Коммуникация в Студенческом Совете Санкт-Петербурга

                                                   Федеральное агентство

 

Санкт-Петербургский Государственный  Электротехнический Университет «ЛЭТИ» им.  В. И. Ульянова (Ленина)

 

 

 

Гуманитарный факультет

 

 

 

Кафедра «Связи с общественностью»

 

                                                          Курсовая работа

 

Тема:

«Коммуникация в Студенческом Совете Санкт-Петербурга»

                                                                                        

 

 

                                                                                         Студент: Иванова Юлия

                                                                                         Группа№ 6716

Преподаватель:Кисельников В. М.

 

Санкт-Петербург, 2009 г.

Содержание:

1)Введение.

2) Характеристика организации. 
3) Анализ коммуникационной ситуации с точки зрения теоретической позиции 
4) Выявление слабых мест в построении коммуникации 
5)Предложение по оптимизации коммуникации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Для изучения такой неоднозначной  и сложной проблемы, как коммуникация в организации,  автор выбрал Студенческий совет Санкт-Петербурга. С точки зрения автора, он интересен для рассмотрения не только потому что в своей работе он руководствуется целым рядом иных организаций, регулирующих его деятельность, но и потому что будучи молодежным органом самоуправления, он сталкивается со многими трудностями. Цель данной курсовой работы – это выбор стратегии для достижения наиболее эффективной коммуникации в выбранной организации. 
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: 
1.Охарактеризовать выбранную организацию. 
2.Проанализировать теоретические подходы. 
3.Выявить "слабые места" в построении коммуникации в организации. 
4. Предложить пути построения успешной коммуникации.

 

Характеристика  организации.

Итак Совет является коллегиальным совещательным органом при Правительстве Санкт-Петербурга, созданным в целях координации деятельности исполнительных органов власти Санкт-Петербурга, общественных объединений и органов студенческого самоуправления по формированию и проведению в жизнь государственной молодежной политики Санкт-Петербурга, направленной на решение проблем студенчества. Также в состав Совета входит по одному студенту, делегированному от студентов образовательных учреждений высшего профессионального образования независимо от формы собственности, зарегистрированных на территории Санкт-Петербурга, имеющих лицензию на право ведения образовательной деятельности и прошедших государственную аккредитацию, обучающемуся по очной форме. 
В состав Совета входит пять студентов, делегированных от студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования независимо от формы собственности, зарегистрированных на территории Санкт-Петербурга, имеющих лицензию на право ведения образовательной деятельности и прошедших государственную аккредитацию, обучающихся по очной форме. Студенты, представляющие учреждения среднего профессионального образования, направляются для работы в составе Совета по согласованию с общественной организацией "Совет директоров средних профессиональных учебных заведений Санкт-Петербурга" (далее - Совет директоров СПУЗ). 
Кроме того в состав Совета входят представители Комитета по молодежной политике и взаимодействию с общественными организациями и Комитета по науке и высшей школе, а также лица, делегированные ими, и представители региональной общественной организации "Совет ректоров вузов Санкт-Петербурга" и Совета директоров СПУЗ. 
Персональный состав Совета утверждается распоряжением Комитета по молодежной политике и взаимодействию с общественными организациями сроком на один год. 
Члены Совета участвуют в его работе на общественных началах.

Задачами Совета являются: 

- Разработка предложений по  основным направлениям молодежной  политики Санкт-Петербурга и механизму ее реализации с учетом проблем студенческой молодежи. 
 - Анализ проблем студенческой молодежи, поиск путей и методов их решения. 
 - Пропаганда и популяризация высшего и среднего профессионального образования в молодежной среде. 
 - Участие в разработке проектов законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, связанных с решением проблем студенческой молодежи. 
 - Обсуждение вопросов, затрагивающих интересы студенческой молодежи. 
 - Содействие администрациям образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, расположенных в Санкт-Петербурге (далее - образовательные учреждения), в создании необходимых условий, способствующих активному вовлечению студенческой молодежи в различные сферы жизнедеятельности образовательных учреждений и повышению социальной активности студенческой молодежи. 
  - Содействие организации разнообразных видов социально значимой деятельности студенческой молодежи в образовательных учреждениях и проведению различных мероприятий, способствующих развитию личности, формированию гражданственности и патриотизма студенчества, реализации его социальных, творческих и трудовых инициатив. 
 - Содействие утверждению здорового образа жизни в образовательных учреждениях, профилактике правонарушений и девиантного поведения у студенческой молодежи. 
 - Информационное обеспечение студенческой молодежи по различным вопросам жизнедеятельности образовательных учреждений и реализации молодежной политики Санкт-Петербурга.¹

 

                                        Модели организации

Любая организация в  своей деятельности руководствуется  некой моделью. Это позволяет  структурировать работу, выявить  основные проблемы и учесть опыт организация, использующих ту же модель. Атор работы хотел бы рассказать о нескольких наиболее интересных с его точки зрения моделях организации.

  Особый интерес с точки зрения теории организации представляет модель бюрократии М. Вебера. В ней присутствует некий стандарт ("идеальный тип"), с которым сравниваются существующие организации. Он обладает характеристиками, которые в нашем сознании ассоциируются с качествами, присущими большим организациям, а именно: высокий уровень специализации; четко установленная иерархия полномочий с ясно очерченными границами ответственности; отбор и расстановка кадров, основанные на заслугах перед организацией; управление, базирующееся на правилах, которые позволяют достигать цели наиболее эффективным способом. Вебер полагал, что бюрократия-наиболее рациональный тип организации.²

Мэри Паркер Фоллет предполагает изучение психологических аспектов функционирования организации. Она  подчеркивала важность учета потребностей и интересов индивида и необходимость  поддержки сотрудничества между  людьми. М. Фоллет указывала, что личные потребности побуждают человека к труду. При этом она исходила из того, что основу организации составляют взаимосвязи индивидов и что деловая организация - это часть большой и целостной человеческой организации, которая называется обществом. 
С ее точки зрения, организационные проблемы на уровне правительства или частного предприятия возникают из-за неспособности строить и поддерживать динамические и гармоничные человеческие отношения. Для того, чтобы изменять поведение людей на рабочем месте, менеджеры должны влиять на сложившиеся у них установки и привычки.³

В целом М. Фоллет пришла к выводу, что: 1) все проблемы, всякий раз, когда  они возникают, в основном являются проблемами человеческих отношений; 2) несмотря на то, что каждый человек  уникален, существуют общие аспекты индивидуальных реакций на аналогичные ситуации, позволяющие разрабатывать принципы администрирования; 3) эти принципы следует применять там, где требуется устанавливать и добиваться достижения общих целей.

Крис Аржирис, написавший работу "Личность и организация", указывал, что традиционные организационные процессы зачастую вступают в противоречие с естественным стремлением людей к развитию. Он отмечал, что люди по мере их взросления склонны к движению от пассивности к активности, от зависимости к независимости, от простого к более сложному поведению, от поверхностных к более глубоким интересам, от кратко- к более долговременной перспективе, от подчиненной позиции к равенству, от упрощенного восприятия действительности к многостороннему.

Однако в традиционном менеджменте, с его точки зрения, наблюдается тенденция недооценивать эти особенности развития личности взрослого человека, от которого ожидают зависимости и покорности. Но в условиях жестких ограничений служащие могут реагировать на определенные управленческие решения недоверием и враждебностью. Когда это случается, управление может "дать новые трещины", что в дальнейшем ведет к замкнутому кругу отрицательных взаимодействий. Согласно К. Аржирису, было бы правильнее признавать потребности индивидов в развитии, и на этой основе искать способы, с помощью которых они могут быть согласованы с потребностями организации. Задача менеджера состоит в том, чтобы обнаружить совпадения между потребностями индивида и требованиями организации. Для ее решения может оказаться необходимой помощь консультанта-интервенциониста.

Такой консультант или специалист по организационному развитию не должен навязывать решения извне, но должен помогать организации уменьшать  источники беспокойства с тем, чтобы  управленцы и работники могли прийти ко взаимно согласованным решениям проблем. К. Аржирис пишет, что у консультанта есть три задачи:  
1) помогать генерировать правильную и полезную информацию;  
2) создавать условия, при которых клиенты могут делать осведомленный и свободный выбор;  
3) помогать клиентам разрабатывать внутреннее, со всеми согласованное решение⁴.

Аналогичный круг вопросов рассматривал Дуглас МакГрегор в работе "Человеческая составляющая предприятия" . Д. МакГрегор считал, что традиционный подход к управлению, который он назвал "теорией X", базируется на нескольких положениях: 1) большинство людей чувствуют отвращение к работе; 2) их нужно принуждать к труду и управлять ими; 3) работники предпочитают, чтобы ими руководили, и избегают ответственности. 

С его точки зрения, более эффективный подход исходит из следующих положений: 1) расход физических и умственных усилий в работе так же естественен, как игра или отдых; 2) цели организации достигаются лучше, если они стали также и личными целями; 3) при наличии соответствующих условий человек учится не только брать на себя ответственность, но и стремится к ней; 4) вклад в общее дело - основа для оценки размеров индивидуального вознаграждения.

Как и у К. Аржириса, эти положения  непосредственно указывают на необходимость создания условий, при которых потребности личности и потребности организации должны составлять единое целое. 
Следуя за тенденциями в естественных и общественных науках, специалисты в области теории организации в 1960-х и 1970-х гг. стали рассматривать организации как системы. Организации, подобно другим открытым системам, чтобы выжить, вынуждены взаимодействовать с окружающей средой (см. Теория систем). Катц и Канн предложили ряд характеристик, которые управляют поведением открытых систем . 

Эти характеристики включают:

- Поступления (входы) энергии  из окружающей среды. Например, организациям для того, чтобы  действовать, нужны трудовые ресурсы,  материалы, финансовые ресурсы  и т. д. Особый ресурс, который  также необходим организациям, это  - информация.

- Производительность: организации как системы преобразовывают поступления (ресурсы) в приемлемые результаты (выпуск продукции, услуг). В основном эти процессы являются суммой внутренних операций организации.

- Результаты: продукты, произведенные организацией, возвращаются в окружающую среду. Очевидно, что любая система для того, чтобы функционировать, должна производить необходимый продукт или услугу, которые имеют ценность для окружающей среды. Неспособность удовлетворить потребность или спрос приведет к потере ресурсов, необходимых для выживания системы.

- Отрицательная энтропия: энтропия предполагает, что все  системы движутся по направлению  к хаосу и упадку. Эффекту энтропии  можно противодействовать, забирая  энергию из окружающей среды с избытком и сохраняя для будущего использования (отрицательная энтропия).

- Устойчивое состояние:  оно достигается, когда цикл  вход-выход-обратная связь продолжает  происходить в сбалансированной  форме. При попытке достичь  устойчивого состояния, организации зачастую стремятся управлять большей частью окружающей среды и образовывать различные подсистемы, которые могут потребовать нового согласования.⁵

Джеймс Томпсон увязал понятие открытой системы с понятием закрытой системы, которая менее  интегрирована и, следовательно, лучше управляема . Основывая свои работы на идеях социолога Талкотта Парсонса, Томпсон предложил три организационных уровня ответственности и управления: технический, административный и институциональный. Техническая часть организации касается эффективного исполнения стоящей задачи; административная - посредничества между техническими группами и клиентами организации, а также снабжения необходимыми ресурсами; институциональная же часть касается связей между организацией как институтом и общественной системой, частью которой она является. Согласно Томпсону, логика закрытых систем, сосредоточенная на технической эффективности, более соответствует техническому уровню. А логика открытых систем, нацеленная на взаимодействие с окружающей средой, - более подходит для институционального уровня. Административная же подсистема нужна для посредничества между двумя другими уровнями организации.

Взгляд с позиции  открытых систем также привел к усилению внимания к вопросам межорганизационных отношений. Каст и Розенцвейг считают, что существуют определенные общие характеристики окружающей среды, которые влияют на все организации. Среди них можно отметить культурные, технологические, образовательные, политические, юридические, природные, демографические, социологические и экономические факторы . Все организации некоторым образом находятся под воздействием данных факторов.

Известно, что  важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления. Для конкретной организации, выбранной автором для исследования, сложность заключается в том, что информация к ним поступает из очень большого количества источников. Как то администрация города, ВУЗов, некомммерческих и коммерческих компаний, заинтересованных в сотрудничестве с Советом. Распределять подобные мощные плохо структурированные потоки информации на практике оказывается весьма сложно. Важно также учитывать и тот факт, что часто различные организации преследуют интересы, вступающие в противоречия с интересами других сторон.