Автоматизированные системы управления бизнес-процессами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

на тему: «Автоматизированные системы управления бизнес-процессами.

 Базовые концепции.

Концептуальная информационная модель технологии Workflow»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мариуполь 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение	3
Базовые концепции	5
Инструментальные средства описания процесса	11
Управление  выполнением процесса	13
Особенности программной  реализации	15
Место технологии Workflow в организации бизнеса	16
Стратегия внедрения  и использования	17
Список литературы	22

 

 

 

 

Введение

Любая информационная технология строится в зависимости от особенностей (потребностей или специфики) пользователей, и именно эти особенности определяют основу системы. Такой основой могут служить:

• функции банка (задачи);
• операции;
• документы и документооборот.

В первом варианте информационная технология представляет собой порядок выполнения функциональных задач, например: контроль входной информации — составление лицевых счетов — составление оборотной ведомости  — составление баланса. В этом случае упор делается на совместную работу сотрудников по выполнению одной банковской функции, т. е. для каждого функционального отдела банка существует своя технологическая цепочка. Стыковка (соединение) этих технологических цепочек имеет важное значение для четкого взаимодействия отделов и эффективной работы банка.

Во втором варианте информационная технология работает в  виде цепочки операций, например: ввод исходных данных — контроль — обработка  — вывод результатов. Под операцией  в данном случае понимается любая  работа, выполняемая сотрудником на своем рабочем месте, независимо от функциональной задачи, которую он выполняет. Здесь внимание уделяется организации обмена сообщениями между сотрудниками и подразделениями банка.

Третий вариант  представляет собой последовательность прохождения документа в процессе выполнения определенных функций: исходный документ — внутренний документ — результирующий документ. Таким образом, этот вид информационных технологий автоматизирует документооборот банка и называется Workflow (поток документов). Технологическая цепочка получается достаточно сложной как по форме, так и по набору выполняемых задач разного типа, поэтому она — с точки зрения одного документа — называется бизнес-процессом, который и является ключевым элементом Workflow. В реализации одного бизнес-процесса принимают участие несколько подразделений банка, в результате чего при построении этого вида информационной технологии важнейшей задачей является координация работы всех подразделений банка. Такая координация возможна только при наличии единого информационного пространства банка, поэтому построение WorkFlow-систем всегда сопровождается созданием базы данных или информационного хранилища.

Фактически, Workflow используют чаще в отношении систем автоматизации бизнес-процессов. После проведения описания и оптимизации бизнес-процессов следующим шагом будет процессная автоматизация. Для того, чтобы выстроенные процессы стали работать, необходимо средство для автоматической координации деятельности исполнителей - это и есть системы Workflow. Workflow используются для автоматизации текущей деятельности. То есть, позволяют документам автоматически проходить заданные маршруты и получать отчеты, как по содержанию документов, так и по процессу.

Workflow, ориентированная  на информацию и автоматизацию, имеет свою специфическую терминологию. Одним из понятий является объект это информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например: письмо, оборудование, счет). Объектом может быть любой ресурс, используемый в процессе.

 

Базовые концепции

 

Буквальный  перевод термина "workflow" как "поток  работ" является безусловно корректным грамматически, но почти никак не раскрывает его содержание. Более  информативно определение продуктов  класса Workflow как программных систем, обеспечивающих полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет);

событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);

операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор).

Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели, представленной на рисунке 1.

Рисунок 1.  
Концептуальная информационная модель технологии Workflow.

 

 

Несмотря на то что модель подготовлена в соответствии с требованиями стандарта IDEF1X, ее общая  интерпретация и анализ не требуют  от специального изучения правил используемой методологии. В рамках этой модели ПРОЦЕСС  состоит из ОПЕРАЦИЙ и других ПРОЦЕССОВ. ОПЕРАЦИЯ адресуется ИСПОЛНИТЕЛЯМ, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких ОПЕРАЦИЙ. ОБЪЕКТЫ участвуют в выполнении ОПЕРАЦИИ. СОБЫТИЯ могут влиять на выполнение ОПЕРАЦИЙ, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения. ОПЕРАЦИИ обрабатывают СОБЫТИЯ, являясь реакцией системы на происходящие СОБЫТИЯ. Жизненный цикл ОБЪЕКТА связан с внешними СОБЫТИЯМИ и ОПЕРАЦИЯМИ, выполняемыми в составе ПРОЦЕССА.

Приведенные понятия  не исчерпывают множество терминов, определений и особенностей технологии Workflow, тем не менее рассмотренная концептуальная модель и/или ее различные модификации служат основой программной реализации любой системы класса Workflow. При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:

• разработка описания бизнес-процесса;
• управление выполнением бизнес-процесса;
• интеграция используемых в процессе приложений.

Соответственно  этим задачам в составе системы  можно выделить типовые компоненты (рисунок 2) и проанализировать связи между ними.

Рисунок 2.  
Задачи и компоненты системы класса Workflow.

Инструментальные  средства описания процесса предназначены  для формирования формального описания процесса в виде упорядоченного множества  операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз.

В свою очередь  средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и/или  прикладной системе информацию, необходимую  для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации процесса.

Представление бизнес-процесса как процесса Workflow

Все ли бизнес-процессы могут быть описаны как процессы Workflow? Какие бизнес-процессы целесообразно  представлять в виде процессов Workflow?

Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка  управления процессами, содержащими  как автоматизированные - выполняемые  средствами информационных систем, так  и неавтоматизированные - выполняемые  вручную операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если, конечно, этот процесс:

• выделен;
• структурирован;
• выполняется по правилам, которые можно сформулировать;
• периодически повторяется.

Первые три ограничения являются ответом на вопрос "какие процессы можно описать", а последнее - "какие целесообразно".

Многие специалисты  в области анализа бизнес-процессов  используют для их описания методологию  функционального моделирования IDEF0. Следуя сложившимся традициям, мы также применяем эту методологию для иллюстрации перечисленных ограничений.

Итак, процесс  должен быть ВЫДЕЛЕН из всей массы  выполняемых на предприятии работ, заданий и действий. Обобщенное представление  такого процесса в методологии IDEF0 приводится на рисунке 3 - диаграммы верхнего уровня, определяющей взаимосвязи процесса с исполнителями и объектами, выступающими в качестве входов (исходные данные и материалы), управлений (ограничения на выполнение) и выходов (результаты выполнения). В методологии IDEF0 соответствующие связи называются IDEF-дугами. Количество присутствующих на диаграмме IDEF-дуг и их содержание могут быть любыми, но нельзя представить в виде Workflow процесс с исходными данными, неопределенными по составу, непредсказуемым результатом, неопределенными или неуправляемыми правилами выполнения и отсутствием исполнителей. Строго говоря, соответствующий процесс вряд ли можно считать бизнес-процессом, удовлетворяющим приведенному в начале статьи определению.

Рисунок 3. 
Обобщенное представление бизнес-процесса в методологии IDEF0.

 

 

Кроме того, процесс  должен иметь внутреннюю СТРУКТУРУ - не быть вырожденным, состоящим из одной единственной операции.

В методологии  функционального моделирования IDEF0 структура бизнес-процесса может быть раскрыта на диаграмме декомпозиции (рисунок 4), которая сохраняет входы, выходы, управления и исполнителей, указанных на родительской диаграмме, а также содержит составляющие процесс операции, подпроцессы и связи между ними. Функциональная модель бизнес-процесса представляет собой набор иерархических диаграмм, аналогичных представленной на рисунке 4, с метками для каждой IDEF-дуги, раскрывающими ее содержание.

Рисунок 4.  
Пример декомпозиции бизнес-процесса в методологии IDEF0.

 

 

Уровень вложенности подпроцессов не ограничен, что позволяет описывать функциональную модель процесса любой сложности. Средства описания процесса Workflow реализуют соответствующую возможность, как правило, путем запуска дочерних процессов в указанных операциях родительского процесса и согласования получаемых результатов с последующими операциями.

Формирование  функциональной модели бизнес-процессов  является первым шагом подготовки к  внедрению системы класса Workflow. Хотелось бы обратить внимание на следующие  немаловажные обстоятельства.

• Внедрение системы класса Workflow базируется не на маршрутизации прохождения документов и не на автоматизации группы операций или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций.
• Технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операции.

В качестве элементарной операции можно использовать как рутинное, формальное действие, например "зарегистрировать учетные данные клиента", так и творческую, нетривиальную задачу, скажем "разработать технологию подъема". Следует лишь определить IDEF-дуги, связывающие эту операцию с другими в рамках рассматриваемого процесса.

При всей важности функционального моделирования  тем не менее представленных в  функциональной модели данных еще недостаточно для полного определения процесса. Третьим требованием представления  бизнес-процесса в виде процесса Workflow является НАЛИЧИЕ ПРАВИЛ выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события.

Для того чтобы пояснить принципы формирования правил, рассмотрим категории операций, выполняемых в рамках бизнес-процесса (рисунок 5).

Рисунок 5.  
Категории операций, выполняемых в рамках бизнес-процесса, и примеры.

 

 

Будем рассматривать  операции, выполняемые группой исполнителей. В качестве направлений систематизации выберем согласованность времени выполнения (синхронно, асинхронно) и области действия (локальная или распределенная). Для выполнения синхронных локальных операций требуется наличие всех исполнителей в одно время и в одном месте. Синхронные распределенные операции выполняются в одно и то же время исполнителями, которые могут находиться в разных местах. Асинхронные локальные операции выполняются членами группы в одном, определенном месте, но в различное время. И, наконец, асинхронные распределенные операции выполняются членами группы исполнителей в различных местах и в различное время.