Автоматизированные системы учета в гостиничном бизнесе

- доходность и загрузка  номерного фонда (данные могут быть получены за любой выбранный период; можно отфильтровать данные по типам комнат и видам оплаты);

- статистика по номерному  фонду;

- отчеты, содержащие такие показатели, как средняя стоимость номера, средний доход от номера, процент загрузки и т.д.;

- специальные отчеты по  иностранным гражданам;

- статистика в ОВИР;

- доходность за любой  выбранный период;

- специальные отчеты по VIP-гостям и их персональным пожеланиям, сообщениям гостям и персоналу;

- отчеты для поэтажной  службы (листы уборок);

- отчеты по задолженностям  за проживание и телефонные переговоры;

- отчеты по питанию  для представления в ресторан.

 

Модуль «Журнал»

Модуль «Журнал» предназначен для ведения учета всех операций, проводимых в системе персоналом гостиницы. Встроенный генератор отчетов и удобный фильтр (по пользователю, по дате, по услуге, по № счета и т.д.) позволяет разрешить любую спорную ситуацию, возникшую в отеле.

 

Модуль «Горничные»

Модуль «Горничные» служит, в основном, для того, чтобы контролировать и изменять статусы комнат, а также иметь возможность заблокировать их при постановке на ремонт и т.п.

 

Модуль «Банкет»

Модуль «Банкет» АСУ «Эдельвейс» предназначен для управления загрузкой помещений, которые, в отличие от комнат номерного фонда, как правило, арендуются на непродолжительный срок (как правило, до нескольких часов). Помимо залов ресторанов, кафе и пр., сюда же могут быть отнесены и другие помещения, например, сауна, конференц-зал и т.п.

 

Модуль «Статистика»

В модуле «Статистика» предоставляется возможность просмотреть статистику в табличной или графической формах.

 

Модуль «Бухгалтерия»

Этот модуль предназначен для работы со счетами организаций-дебиторов. Здесь контролируется состояние расчетов с дебиторами, оценивается текущая задолженность, заносятся данные о пришедших платежах и заносятся авансовые платежи. 

 

Конфигурационный модуль

Этот модуль предназначен для задания практически всех параметров, так или иначе оказывающих влияние на работу системы. Для изменения настроек не требуется специального технического образования, достаточно уметь обращаться с компьютером.

В конфигураторе настраиваются следующие параметры:

- тарифные планы (в зависимости от даты, от дня недели и в определенной валюте);

- пансион;

- настройка пакетов услуг;

- языковые настройки (язык  по умолчанию), программа является  мультиязыковой;

- права доступа к модулям  программы;

- список доступных платежных  средств;

- параметры номерного  фонда (номер, тип номера, индивидуальные особенности номера, телефонный номер);

- настройки валюты;

- настройка маркетинговых  сегментов и источников;

- настройки языков и  национальностей гостей;

- настройка языков пользователя  АСУ «Эдельвейс»;

- настройка специальных  услуг гостиницы;

- настройка практически  всех визуальных параметров АСУ;

- время заезда и выезда  по умолчанию.

 

Гостиничная АСУ (PMS) «Эдельвейс»

Основная задача АСУ «Эдельвейс» - автоматизация служб бронирования и размещения (портье), коммерческого отдела и бухгалтерии учета проживания. Вместе с тем «Эдельвейс» является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

- бухгалтерская система  гостиницы;

- АСУ ресторана;

- телефонная станция (через  тарификатор переговоров);

- система контроля доступа (электронные замки);

- система удаленного бронирования;

- система платного интерактивного  телевидения и др.

 
Работа с другими программами и системами

Как показывает практика, в гостиницах чаще всего используется комплексная АСУ, в которой функции разных подразделений выполняют смежные программные продукты или системы. В этой ситуации Эдельвейс позволяет пользователю самому выбрать, где провести «водораздел» между ним и этими системами. При этом пользователь должен решить, в каком виде должны обмениваться информацией эти системы. Принципиальных вариантов здесь три.

1. Отсутствие обмена как  такового. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда та или иная гостиничная служба работает в сугубо автономном режиме (например, телефонная связь или ресторан). Встречается редко.

2. Документальный обмен. Информация поставляется в виде стандартных отчетов (передаваемых на бумаге), после она может быть перенесена в ту или иную параллельную систему вручную. Достаточно распространенный на сегодняшний день путь, хотя и неудобный.

3. Электронный обмен. Это  наиболее удобный с точки зрения общей организации работы в гостинице путь (необходимо только, чтобы эта -программа поддерживала функцию экспорта-импорта).

При выборе «смежных» программно-аппаратных комплексов Рексофт исходит из их популярности, надежности в работе, использовании современного информационного инструментария и уровня сервисной поддержки. Приводимый ниже список программных продуктов в той или иной мере удовлетворяет этим требованиям. Стоит, однако, подчеркнуть, что мы ни в коей мере не ограничиваем гостиницу в выборе программного обеспечения и, со своей стороны, приложим все усилия к реализации интерфейсов с любыми выбранными системами по одному из вышеуказанных вариантов.

Бухгалтерская система. Программа «Эдельвейс» позволяет вести каждодневное накопление данных о финансовых операциях, совершаемых в гостинице, и затем выгружать в бухгалтерские программы. На данном этапе реализованы стыковки с программами 1С (бухгалтерия и склад) иMicrosoft® Business Solutions - Navision®. Стыковка осуществлена на базе импорта-экспорта данных. Разрабатываются стыковки с другими бухгалтерскими пакетами (Парус, БЭСТ).

АСУ ресторана. Реализуется стыковка с отечественными ресторанными продуктами: TillyPad (компания «Комплит», СПб); Магия (компания «ИВС», Москва), Компас (компания «Инкомсофт», Москва), R-keeper (компания UCS, Москва), имеющими солидный послужной список установок (в т. ч. в гостиницах).

 

Осуществляется:

- ведение учета пакетов  услуг по питанию (завтрак, полупансион, пансион и т.п.) в Эдельвейсе с автоматической передачей данных в ресторанную систему плана по питанию на текущий или любой заданный день, период;

- начисление оплаты за  услуги ресторана на счет гостя  с автоматической проверкой баланса  лицевого счета данного гостя и учетом установленных кредитных лимитов;

- Эдельвейс производит  контроль за питанием гостей, проживающих с разными тарифами (в т. ч. бесплатное обслуживание  в ресторане).

 

Телефонный тарификатор (биллинг)

В качестве тарификатора телефонных переговоров выступает программа «Барсум Про» - собственный продукт компании «Рексофт» (гостиничная версия). Барсум осуществляет немедленную (online) тарификацию любых звонков, прошедших через АТС по установленным гостиничным тарифам с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет клиента в Эдельвейсе. Одновременно звонки тарифицируются по тарифам соответствующего оператора связи.

В Эдельвейсе предусмотрена функция автоматического отключения телефона в номере по превышению оставленного гостем депозита (модуль «Телефонный депозит»).

При поселении в номер гостей по разделенным счетам или при поселении по местам существует возможность раздельного учета начисления стоимости телефонных звонков по каждому гостю. 

Управление АТС

При наличии в АТС специального программного обеспечения для гостиниц (модуль hospitality) АСУ «Эдельвейс» поддерживает функции управления станцией:

Room status - данная функция позволяет работникам этажной службы изменять статусы комнат (убрана - грязная - готова к заселению) набором специального кода на телефонном аппарате. Для успешной реализации данной функции на АТС должны быть запрограммированы специальные префиксы и согласованы номера статусов, которые будут набираться на телефонных аппаратах горничными.

Check In/Check Out - возможность автоматически открывать/перекрывать связь при заезде/выезде гостя. Исключает несанкционированные звонки из незаселенных номеров.

Guest name - передача на станцию фамилии гостя при поселении. В дальнейшем эта фамилия отображается на дисплеях телефонных аппаратов, когда гость звонит из номера на другой телефон, установленный в гостинице.

Automatic Wake-Up - возможность установить средствами АСУ «Эдельвейс» побудки (напоминания) для гостя.

Message Waiting - включение индикатора «Вам сообщение» на телефонном аппарате в номере при внесении в АСУ «Эдельвейс» сообщения для гостя.

VIP - передача на АТС статуса гостя «VIP» при установке одноименного признака в карточке гостя в программе.

Language - передача на АТС идентификатора языка пользователя, выбранного для него в карточке резервирования, при поселении через АСУ «Эдельвейс». Может использоваться для отображения на дисплеях телефонных аппаратов, для выбора языка при прослушивании запрограммированных в станции сообщений и т.п.

В настоящий момент реализованы интерфейсы с АТС следующих производителей:

- Alcatel

- Definity

- Meridian

- Ericsson

- Panasonic

- NEC 

Тарификатор интернет-трафика Продукт Барсум Wi-Fi (собственная разработка компании «Рексофт») - универсальное решение для организации биллинга и управления процессом предоставления широкополосного доступа в Интернет по технологии Wi-Fi, взаимодействующее с оборудованием различных производителей.

 

Системы удаленного бронирования

Осуществляется стыковка с системой бронирования Key System (www.keysystem.com). Конкретный вариант стыковки целиком зависит от условий контракта между гостиницей и Key System. Это же относится и к возможным контактам с другими глобальными системами бронирования (напр. Алеан, Академсервис). 

Система контроля доступа (электронные замки)

Из наиболее известныхсистем, присутствующих на рынке, можно назвать норвежскую VingCard, немецкую Messerschmitt AG, испанскую TESA или итальянскую CISA.

Эдельвейс обеспечивает автоматическое создание ключа-карты на рабочем месте службы приема и размещения с указанием определенных параметров (номер комнаты гостя, ФИО гостя, номер лицевого счета, срок действия ключа-карточки, зона ограничения доступа и т.д.)

Существует возможность использования ключа-карточки в качестве внутригостиничной клубной карты. Осуществляется идентификация гостя в службе приема и размещения, ресторанах, барах, кафе, точках продаж.

Платное и интерактивное телевидение. Основные H3BecTHbiecnc TeMbi: GeneralSatellite, GuestLink, Active. Предоставляется возможность просмотра гостем платных каналов при соответствующей отметке статуса гостя в Эдельвейсе (открытие и закрытие каналов в автоматическом режиме).

Производится автоматическое начисление стоимости просмотра платных каналов, начисление стоимости дополнительных услуг, заказанных через систему на лицевой счет гостя в Эдельвейсе.

Существует возможность просмотра гостем своего лицевого счета на экране телевизора и т. п.

 

Система внутреннего кредита (на базе электронных носителей)

При наличии в точках продаж (ресторан, бар, сауна, казино, спортивный зал и т.п.) считывателей электронных карт, объединенных в единую сеть (например, на базе системы контроля доступа) Эдельвейс позволяет настроить перенос счетов за такие услуги на общий счет клиента с последующим расчетом клиента у портье при выезде. При этом возможна как кредитная, так и депозитная схема оплаты с контролем остатка.

Создание единого расчетно-платежного пространства (Портье - Ресторан - Бар - Точки продаж);

- персональное обслуживание  постоянных гостей (специальные привилегии,кредитование,зачеты, авансы);

- возможность использования  различных схем кредитования  и авансов (минимальные и максимальные границы, текущее состояние);

- различные формы идентификации  и расчетов (магнитные карты, смарт-карты, proximity-карты, Touch Memory, штрих коды, удостоверения);

- клубные технологии (членство, абонементы, взносы, льготы, клубные  карты);

- учет операций с партнерами  и гостями;

- создание и ведение  балансов партнеров и гостей;

- зачеты приходных и  расходных финансовых операций, корректировки;

- зачеты складских операций;

- межбалансовые зачеты.

 

В области управления точками продаж и оказания услуг (медицинские, развлекательные, в т.ч. бильярд, боулинг, сауна, фитнес и т.д.):

- резервирование и контроль  использования ресурсов (бильярд, боулинг, сауна);