Методы получения информации для принятия управленческих решений

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Основные методы получения и обработки информации о ситуации принятия управленческого решения.

2.1. Источники получения информации.

Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:

1. Источники внутри самой  компании:

- специализированные группы  сотрудников;

- деятельность специализированных  групп сотрудников;

- периодические отчеты;

- всевозможные информационные  связи.

2. Публикуемые источники:

- отчеты правительственных  агентств;

- отчеты торговых организаций;

- научные публикации;

- торговые журналы;

- справочники и списки;

- общие публикации.

3. Другие компании:

- поставщики;

- рекламные агентства  и средства массовой информации;

- заказчики (включая дилеров  и оптовиков);

- конкуренты.

4. Информационная индустрия:

- фирмы, занимающиеся исследованиями  в области маркетинга;

- другие специализированные  агентства, такие как служба газетных  вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д. 4

В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая продать «время и место». Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все большая доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

2.2. Полезность информации.

К качеству информации предъявляются определенные требования, прежде всего требование о том, чтобы она удовлетворяла пользователей информации, иначе говоря, была полезной.

Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

1) уместность и своевременность  информации - способность повлиять  на принятие решения пользователем  и удовлетворить его интересы  в нужный момент или к определенному  сроку;

2) достоверность информации - гарантия объективности и правдивости  представляемых данных, что предполагает  необходимость указания методов  сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно  понимать назначение представляемой  информации и проверить ее;

3) сопоставимость информации - возможность сравнения показателей  с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует  применения определенных стандартов  в предоставлении информации;

4) доступность и понятность  информации - представление информации  в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять  ее для принятия решения, не  боясь допустить ошибку. Для ясного  понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления  отражали существо вопросов, были  четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные  языки;

5) конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за  распространением информации среди  внешних пользователей, а также  за ее содержанием и характером.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие уровни управления.

 

2.3. Информационные ограничения.

Информация необходима для рационального решения проблем. Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например, связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

Если информацию получить по приемлемой цене непросто, но такая возможность скоро появится, самое правильное для руководителя - отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что время не является критическим фактором, и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от принятия более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода и издержки по большей части субъективно оцениваются руководителем, что, в особенности, относится к оценке руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения улучшений.

На Рисунке 1 проиллюстрированы три варианта обстоятельств, с которыми может столкнуться руководитель, оценивая затраты и выгоду от дополнительной информации.

 

 

Рисунок 1 - Зависимость между стоимостью информации и выгодой от ее приобретения

По варианту «А» выгода от каждой дополнительной единицы информации равна затратам на ее получение. В той мере, в какой руководство готово платить за получение дополнительной информации, оно будет иметь дополнительную выгоду. Однако ограничения временных и интеллектуальных возможностей менеджера в плане усвоения и использования все большего количества информации должны, в конечном счете, сделать покупку дополнительной информации экономически нецелесообразной.

По варианту «В» расходы на получение дополнительной информации перекрываются выгодами до определенной точки. За нею руководству не следует стремиться к получению дополнительной информации, поскольку даже при улучшении решения с ее помощью расходы превысят выгоду.

По варианту «С» выгоды от получения дополнительной информации, очевидно, превосходят затраты на нее. В такой ситуации получение дополнительной информации явно желательно. Тем не менее, и в этом случае временные и интеллектуальные ограничения должны, в конечном счете, резко снизить пользу от приобретения информации.

2.4. Получение и обработка информации.

Современные технологии принятия управленческих решений, в том числе возможности экспертного оценивания, позволяют при выработке и принятии управленческих решений лицом, принимающим решения (ЛПР), учитывать основные аспекты взаимодействия «ситуация—ЛПР» за счет возможности использований качественных и количественных оценок как формализуемых, так и не формализуемых составляющих ситуации, в которой ЛПР осуществляет активные управленческие воздействия.

Для адекватного представления ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и данные качественного характера. Это обеспечивается с помощью широко используемых в процессе принятия решений экспертных технологий, социологических опросов.

Получаемая информация о ситуации принятия решения должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная, либо недостаточно полная информация может приводить к принятию ошибочных и неэффективных решений. Однако не меньшие трудности возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает проблема отбора информации, действительно представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения.

Целесообразной при получении и обработке информации о ситуации принятия решения является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности и тенденции развития ситуации. Естественно, что такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими достаточными знаниями и опытом в области, к которой принадлежит ситуация принятия управленческого решениям

1. Стабильность: по стабильности  информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

2. Функция управления: по  функциям управления обычно классифицируют  экономическую информацию. При этом  выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и  оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Примером плановой информации является разработка бизнес - плана предприятия на перспективный период.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Внешними источниками информации служат данные международных организаций, правительства, официальной статистики, периодической печати, а также данные, полученные в результате проведения маркетинговых исследований как самой фирмой, так и собранные другими организациями (торговыми палатами, торговыми ассоциациями, специализированными маркетинговыми организациями, исследовательскими центрами). Сюда же относится информация, полученная на выставках, ярмарках, конференциях и совещаниях; от клиентов.

Внутренние источники информации находятся в самой фирме. Это - различные документы и отчеты, сообщения торгового персонала, обзоры рекламаций потребителей и т.д.

При передаче информации из одного отдела в другой, из одной организации в другую образуются информационные потоки.

Информационные потоки - это потоки данных, передаваемых материальными носителями, то есть с помощью разного рода коммуникаций: почты, телеграфа, радио и телефона, телефакса, спутниковой связи, электронной почты, компьютерной сети и т.д.

Обычно выделяют три вида информационных потоков, касающихся положения предприятия. Прежде всего, это внутрифирменная информация: портфель заказов, состояние запасов, отчетная документация, которая крайне важна для организации и должна постоянно обновляться. Эта информация ретроспективна, выражена количественно, но она не оказывает решающего влияния на стратегическое управление.

Информация, извлекаемая извне, есть, по сути, внешняя информация. Сюда относят сведения о проектах конкурентов, рыночных исследованиях, каталогах поставщиков и потребителей, профессиональных салонах-выставках. Данная информация нуждается в особой обработке, так как, отражая внешнюю сторону дела, она может сильно отличаться от реального положения, скрываемого конкурентом.

Наконец, информация, которая исходит от самого предприятия. В принципе, предприятие обычно закрыто для внешнего наблюдения, оно старается контролировать свой имидж. Информация, которая может быть получена на рынке - из специальной прессы, исследований конъюнктуры, банков данных и др. - обычно очень важна, но так как она в той или иной мере формализована и стандартизирована, то не совсем доступна. Намного интереснее в стратегическом плане информация, доступная в силу официальных или неофициальных связей.