Автоматизированная система тендерного отдела

В условиях цивилизованного  рынка торговые посредники освобождают предприятие от необходимости создавать сбытовую сеть, которая требует крупных инвестиций (в свою материальную базу, в рекламу, транспорт, складское хозяйство и т. д.). Они оказывают производителям и покупателям полный комплекс услуг, связанных с заключением и реализацией коммерческой сделки — от поиска партнера и составления контракта до гарантийного и послепродажного обслуживания, включая поставку, монтаж, наладку, испытания, запуск в работу оборудования.

Чем больше посредников  использует предприниматель, тем меньше непосредственных контактов с потребителями он получит, и, следовательно, ниже будет степень его контроля за рынком.

Торгово-посреднические операции по характеру взаимоотношений между  предприятием и посредником в практике зарубежного рынка делятся на следующие основные виды:

• операции по перепродаже, когда посредник покупает товар у производителя, т. е. становится его собственником;
• комиссионные операции — строятся на основе договора комиссии между предприятием и посредником. При этом посредник не покупает товар у производителя, а совершает сделки купли-продажи за его счет и за вознаграждение, обусловленное договором комиссии;
• агентские операции — строятся на основе агентского соглашения не на конкретную сделку, а на срок с распространением на определенный регион (заключаются между предприятием и посредником на осуществление операций купли-продажи за счет и от имени предприятия);
• брокерские операции, при которых посредник осуществляет контакт между продавцом и покупателем. Брокер за услугу  получает вознаграждение до 2-3 процентов. Такие операции почти всегда используются на биржах и аукционах и при купле-продаже одного или двух товаров. 

 

1.1.1.3 Практическое применение  маркетинга

 

Поиск поставщиков подразумевает:

• знание необходимого количества каждого вида продукции или услуг;
• определение коммерческих требований, таких как уровень обслуживания, поставка товара и т.д.;
• эффективное использование источников информации.

Для того, чтобы предприятие процветало, ему желательно иметь больше потенциальных поставщиков или заказчиков, чем необходимо. Предприятие должно иметь возможность обратиться еще куда-нибудь, если услуги поставщика стали обходиться чересчур дорого или он перестал удовлетворять предъявляемым ему требованиям, – часто возникают такие ситуации, как доставка, с опозданием, доставка лишь части заказанного или поставка слишком большого количества непригодной продукции. В противном случае это вызовет потерю товаров, потому что они не будут проданы, или потерю времени, потраченного на препирательства с поставщиком, либо на попытки найти другого поставщика. Кроме того, не попадая в зависимость от слишком маленького количества поставщиков, можно избежать ситуации, когда те смогут увеличить давление на себестоимость товаров предприятия-заказчика, повысив для него цены.

Существуют  разные типы поставщиков:

• Консервативные поставщики не обновляют свой ассортимент из года в год, пока их собственные поставщики не сменят продукцию. Они больше рассчитывают на изменение цен, чем на новые продукты. Они могут оказать значительную поддержку в настоящий момент.
• Новаторы, использующие новые идеи в области товаров и услуг.

Каждой  фирме нужны и консервативные поставщики и новаторы.

Предприятию необходимо делать регулярный обзор  поставщиков. Перечень требований к поставщику может включать следующее:

• индивидуальный размер заказа;
• частоту заказов;
• подробное описание товаров с техническими подробностями;
• качество;
• срок ожидаемого ответа;
• цены товаров;
• система скидок, которые позволят покупать большие партии товаров;
• налоги;
• обычные кредитные льготы;
• минимальный уровень заказа;
• временной интервал между заказом и доставкой;
• условия оплаты и доставки;
• наличие возможности получать товар частями в течение оговоренного периода, т.е. возможность подписать общий договор и в течение всего срока получать часть товаров в пределах оговоренного в общем договоре количества;
• условия срочных поставок.

Информация, полученная от поставщиков, фиксируется  и может составить базу для  постоянно ведущейся картотеки поставщиков.

В момент, когда планируется  новый заказ, очень важно иметь  возможность быстро и легко получить справку о предыдущих поставках  данного поставщика. Поспешная покупка  дорого обходится. Процедура оформления заказа и процедура контроля за ходом сделки основаны на картотеке поставщиков. Обзор состояния закупок, основанный на картотеке поставщиков, должен проводиться для того, чтобы оценить степень соответствия каждого поставщика требованиям данного заказчика.

Большие фирмы обладают так называемыми списками поступивших товаров. Это копии бланков заказов, используемые отделом, занимающимся приемкой заказанных товаров как для того, чтобы проверить соответствие доставленных товаров заказанным, так и для того, чтобы выявить несоответствия в количестве и дефекты в качестве полученных товаров.

Любой товар всегда производится по определенной технологии, позволяющей достигнуть его желаемых характеристик. Сейчас подавляющее большинство товаров изготовляется в соответствии с разработанными техническими требованиями, обычно четко изложенными в документации. Необходимо, чтобы технический уровень товара соответствовал мировому уровню аналогичных товаров на данный момент времени.

Качество  товара – важнейший уровень конкурентоспособности  – это степень достижения заданного технического уровня в каждой единице продукции при ее массовом производстве. 

Значимость фактора  сертификации продукции определяется тем, что товар, не прошедший требования обязательной сертификации, вообще не может продаваться потребителям.

В Российской Федерации введена обязательная сертификация, которую организует и контролирует Госстандарт России и иные государственные органы управления РФ. Госстандарт РФ утвердил перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации. К ним относятся товары, пользование которыми может быть опасным для здоровья потребителей. В этот перечень входят лекарства, медицинское оборудование, детские товары, наземные, водные и воздушные транспортные средства и т.д.

При импорте лекарств и других товаров, срок годности которых отсчитывается от даты их выпуска, в контрактах необходимо оговаривать, что срок годности, оставшийся к моменту поставки таких товаров, должен составлять не менее, например, 80% от срока годности, указанного на их упаковке. При импорте товаров в Россию следует согласовывать с иностранным продавцом более длительные гарантийные периоды с даты поставок, компенсирующие затраты времени на перевозки товаров на большие расстояния до потребителей.

 

1.1.1.4 Размещение  заказов через торги

 

В современных условиях торги являются распространенным способом размещения заказов на поставки массовых товаров, машин и оборудования, крупных партий сырья, выполнение научных, проектных и изыскательских работ, сооружение промышленных и социальных объектов. Торги проводят покупатели и заказчики государственного и частного секторов экономики развивающихся и промышленно развитых стран. Законодательства большинства развитых стран разрешают организациям с участием государственного капитала размещать заказы на приобретение товаров и услуг только через торги. Исключение может составлять оборудование уникальных технологических процессов, не имеющее конкурирующих аналогов. Размещение заказов без торгов разрешается в случае заказов запасных частей, при необходимости экстренных закупок для ликвидации последствий стихийных бедствий, а также приобретений в счет специальных межправительственных соглашений.

Покупатели, принявшие  решение о размещении заказов  через торги, создают тендерные комитеты, в состав которых входят технические и коммерческие эксперты, представители администраций. Председателями тендерных комитетов обычно назначаются руководители организаций, производящих закупки. Тендерные комитеты осуществляют всю организационную работу по проведению торгов. Они публикуют объявления о торгах, распространяют их условия между участниками, анализируют представленные предложения и выносят решения о передаче заказов.

Условия торгов обычно представляют собой отпечатанные типографским способом документы, содержащие порядок представления предложений, рассмотрения их тендерным комитетом и принятия решений о передаче заказов. Они включают технические и коммерческие условия контрактов, которые будут подписаны между заказчиками и выигравшими торги поставщиками, а также перечни специальных гарантий, подлежащих представлению участниками торгов.

В современной международной  торговле применяются различные  виды торгов, различающиеся между  собой способами привлечения  участников и гласностью результатов.

Объявления о проведении открытых торгов публикуются покупателями в газетах или специализированных журналах. Поэтому часто такие торги называют публичными. Понятие «открытые торги» происходит не от того, что об их проведении даются открытые публикации, а в связи с возможностью участия в них всех желающих фирм. Обычно открытые торги проводятся при размещении заказов на массовые товары, относительно несложное оборудование и услуги, которые могут предложить многие фирмы.

Продавцы, принявшие решение  об участии в объявленных торгах, выкупают их условия у тендерных комитетов. Выкуп условий торгов не накладывает никаких обязательств ни на продавцов, ни на устроителей.       

Приглашения к участию  в таких торгах рассылаются их устроителями непосредственно наиболее известным поставщикам и подрядчикам, имеющим достаточно высокий авторитет на внутреннем или мировом рынке. Получив такие приглашения, продавцы выкупают условия торгов у тендерных комитетов.

Закрытые торги обычно проводятся на поставки дорогостоящего современного оборудования с высокими техническими характеристиками и на сложные подрядные работы, требующие высокой квалификации.

При объявлении как закрытых, так и открытых торгов на сложное  оборудование, при значительных объемах поставок и работ продавцы обычно объединяются в консорциумы, состоящие из нескольких иностранных фирм — поставщиков основного оборудования и одной или нескольких национальных фирм, привлекаемых в качестве поставщиков вспомогательного оборудования или исполнителей строительных и монтажных работ.

Открытые торги дают возможность бороться за получение заказов гораздо большему числу фирм и консорциумов. Обычно в открытых и предквалификационных торгах принимают участие до нескольких десятков фирм и консорциумов, в закрытых торгах число участников сокращается до 5—7.

К установленному тендерным комитетом сроку закрытия торгов участники готовят комплексные технические и коммерческие предложения. С целью сохранения коммерческой тайны участники торгов передают свои предложения в последние минуты перед закрытием торгов. После закрытия торгов участники не имеют права менять условия своих предложений и обязаны в случае получения заказа выполнить его строго в соответствии с представленными предложениями. Чтобы исключить возможность отказа участников от своих предложений, условия торгов предусматривают обязанность претендентов предоставлять банковские гарантии серьезности предложений (bid bond) в размере 1—3% от общей суммы предложения.

В день закрытия торгов тендерные  комитеты организуют публичное вскрытие предложений. В присутствии всех участников торгов руководители тендерных комитетов вскрывают пакеты с предложениями, называют фирмы или составы консорциумов, подавших предложения, а также объявляют предложенные участниками цены. Такие торги называются гласными. При проведении негласных торгов тендерные комитеты не производят публичного вскрытия предложений и не объявляют ни состава участников, ни предложенных ими условий.

Объявление цен предложений  еще не позволяет судить о том, кто из участников торгов получит  заказ. Тендерные комитеты в течение определенного срока (от 1 до 3 месяцев) изучают представленные предложения в комплексе с техническими характеристиками, ценами, условиями кредитов и платежей, которые могут иметь существенные различия у участников. Каждый тендерный комитет пользуется своей методикой сопоставления предложений. В процессе рассмотрения предложений тендерные комитеты имеют право обращаться к участникам с просьбами сделать дополнительные уточнения и разъяснения их предложений. Нередко это право используется тендерными комитетами как повод для дополнительного согласования предложений участников в свою пользу.

Если участники торгов по каким-либо каналам получают информацию о конкурентоспособности своих предложений, то они, давая разъяснения и уточнения, имеют возможность косвенно улучшить технические и коммерческие условия. Известны случаи, когда тендерные комитеты явно преднамеренно способствовали утечке информации о положении участников торгов. Такая практика является грубым нарушением общепринятого порядка торгов. Особенно часто подобные нарушения допускаются при проведении торгов в странах с коррумпированной системой государственного управления. Другие участники торгов, чьи интересы оказываются ущемленными, практически не имеют никаких прав опротестовать действия и решения тендерных комитетов.

При гласных торгах решения  тендерных комитетов о передаче заказов победителям, а также информация о приведенных ценах других участников публикуется в печати или сообщается заинтересованным фирмам. При негласных торгах тендерные комитеты не публикуют никакой информации. Решение о передаче заказов при негласных торгах сообщается победителям в конфиденциальной форме.

Негласные торги обычно проводятся в тех случаях, когда  покупатели планируют дополнительное размещение аналогичных заказов и не хотят ориентировать конкурентов в уровне приемлемых условий.

 

Схема проведения торгов представлена на рис. 1.1.