Модель организации

Введение

Слово «организация» происходит от латинского organize — делать сообща, стройный вид, устраиваю. Организация рассматривается как процесс и как явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, например, процесс создания работоспособного коллектива. Любая организация – это, прежде всего, люди и работа, которую они выполняют. Однако набор людей и работ еще не представляет из себя организации. Для того чтобы произошел переход от проектирования работы к проектированию или созданию организации, необходимо определенным образом соединить виды деятельности  и работников между собой. Единство людей, образующих коллектив, и условий их деятельности образуют содержание такого понятия как «организация». Организация преобразует на основе соответствующих технологий находящиеся в её распоряжении материальные, трудовые, информационные ресурсы и с помощью этого обеспечивает достижение целей входящих в неё лиц. В этом и состоит её главная функция. Но основным элементом организации, определяющим её характер, основные цели, направленность развития, остается все, же коллектив. Ведь она - это, прежде всего совокупность людей, а не вещей. В современном менеджменте рассматривается множество самых разных организаций, которые представляют собой "совокупность" людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия. Организации окружают современного человека на протяжении всей его жизни, в организациях - детских садах, школах, институтах, учреждениях, клубах, партиях - большинство людей проводит огромную часть своего времени. Организации (предприятия) создают продукцию и услуги, потребляя которые человеческое общество живет и развивается; организации (государственные учреждения) определяют порядок жизни в обществе и контролируют его соблюдение; организации (общественные) являются средством выражения наших взглядов и интересов. В основе теории организации лежит теория систем. Система — это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов. Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную. Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в менеджменте в конце 50-х гг. явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью системного подхода. Системный подход — это не набор каких-либо принципов для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению. Он применяется как способ упорядочивания управленческих проблем: их структурирование, установление взаимосвязей и зависимостей элементов проблем. Центральным понятием данного подхода является система. Существует множество классификаций систем. В менеджменте считается, что существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Цель данной курсовой работы - это исследовать открытую и закрытую системы, а также модели организации.

Глава 1. Закрытые системы

1. Понятие закрытых систем

Понятие закрытой системы  возникло в физике. Это система, является самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Взаимодействие происходит только внутри системы между ее структурными компонентами, так как она имеет жесткие фиксированные границы и ее действия относительно независимы от среды. Взаимодействие происходит только внутри системы между ее структурными компонентами. Закрытая система имеет источник энергии (ресурсов) внутри себя. Она характеризуется внутренними связями и создается людьми для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего персонала, компаний или учредителей (профсоюзы, политические партии). Примеры закрытых систем: работающие часы с внутренним источником энергии, работающая автомашина, самолет, автоматическое производство со своим собственным источником энергии и т.д.Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать  более закрытой, если контакты с  окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация. Закрытые системы в чистом виде игнорируют любые внешние эффекты и в идеале не должны ничего получать и ничего отдавать. Для большинства организаций такое существование невозможно. Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Закрытая система более стабильна, так как не подвержена изменениям при взаимодействии с окружением. Для закрытых систем  характерна детерминированность и линейность развития.

Закрытыми системами организации  традиционно являются решения отдельных производителей. Такие решения фокусируются на продукции одного конкретного производителя и часто приводят к дорогостоящему техническому обслуживанию и сервисным услугам, а также к ограниченным возможностям при расширении системы. При использовании закрытых систем ограничена совместимость с системами и устройствами других производителей. Всё это приводит к возникновению, так сказать, "островов автоматизации". Зачастую такие системы имеют встроенные шлюзы фирмы-производителя, которые переводят информацию или фильтруют её и, таким образом, поддерживают решения, реализуемые с устройствами данной фирмы. Клиент оказывается связанным с оборудованием и продуктами одной конкретной фирмы на весь срок службы системы. В закрытой системе организации стандарт продвигается одной определённой фирмой и принят лишь ограниченным количеством производителей. Также у закрытых систем организации в распоряжении лишь один инструмент или ограниченное количество инструментов, которые предназначены для устройств только одного производителя.

1.2 Свойства закрытых  систем

Устойчивость - устойчивость работы системы может быть нарушена при необоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Опыт управления показывает, что для повышения устойчивости работы, как правило, приходится устранять излишние звенья или подсистемы управления и значительно реже — добавлять новые. На устойчивость работы организации влияют внешние факторы (например, инфляция, спрос, взаимоотношения с партнерами и государством). Для повышения устойчивости работы необходимо быстро перестраивать коммуникации организации в соответствии с новыми целями и задачами.

Адаптивность - способность организации приспосабливаться к новым внешним условиям, возможности саморегулирования и восстановления устойчивой деятельности. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру, когда каждый субъект управления (подразделение, рабочая группа, работник) имеет возможность взаимодействовать с каждым.

Централизованность - речь идет о свойстве системы быть руководимой из какого-то единого центра, когда все части организации руководствуются командами из центра и пользуются заранее определенными правами. Живые организмы, например, функционируют под руководством центральной нервной системы. В коллективе централизованность осуществляет руководитель, лидер, менеджер; на предприятиях — администрация, аппарат управления; в стране — государственный аппарат. При высокой сложности системы или невозможности единого руководства из центра последний передает часть властных полномочий автономиям, происходит децентрализация управления.

Обособленность - Обособленность означает стремление системы к автономности, изолированности и проявляется при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий частей большой организации, конгломератных объединений, централизации и децентрализации управления. Способствуют обособлению и противоречия целей и интересов, процесс распределения прибылей между частями целого. Часто наблюдаются процессы обособления персонала в неформальные группы на основе личных связей, симпатий, общих взглядов и черт характера, близкого уровня образования, этнической принадлежности, возраста, должностного положения и т.д. Процессы обособления частей системы являются малоизученными и представляют интерес для исследователей.

Совместимость - взаимоприспособляемость и взаимоадаптивность частей системы. На уровне государства как крупной системы возникают проблемы совместимости национальной экономики с экономиками регионов, отраслей. В России, например регионы-доноры, имеющие в своем распоряжении больший объем природных ресурсов или высокоэффективные производства, вынуждены отдавать в центр большую часть прибылей (в форме налоговых отчислений), которые впоследствии направляются на нужды дотационных регионов Севера, Сибири, Дальнего Востока, что приводит к возникновению центробежных тенденций, дезинтеграции, различным противоречиям и конфликтам. На уровне предприятий нередко возникают противоречия интересов организации и потребностей ее подразделений. К примеру, руководство компании может принять решение о направлении большей части прибыли, зарабатываемой одним подразделением, на развитие другого, в данный момент убыточного.

Целостность - первичность целого по отношению к частям; появление у системы новой функции, нового качества, органично вытекающих из составляющих ее элементов, но не присущих, ни одному из них, взятому изолированно.

Структурность - возможна декомпозиция системы на компоненты, установление связей между ними.

Иерархичность - каждый компонент системы может рассматриваться как система (подсистема) более широкой глобальной системы.

Синергичность - однонаправленность (или целенаправленность) действий компонентов усиливает эффективность функционирования системы. Приоритет интересов системы более широкого (глобального) уровня перед интересами её компонентов.

1.3 Модели организаций

Механистическая модель (Ф. Тейлор, А. Файоль, М. Вебер) - эта модель появилась в конце XIX в. и получила широкое распространение в начале XX в. Теоретической основой данной модели являются положения школы научного менеджмента. В рамках этого направления была выдвинута теория, согласно которой самой эффективной формой организации является так называемая рациональная бюрократия. С точки зрения этой модели, предприятие представляет собой механизм, являющийся комбинацией основных производственных факторов: средств производства, рабочей силы и материалов Целью предприятия является увеличение прибыли, рентабельности капитальных вложений, общего оборота капитала. Для достижение этого с максимальной эффективностью при минимальных затрата необходимо оптимально использовать все имеющиеся в распоряжении виды ресурсов. Это означает, что управление организацией в первую очередь должно быть направлено на оперативное управление, помощью чего оптимизируется структура всего процесса производства. В соответствии с этим подходом эффективность функционирования организации оценивает по некоторому экономическому показателю. Этот показатель определяется как отношение, выпущенное продукции к затраченным ресурсам. Механистическая модель организации (также называемая моделью рациональной бюрократии) имеет ряд как положительных, так отрицательных черт. К плюсам можно отнести то, что данная модель позволяет установить технические и экономические связи между различными факторами производства и определить их зависимость друг от друга. С другой стороны, эта модель недостаточно учитывает роль человеческого фактора в эффективной работе организации. Также механистической модели используются некоторые положения школы научного менеджмента, которые критически оцениваются современной наукой и практикой, например, стремление к завоеванию позиций на рынке главным образом за счет снижения издержек, а не роста доходов или приоритетная ориентация на крупные предприятия, а также всеобщий контроль четкого выполнения плановых заданий и т. п. Эти недостатки ограничивают возможность применения механистической модели.

Другой моделью, появившейся и широко распространенной в начале XX в., была модель, в которой организация представлялась как коллектив работников, сформированный по принципу разделения труда. В этой модели человек выделялся в качестве главного фактора производительности предприятия.  Элементами этой модели являются мотивация работников, коммуникации, внимание к работникам, лояльность, коллективное принятие решений. Таким образом, моделируется система отношений между людьми в рамках данной организации. Особое внимание при этом уделяется стилю управления, его влиянию на показатели производительности и удовлетворению работников своим трудом. Предпочтение отдается демократическому стилю руководства. Он обеспечивает наиболее полное раскрытие способностей работающих путем вовлечения их в процесс принятия управленческих решений, а не только их исполнения. Главная задача управляющего звена в рамках данной модели — организация и управление персоналом. Организация персонала заключается в определении его структуры и состава, регулировании отношений между работниками, координации процессов, направленных на достижение поставленных целей. Управление персоналом подразумевает личный контакт с сотрудниками, необходимый для своевременного принятия решений и успешной реализации намеченных планов. Если управление персоналом поставлено правильно, то у организации не должно возникать проблем с достижением определенного Уровня доходов, объема выпускаемой продукции и т. п. Таким образом, критерием успешной работы в рамках этой модели является повышение эффективности организации за счет совершенствования кадровых ресурсов. Это требует разработки специальных методов, с помощью которых должна проводиться оценка качества труда, выявляться внутренние процессы, требующие усовершенствования с целью повышения производительности труда. Недостатком данной модели является концентрация внимания только на одном внутреннем факторе — человеческом ресурсе и подчинение ему всех остальных факторов производства. Это ограничивает возможности модели в поиске резервов Для повышения эффективности организации. Эта модель, как и механистическая, относится к типу «закрыты» моделей организации. Это означает, что организация рассматривается как некая замкнутая система и не учитывается воздействие фактров внешней среды. К таким факторам относятся, например, конкуренция, сбыт, взаимодействие с органами власти и пр. Поэтому впоследствии были созданы другие модели, для которых характерна «открытость», т. е. учет того, что кроме внутренних факторов и условий функционирования на эффективность организации оказывают влияние и факторы внешней среды. Сейчас большинство моделей организации строится на основе понятий теории систем. Организация представляется в виде сложной системы, обладающей определенными свойствами, которая может быть описана некоторыми графическими, математическими и другими моделями.