Планирование труда и потребности персонала предприятия

Трудность при определении  оптимальных затрат заключена в  том, что доход, полученный от планирования, не может быть измерен точно при  помощи количественных методов. Эффект плановой деятельности опытный менеджер может определить, используя качественные и субъективные методы оценки.

Масштабы деятельности фирмы.

Масштабы деятельности фирмы ограничивают или, наоборот, расширяют  возможности планирования в организации.

Преимущества в осуществлении  планирования принадлежат крупным  фирмам, потому что они обладают необходимым потенциалом для того, чтобы предвидеть свое будущее:

• у них выше финансовые возможности;

• они в своем большинстве  занимаются серьезными научными и проектными разработками;

• они обладают высококвалифицированным персоналом и в состоянии привлекать таких же высококвалифицированных специалистов со стороны и т.д.

Крупные фирмы, как правило, имеют в своем составе специальные  плановые подразделения. Вместе с тем  даже солидные экономические организации  для определения плановых стратегий зачастую обращаются к внешним консультантам, специализирующимся на вопросах планирования. В связи с быстрым распространением в последние десятилетия стратегического планирования некоторые консультационные фирмы сделали его своей исключительной областью деятельности. Такие фирмы иногда называют "салонами стратегии".

Небольшим экономическим  организациям сложно проводить широкомасштабную плановую работу, в особенности дорогостоящее  стратегическое планирование. Однако они могут:

- использовать некоторые формы планирования, особенно оперативное планирование;

- применять уже готовые  модели стратегий, созданные известными  компаниями и исследовательскими  фирмами, и стремиться к определению  собственных стратегий по мере  роста организации.

Несмотря на трудности осуществления планирования в небольшой организации, оно необходимо ей, пожалуй, еще в большей мере, чем крупной. Внешняя среда у такой организации менее поддается контролю и более агрессивна, чем у крупной фирмы, следовательно, будущее мелкой фирмы более неопределенно и непредсказуемо.

Нужно сказать, что у  небольшой фирмы есть свои преимущества в организации планирования. Главное  из них - внутренняя среда такой организации  более проста, а потому более обозрима и предсказуема. Помимо этого в  маленькой организации легче создать особый психологический и социальный климат, позволяющий сплотить людей вокруг интересов организации, ее целей.

Сочетание формального  планирования с другими способами  принятия решений.

Формальное, то есть сознательно, при помощи особых методов организованное, планирование является только одной из форм принятия управленческих решений Помимо формального планирования практически каждый менеджер использует так называемое "интуитивное предвидение", то есть планирование, основанное на опыте руководства, его "трезвом расчете", а также на совокупности индивидуальных качеств, иногда описываемых как инстинкт, находчивость, творческие способности (креативность), особое чутье (нюх) и т.п. и ассоциирующихся с одаренными предпринимателями.

Интуитивное планирование может успешно сочетаться с формальным планированием, а в некоторых случаях оно оказывается более эффективным, чем формальные методы. Во многих случаях действительность ограничивает возможность формального планирования и, наоборот, делает предпочтительным планирование интуитивное. Почему? Ответ на этот вопрос кроется в самой природе рынка. Каждая рыночная ситуация является сочетанием неповторимых, уникальных обстоятельств. В то же время методы формального планирования - это обобщение типичных, повторяющихся черт рыночных явлений, и поэтому они не могут стать ключиком, открывающим тайну уникальности. Здесь лучшим помощником оказывается интуитивное, или "неявное", по выражению Л Хайека, знание ситуации.

Еще одной причиной сокращения сферы формального рационального планирования в пользу интуитивного является то, что менеджер - это человек с характерными для него страхами, внезапными вспышками надежды и другими не полностью поддающимися контролю сознания эмоциями. И очень часто принятие решений о будущем связано с такими эмоциями. Характерным примером иррационального поведения в финансовой сфере являются действия в случаях биржевых паник или, наоборот, спекулятивных бумов, охватывающих различные биржи мира и связанных с массовыми сдвигами в психологическом состоянии участников биржевой деятельности.

Специфика российского  рынка.

Упомянутое в пункте о предпринимательских сетях  влияние несовершенств российского  рынка на перспективы их использования  в отечественной экономике является общей чертой, ограничивающей широкое применение прогрессивных форм планирования в российском бизнесе.

К факторам, ограничивающим использование планирования в отечественных  условиях, относятся:

• чрезмерно высокая  степень неопределенности на российском рынке, обусловленная продолжающимися глобальными изменениями и коллизиями во всех сферах общественной жизни экономической, политической, социальной, духовной и пр.(непредсказуемость таких изменений снижает масштабы и горизонты планирования и затрудняет составление плана хотя бы на три года вперед);

• низкий уровень накопления капитала в российских экономических  организациях, не позволяющий осуществлять эффективные затраты на организацию  планирования;

• отсутствие эффективных  юридических и этических норм, регулирующих поведение предпринимателей, отсутствие культуры отечественного рынка.

1.4 Принципы планирования в экономической организации

Принципы планирования определяют характер и содержание плановой деятельности в экономической организации. Правильное соблюдение принципов планирования создает предпосылки для эффективной работы фирмы и уменьшает возможность отрицательных результатов планирования. Еще А. Файоль определил четыре основных принципа планирования, назвав их общими чертами хорошей программы действия- это единство, непрерывность, гибкость, точность.

Принцип единства (холизма) предполагает, что планирование в  экономической организации должно иметь системный характер. Понятие "система" означает: существование  совокупности элементов; взаимосвязь  между ними; наличие единого направления развития элементов системы, поведения, ориентированного на общие цели. Как основные составляющие понятия "система" могут быть выражены во внутрифирменном планировании? Их можно описать, используя категории "координация" и "интеграция". Элементами планирования в организации являются отдельные подразделения, входящие в нее, и отдельные части процесса планирования. Взаимосвязь между подразделениями осуществляется на координации и на горизонтальном уровне, то есть на уровне функциональных подразделений (отдела маркетинга, производственного отдела, финансового отдела и т.д.).

Единое направление  плановой деятельности, общность целей  всех элементов экономической организации  становятся возможными в рамках вертикального  единства подразделений (т.е. единства в рамках управленческой иерархии, например: организация в целом ==> продуктовое подразделение ==> цех => бригада), их интеграции. Координация плановой деятельности отдельных функциональных подразделений выражается в том, что: • деятельность ни одной части организации нельзя планировать эффективно, если такое планирование не связано с плановой деятельностью отдельных единиц данного уровня; • всякие изменения в планах одного из подразделений должны быть отражены в планах других подразделений. Таким образом, взаимосвязь и одновременность - главные черты координации планирования на предприятии. Интеграция плановой деятельности предполагает, что в организации существует разнообразие относительно обособленных процессов планирования и частных планов подразделений, то есть разнообразие подсистем планирования, но каждая из подсистем действует исходя из общей стратегии фирмы, а каждый отдельный план является частью плана более высокого подразделения и организации в целом. Все планы, созданные в организации, - это не просто совокупность, набор документов, это их взаимосвязанная система.

Принцип участия тесно  связан с принципом единства. Принцип  участия означает, что каждый член экономической организации становится участником плановой деятельности, независимо от должности и выполняемой им функции. То есть процесс планирования должен привлекать к себе всех тех, кого он непосредственно затрагивает. Планирование, основанное на принципе участия, называют партисипативным. Каковы выгоды реализации принципа участия?

Во-первых, каждый из участников организации получает более глубокое понимание организации, знание различных сторон ее жизни. Он получает более обширную и объективную информацию об организации, чем раньше. В целом процесс обмена внутрифирменной информацией облегчается.

 Во-вторых, личное  участие членов организации, в  том числе рядовых работников, в процессе планирования приводит  к тому, что планы организации  становятся личными планами работающих, а участие в достижении целей  организации приносит удовлетворение собственным потребностям работников. У каждого из работников появляются новые, ярко выраженные мотивы к эффективному труду, укрепляется командный дух в организации.

В-третьих, применение принципа участия способствует тому, что работники  организации, занимаясь планированием, развивают себя как личность. У них появляются новые навыки, новые знания. ширяется горизонт их личных возможностей, а значит, организация приобретает дополнительные ресурсы для решения своих будущих задач.

В-четвертых, партисипативное планирование объединяет две функции менеджмента, которые часто вступают в противоречие друг с другом, - оперативное руководство и планирование. Планы перестают быть чем-то внешним для руководителей. Руководители сами привлекаются к их составлению. Как организовать партисипативное планирование? Если организация невелика, система участия в процессе планирования может быть основана на непосредственных контактах между руководством фирмы, плановиками (если они есть) и работниками. Практическое участие коллективов работников в планировании может быть организовано в рамках таких структур, как кружки качества.

В крупных компаниях  для организации партисипативного планирования могут быть рекомендованы  более жесткие, вертикально построенные  структуры, которые позволят осуществлять Прямую и обратную связь между всеми уровнями организации.

Смысл принципа непрерывности  заключён в том, что:

- процесс планирования  на предприятиях должен осуществляться  постоянно в рамках установленного  цикла; 

- разработанные планы  должны непрерывно приходить на смену друг другу (второй - на смену первому, третий - на смену второму и т.д.).

Второе из условий  непрерывности планирования - постоянное следование планов друг за другом - компании, как правило, соблюдают. В то же время  нередки случаи прерывания компаниями процесса планирования. Фирмы разрабатывают план в течение определенной части года, утверждают его и прекращают планирование до начала следующего периода. Процесс планирования должен быть непрерывным исходя из следующих важных предпосылок:

• неопределенность внешней  среды и наличие непредусмотренных  изменений делают необходимой постоянную корректировку ожиданий фирмы относительно внешних условий и соответствующее  исправление, и уточнение планов;

• изменяются не только фактические предпосылки, но и представления фирмы о своих внутренних ценностях и возможностях. Если фирма не будет учитывать такие изменения, запланированный и полученный результат может оказаться никому не нужным.

И наконец, непрерывный  процесс планирования позволяет обеспечивать постоянную вовлеченность работников фирмы в плановую деятельность со всеми вытекающими из этого выгодами.

Принцип гибкости взаимосвязан с принципом непрерывности и  заключается в придании планам и  процессу планирования способности  менять свою направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств. Для осуществления принципа гибкости планы должны составиться так, чтобы в них можно было вносить изменение, увязывая их с изменяющимися внутренними и внешними условиями. Поэтому планы обычно содержат так называемые резервы, иначе называемые "надбавками безопасности", или "подушками". Однако существуют определенные пределы резервов планирования:

-резервы, заложенные  в показателях, не должны быть  слишком большими, иначе планы  окажутся неточными;

-слишком низкие пределы  влекут за собой слишком частые  изменения в планах, что размывает  ориентиры деятельности фирмы. 

С финансовой точки зрения обеспечение принципа гибкости нуждается  в дополнительных затратах, причем уровень затрат должен соотноситься с вероятным будущим риском. Например, фирма должна быть готова выделить дополнительные затраты на приобретение оборудования, если по ее прогнозам выпуск новых видов изделий потребует переналадки такого оборудования.

Придание гибкости планам при помощи дополнительных затрат также имеет свои ограничения. Затраты могут оказаться настолько высокими, что гибкость плана и связанные с ней преимущества не окупят их.