Учет, анализ и аудит внешнеэкономической деятельности

      Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета расчетов с подотчетными лицами это: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами, отсутствие аналитики по счету «Расчеты с подотчетными лицами», и так далее.

      5.1. ОТСУТСТВИЕ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ДОКУМЕНТОВ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ПОРЯДОК ВЫДАЧИ И ПОРЯДОК СПИСАНИЯ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ.

      Данный  вид нарушения является одной  из наиболее часто встречающихся  ошибок. Существование таких документов, является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из положений «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40.

      Для того, чтобы организовать своевременный  и полный контроль в организации  за движением подотчетных средств  и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

      Приказ  должен содержать сроки, на которые  могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки  и утверждения авансовых отчетов. Сроки, на которые сотрудники организации могут получить деньги под отчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться и предельные суммы выдачи денег под отчет.

      Кроме приказа, в организации должен быть установлен «лимит кассы». Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается с банком, в котором организация обслуживается. Для определения лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное число денежных средств, которые могут находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят обслуживающие банки, налоговые органы и органы МВД) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация неминуемо попадет под штрафные санкции. Помните! Если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхнормативной.

      Данный  документ, не только устанавливает  лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило это следующие виды затрат: командировочные расходы, закупка ГСМ, хозяйственные нужды.

      При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

      Штраф за превышение лимита достаточно высок. Согласно статье 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП: «нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда».

      5.2. НЕСОБЛЮДЕНИЕ ПРЕДЕЛЬНОГО РАЗМЕРА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ.

      Приобретение  материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и  технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Иногда и расчеты по долгосрочным договорам осуществляются через подотчет (достаточно часто встречается в практике случай - оплата по договору аренды)

      Получая денежные средства в подотчет, и  оплачивая контрагентам, суммы задолженности  за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации  выступает, по доверенности, от имени  своей организации – юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам – юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.

      Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическим лицами по одной сделке». Предельный размер наличных средств, используемых при расчетах между юридическим лицами, установлен в сумме 100 тысяч рублей.

      Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое-то имущество (работы, услуги) работник организации может осуществить оплату в размере не более 100 тысяч рублей по одному договору.

      При расчетах юридических лиц с физическими  лицами, вышеуказанных ограничений  не существует.

      Если  в организации будет обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между юридическими лицами, то на основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере от 400 до 500 МРОТ, с должностного лица от 40 до 50 МРОТ, то есть сумма достаточно большая, до 50 000 и 5 000 рублей соответственно.

      Центральный банк РФ, устанавливая предельный размер расчетов наличными деньгами, реализует  свои полномочия по установлению правил осуществления расчетов (пункт 4 статьи 4 Федерального Закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном Банке РФ (Банке России)»).

      Есть  еще одно обстоятельство, о котором  не следует забывать. С 28 июня 2003 года вступил в силу новый Федеральный  Закон РФ от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Введение данного закона непосредственно затрагивает вопросы оформления первичных документов, при осуществлении расчетов через подотчетных лиц.

      Согласно  этому Закону кассовые аппараты следует  применять всегда, когда стороны  рассчитываются наличными или с  помощью пластиковых карт. Обратите внимание: речь идет о расчетах не только с населением, но и со всеми юридическими лицами. До принятия закона №54-ФЗ, принимая наличные денежные средства от юридического лица, организация могла не применять кассовую технику, достаточно было выписать приходный кассовый ордер. А согласно новому Закону если подотчетное лицо расплатилось наличными, то помимо счета-фактуры, накладной, приходного кассового ордера ему должны выдать и чек ККТ. Сразу возникает вопрос:

      Нужен ли при наличных расчетах с юридическими лицами приходный кассовый ордер  в связи с введением в действие нового закона №54-ФЗ или достаточно только чека ККТ?

      При денежных расчетах с организацией выписывается приходный ордер, но этого теперь недостаточно. Кассовый чек при наличных денежных расчетах должен быть обязательно. Таковы требования нового закона.

      Таким образом, получается, что организация-продавец , принимая от юридического лица денежные средства, должна оформить фактически два платежных документа. Ведь на сегодняшний день Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 никто не отменял. А согласно пункту 13 данного Порядка по каждому платежу наличными денежными средствами, поступившими от юридического лица, выписывается отдельный приходный кассовый ордер. Следовательно, на руках у подотчетного лица должно быть фактически два подтверждающих документа об оплате, однако в авансовом отчете данная сумма должна быть отражена один раз.

      В заключение хочется отметить, что  организация аналитического учета  по наличным денежным суммам, уплаченным поставщикам через подотчетных лиц достаточно сложна.

      Поэтому организациям, планирующим значительные закупки, рекомендуется минимизировать расходы в режиме розничной торговли, оформив денежные расчеты по договорам  с поставщиками посредством безналичных  расчетов.

      5.3. ОТСУТСТВИЕ ТОВАРНОГО ЧЕКА

      Данный  вид нарушения является так же достаточно распространенным. Любая  организация, в процессе осуществления  хозяйственной деятельности, приобретает  какие либо материальные ценности в  розничной торговле. Это могут  быть любые хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях крупного субъекта хозяйственной деятельности, можно предусмотреть, чтобы закуп перечисленных ценностей был организован с помощью безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-то имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть.

      Имея  на руках денежные средства, принадлежащие  организации и осуществляя закуп  в рознице, сотрудник организации  будет выступать в качестве физического  лица. То есть в данном случае розничная  организация торговли осуществляет продажу не юридическому, а физическому лицу. В соответствии с налоговым законодательством, в частности со статьей 168 НК РФ, при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

      То  есть, если подотчетное лицо обратится  к продавцу розничного предприятия  с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так  как, пробив сумму покупки на ККТ  и, выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства.

      Однако  для целей списания подотчетной  суммы одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно сумму НДС, и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В том случае, если продавец розничного предприятия отказывает покупателю в выписки товарного чека (такие случаи нередки, несмотря на действующие Правила торговли) сотрудник организации должен убедить продавца выписать такой документ, в противном случае бухгалтер может не списать данную сумму расхода с подотчетного лица. И еще одна «мелочь» в товарном чеке запрещается использовать общие фразы, например, приобретены хозяйственные товары на сумму 300 (триста) рублей 00 копеек. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу.

      Форма товарного чека не является унифицированной  и в соответствующие альбомы  унифицированных форм не входит. Однако оформление этого документа является обязательным для торговой организации. Эта обязанность установлена Правилами продажи отдельных видов товаров, утвержденными Постановлением Правительства РФ 0т 19.01.1998 года №55. Основными реквизитами данного документа являются наименование продавца, наименование товара, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, осуществившего продажу. Для того, что не возникало спорных ситуаций с налоговыми органами, можно форму товарного чека разработать самостоятельно и закрепить ее в приложении к учетной политике организации.

      5.4. НАРУШЕНИЕ ПРИНЦИПОВ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ.

      В бухгалтерском законодательстве Российской Федерации существует специальный  документ, обойти своим вниманием, который  не может ни одно юридическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью. Это Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 года №107н.