Документирование управленческой деятельности

Содержание 

Использование сокращений слов в текстах документов………………….2-12

Назначение и порядок  оформления трудового договора……...…………..13-16

Список используемой литературы…………………………………………17-18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Использование сокращений слов в текстах документов

1. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ  СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым  типом письма или любой звукозаписи, заключающая в себя всю или  основную часть речевой информации документа. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ИПК Издательство стандартов, 2008. - С. 5.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт  и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или  приказ по личному составу, письмо-предложение  или гарантийное письмо, акт ревизии  кассы или акт о выделении  к уничтожению документов с истекшими  сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно  выделить общие требования к текстам  служебных документов:

· краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

· объективность и достоверность  информации;

· составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения  работы с ними;

· структурирование текста документа, деление его на такие  смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

· широкое использование  трафаретных и типовых текстов  при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует  уделить языку и стилю служебных  документов, т. к. при составлении  текстов документов используется деловой  стиль со специфическими признаками:

· нейтральный (без эмоциональной  окраски) тон изложения;

· точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);

· краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и  т.д.) Андреева, В.И. Составление и оформление управленческой документации // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 1. - С. 18.;

· употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период…", "направляем на рассмотрение и утверждение…", "проверкой установлено, что…");

· ограниченная сочетаемость слов;

· безличный характер изложения  текста;

· употребление специальных  терминов ("решили", "постановили", "приказываю");

· использование сокращенных  слов (экз., с., см., и т. д.);

· использование универсальных  слов с неопределенным значением;

· исключение из текста архаизмов ("сего года", "при сем направляем");

· исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском  языке: "продлить договор", а не "пролонгировать договор", как  обычно пишут. Нечетеров, И. Пишем письма / И. Нечетеров // Кадровый вопрос. - 2012. - № 10. - С. 22.

К стандартным аспектам языка  делового документа относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.

О том, какие виды сокращений применяются при написании текстов  служебных документов, будет рассмотрено  далее.

 

2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИЧЕСКИХ СОКРАЩЕНИЙ И СЛОЖНОСОКРАЩЕННЫХ СЛОВ  В ТЕКСТАХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Виды сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому  в устной и письменной речи в целях  компрессии (сжатия) речи для обозначения  понятий используют сокращения. Их можно разделить на две группы.

Различают два вида сокращенных  слов: лексические сокращения (аббревиатуры) и графические.

Аббревиатура (лексическое  сокращение) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части  составляющих их букв или частей слов (ГИБДД, РФ, горгаз, зам. и др.). Аббревиатуры имеют произношение и от них могут образовываться производные слова: ГАИ - гаишник.

В русском языке первые аббревиатуры возникли еще до революции. Вначале они вводились осторожно  и не отличались особым неблагозвучием: Лензолото, Рускабель…

Аббревиатуры существуют как самостоятельные слова, поэтому  в устной речи произносятся в сокращенном  виде. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб.: Питер, 2005. - С. 69.

Все разнообразие аббревиатур  можно разделить на несколько  групп:

1. Инициальные - сокращения, образованные из начальных букв  слов, обозначающих понятие; которые,  в свою очередь, подразделяются  на:

а. буквенные (при чтении произносятся буквы): ОАО, МЧС, РЖД;

б. звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, АЭС, вуз;

в. буквенно-звуковые (при  чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО.

2. Слоговые - состоят из  слогов, слов и их частей (Ленгаз, Мосторг, главбух).

3. Частично сокращенные  слова (образованы из части  или частей и полного слова): Мослесопарк, хозрасчет, рембаза, профсоюз.

4. Усеченные - представляют  собой части слов (зам., зав., спец.).

5. Телескопические сокращения (образованы из начала и конца  составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника).

6. Смешанного типа - при  составлении используют и инициалы, и слоги, и части слов (СПбэнергосбыт). Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - С. 110.

Графические сокращения - сокращенные (укороченные) обозначения слов и  единиц измерения, используются только в письменной речи, при чтении произносятся как полные слова.

Типы графических сокращений:

- точечные: стр.- страница, др. - другие, т. п. - тому подобные, см. -- смотри, эт. - этаж, ул. -- улица и др.;

- дефисные: г-н - господин, гр-н -- гражданин;

- косолинейные: п/о -- почтовое отделение, б/г -- без года и др.;

- нулевые, или курсивные  (как правило, так обозначаются  физические величины: т, кг, см, л);

- комбинированные: ж.-д. -- железнодорожный, сев.-зап. - северозападный и др. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - С. 112.

В служебных документах допускается  использовать только общепринятые графические  сокращения. Их достаточно много, они  перечислены в государственных  стандартах, словарях.

Перечислим некоторые  общепринятые графические сокращения:

т. е. - то есть;

и т. д. - и так далее;

и т. п. - и тому подобное;

и др. - и другие;

и пр. - и прочие;

см. - смотри;

в. - век;

г. - год;

н. э. - нашей эры;

г. - город;

обл. - область;

р. - река;

оз. - озеро;

стр. - страница;

доц. - доцент;

проф. - профессор;

ж. д. - железная дорога;

ж.-д. - железнодорожный;

им. - имени.

2.2 Правила использования графических сокращений в текстах служебных документов.

При составлении текстов  документов нередко возникает вопрос, а как же правильно и грамотно сократить слова? На данный момент стандартизированы  некоторые принятые виды сокращений, такие как:

1) почтовые сокращения  слов, обозначающих населенные пункты (г. - город, обл. - область);

2) названия месяцев (янв. - январь, дек. - декабрь);

3) условные обозначения  физических величин и единиц  измерения (см - сантиметр, кг - килограмм,  мм - миллиметр, км - километр);

4) сокращения, принятые в  учетно-отчетной документации (Сбербанк, квит. № - квитанция №, расч. счет - расчетный счет, кор. счет - корреспондентский счет);

5) наименования должностей, ученых званий, степеней (проф. - профессор,  доц. - доцент, к. ю. н. - кандидат юридических наук, д. м. н. - доктор медицинских наук, зам. - заместитель, зав. - заведующий, и.о. - исполняющий обязанности).

Написание дат в деловых  документах подчиняется следующим  правилам: если обозначение даты в  тексте состоит только из года, слово  год пишется полностью: план научных  изысканий на 2009 год, бюджет на 2008 год. Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия  и года, то она имеет следующее  написание:

в марте 2009 г., в июне - июле 2008 г., в первом квартале 2006 г., в I - II кварталах 2004 г., в первом полугодии 2005 г.

Слова "год" и "годы" сокращаются до "г." и "гг.", если они приведены в датах  с обозначением месяца, квартала, полугодия. Нечетеров, И. Пишем письма / И. Нечетеров // Кадровый вопрос. - 2012. - № 10. - С. 23.

Употребляя в тексте документа  графические сокращения, следует  учитывать: удобно ли сокращение для  произнесения и запоминания; не совпадает  ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения  другого понятия, используемого  в той же области. Янковая, В.Ф. О языке управленческих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 4. - С. 48.

При употреблении графических  сокращений следует помнить, что  допускается употребление в тексте только общепринятых графических сокращений, зафиксированных в государственных  стандартах и словарях.

Прежде чем включать в  текст документа сокращения, следует  тщательно проанализировать:

а) удобно ли такое сокращение для произнесения вслух, запоминания;

б) не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением  для обозначения другого понятия  в той же области или с названием  фирмы, организации, торговым наименованием  и др.

Во всех остальных случаях  следует включать полную форму слова  наряду с сокращением. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Проспект, 2011. - С. 118.

При использовании сокращений в текстах деловых документов следует придерживаться некоторых  правил и требований:

1. Сокращение не должно  совпадать по форме с общепринятыми  словами или другими сокращениями. Оно должно быть обратимым  - разворачиваться в полное наименование.

2. Сокращения должны быть  единообразны на протяжении всего  документа.

3. Нельзя сокращать слово,  если оно является единственным  членом предложения.

4. Нельзя сокращать слова  и словосочетания, если возможно  различное понимание текста

5. Сокращение должно соответствовать  нормам русского произношения  и правописания.

6. Сокращение до одной  буквы допускается, только если  оно является общепринятым.

7. Сокращенные названия  учреждений, марки изделий пишутся  с прописной буквы.

8. Сокращение не может  заканчиваться на гласную или  й.

9. Мягкий знак отбрасывается.

10. Удвоенная согласная  не сохраняется.

11. Условные обозначения  физических, математических, химических  величин должны соответствовать  государственным стандартам.

12. Графические сокращения  во множественном числе, как  правило, не удваиваются, исключения  составляют: гг. - годы; пп. - пункты и некоторые другие.

13. Не допускается перегружать  текст графическими сокращениями. Так, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста, например: "Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ". Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.

служебный документ сокращение

2.3 Сложносокращенные слова  в текстах служебных документов

Сложносокращённые слова - разновидность  сложных слов, слова, возникшие на основе составных наименований и  терминов путём сокращения всех или  части слов, их составляющих.

Основные типы сложносокращенных  слов:

1) образованные из начальных  звуков или названий начальных  букв слов (звуковые аббревиатуры -- вуз, МХАТ; буквенные аббревиатуры -- ЦК (цэ-ка); буквенно-звуковые аббревиатуры -- ЦДСА (цэ-дэ-са), ЦДРИ (цэ-дри);