расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) оформляется  РКО. Его номер и дату кассир проставляет  на последней странице расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости).

Если реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) заверяет он сам.

Кассовая книга

Как и раньше, кассовую книгу  юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) ведет для учета поступающих  в кассу и выдаваемых из нее  наличных денег.