5. Аудит расчетов с подотчетными лицами

      5). Составить программы проведения  аудиторской проверки по плану: 

1. Законодательные нормативные акты, регулирующие объект проверки.
2. Источники информации для проверки.
3. Вопросы для составления плана и программы аудиторской проверки.
4. Перечень аудиторских процедур.
5. Типичные ошибки.  

    2 вариант. Аудит  кассовых операций  и расчетов с  подотчетными лицами.

1. Законодательные нормативные акты, регулирующие объект проверки.
1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (приказ Минфина РФ №94н от 31.10.2000г.);
2. "НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РФ" Часть 1 от 31.07.1998 N 146-ФЗ
3. "НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РФ" Часть 2 от 05.08.2000 N 117-ФЗ
4. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001г.;
5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ №34н от 29.07.1998г.).
6. Положение о порядке покупки и выдаче ин. валюты для оплаты командировок (Приказ ЦБ России №62 от 25 июня 199 г.) (редакция от 20 август 2002 г.)
7. Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ (Приказ Минфина РФ №49н от 6 июля 2001 г.) ред. №91 от 9 ноября 2001г.
8. Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран (приказ Минфина №64Н от 02.08.2004г.);
9. О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу (письмо Минтруда РФ, Минфина РФ №1037-ИХ от 17.05.1996г.);
10. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (решение совета директоров Банка России №40 от 22.09.1993г.);
11. О служебных командировках в пределах СССР (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС №62 от 07.04.1988г.);
12. Унифицированные формы первичной учетной документации (постановления Госкомстата РФ №55 от 01.08.2001 г., №26 от 06.04.2001г.).
13. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995г.);
2. Источники информации для проверки.

      Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

      - Приказ об учетной политике;

      - авансовые отчеты;

      - журнал регистрации авансовых отчетов;

      - приказы о направлении работников  в командировку;

      - список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из  кассы;

      - заявления на выдачу денег  из кассы;

      - документы, подтверждающие произведенные  расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

      - журнал регистрации командировок.

      Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах  синтетического учета и отчетности:

      - балансе предприятия (форма №  1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская  задолженность, платежи по которой  ожидаются в течение 12 месяцев,  и стр. 628 - прочие займы, подлежащие  погашению в течение 12 месяцев  после отчетной даты);

      - отчете о движении денежных средств (форма № 4);

      - главной книге;

      - журнале-ордере № 7, объединяющем  в себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными  лицами (для журнально-ордерной формы  счетоводства), иные регистры аналитического  и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

3. Вопросы для составления плана и программы аудиторской проверки.

     Признаки  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении  расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, полу чающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

     Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

     Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник:

     Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами:

     По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вопроснику таблица 1.1. аудитор может сделать следующие выводы:

     1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен, отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

     2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

     3. Приказы о направлении работников  в командировки не оформляются,  при этом следует проверить,  не допускается ли под видом  командировочных расходов скрытое  авансирование работников предприятия.

     4. В нарушение Налогового Кодекса РФ суточные, возмещаемые сверх норм (свыше 700 руб. в сутки при командировкам на территории РФ) работникам предприятия, не облагаются НДФЛ.

     5. В нарушение Налогового Кодекса РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

     6. В нарушение Налогового Кодекса РФ сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

     7. В нарушение Налогового Кодекса РФ для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и к норм не ведется.

     8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяет аудитору сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен. Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

1. Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций» то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия.
2. Если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

     В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все  методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

4. Перечень аудиторских процедур.

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

     Проверка  своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

     При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления  соответствующих оправдательным документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

     Основные  контрольные процедуры:

1. «Подотчет 1.1.1» – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
2. «Подотчет 1.1.2» – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
3. «Подотчет 1.1.3» – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
4. «Подотчет 1.1.4» – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
5. «Подотчет 1.1.5» – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
6. «Подотчет 2.1.1» – проверка полноты оправдательных документов до командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
7. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.
8. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых.
9. «Подотчет 2.1.2» – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
10. «Подотчет 2.1.3» – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
11. «Подотчет 2.1.4» – проверка правильности возмещения командировочных расходов.
12. «Подотчет 2.1.5» – проверка правильности ведения командировочных расходов в пределах и сверх норм;
13. «Подотчет 2.2.1» – проверка удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;
14. «Подотчет 2.2.2» – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий).
15. «Подотчет 3.1.1» – проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным под отчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются;
16. «Подотчет 4.1.1» – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда) представителей участникам их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
17. «Подотчет 4.1.2» – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
18. «Подотчет 5.1.1» – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
19. «Подотчет 6.1.1» – проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7 «Расчеты с подотчетными лицами».
5. Типичные ошибки.