Понятие «документ», его трансформация в связи с развитием науки и техники

- порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

- обязательные требования  к оформлению и порядок работы  с документами.

Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие  основные требования:

- обеспечение юридической  силы документа;

- создание условий для  оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования  для создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.

Действующие государственные  нормативно – технические документы  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных  управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в  нее документы применяются в  учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений  деятельности и форм собственности. Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований.

01-Государственный герб  Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской  Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные об  организации;

08-наименование вида организации;

09-дата документа;

10-регистрационный номер  документа;

11-ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12-место составления или  издания документа;

13-гриф ограничения доступа  к документу;

14-адресат;

15-гриф утверждения документа;

16-резолюция;

17-заголовок к тексту;

18-отметка о контроле;

19-текст документа;

20-отметка о наличии  приложения;

21-подпись;

22-гриф согласования документа;

23-визы согласования документа;

24-печать;

25-отметка о заверении копии;

26-отметка об исполнителе;

27-отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28-отметка о поступлении  документа в организацию;

29-идентификатор электронной  копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении  и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов составлен  с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения»  через управленческий аппарат. Отметки  на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками  фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа  на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для  фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации  документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа  содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого  реквизита на документе, которое  «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

 

Трансформация в связи  с развитием науки и техники

Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов": - "ДОКУМЕНТ - материальный объект с зафиксированной  на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный  для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного  использования".

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело": - "ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

ГОСТ "Делопроизводство и  архивное дело": - "РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный элемент оформления официального документа";

"ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, сведения об авторе, времени  и месте создания которого, содержащиеся  в самом документе или выявленные  иным путем, подтверждают достоверность  его происхождения".

"ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ  НОСИТЕЛЕ - документ, созданный с  использованием носителей и способов  записи, обеспечивающих обработку  его информации ЭВМ";

"ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО  ДОКУМЕНТА - информация, зафиксированная  любым типом письма или любой  системой звукозаписи, заключающая  в себе всю или основную  часть речевой информации документа";

"ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА  - свойство официального документа,  сообщаемое ему действующим законодательством,  компетенцией издавшего его органа  и установленным порядком оформления".

Новая редакция Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" предназначена  для учета новых технологических  изменений, прошедших за пять лет  с момента принятия закона. В проекте утверждается: "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа".

Статья 2 проекта федерального закона "Об электронной цифровой подписи": - "ЭЛЕКТРОННЫЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа". "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа".

Статья 4 проекта федерального закона "Об электронном документе" [8]: - "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования". Статья 5 проекта: - "Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком".

Действующий закон Республики Беларусь "Об электронном документе": - "ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим законом". Электронный документ ": должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком".

Закон Туркменистана "Об электронном документе": под электронным  документом понимается информация, зафиксированная  на машинном носителе, заверенная электронной  цифровой подписью в соответствии с  процедурой создания такой подписи"

Проект закона Республики Казахстан "Об электронном документе  и электронной цифровой подписи": - "ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний  элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств  обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразована  в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком". "ЭЛЕКТРОННЫЙ  ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, содержащее электронную подпись участника  системы электронного документооборота".

Некоторый разнобой в определениях традиционного документа, конечно, нежелателен, но не критичен. Их применимость и адекватность проверена многолетней  практикой и обеспечивается возможностями  человека. Иное дело - электронный документ, который воспринимается, преобразуется  и обрабатывается компьютером, а  не человеком. Отчетливо просматривается  тенденция на отождествление терминологии аналогового и электронного документооборота. Даже из общих соображений симметрии (и, соответственно, асимметрии) это  настораживает, механистическое распространение  понятий в общем случае должно вести к неудовлетворительным результатам.

Ведь не требуется, чтобы  аналоговый документ, например денежная купюра, мог бы быть преобразован в  форму, пригодную для однозначного восприятия компьютером. А вот для  электронного документа требование однозначного восприятия человеком поставлено. С другой стороны, насколько обосновано требование обязательной фиксации Электронного Документа на материальном носителе только потому, что аналоговый документ непременно зафиксирован. Попробуем разобраться в возникших вопросах.

В одних определениях прямо  заявлено о фиксации объекта, в других - только о его состоянии. Это одно и то же, так как состояние по умолчанию предполагает неизменность в течение конечного промежутка времени. Само слово "состояние" основано на понятии "стоять". В зависимости  от функции "элемента электронной вычислительной техники" его состояние может меняться с частотой от нуля (домен дисковой памяти) до герц (изображение на мониторе меняется 24-32 раза в секунду) и далее до гигагерц (чип процессора). В какой момент времени фиксировать электронный документ, тем более - "набор состояний элементов электронной вычислительной техники", в определениях не говорится, равно, как и не конкретизируются сами элементы, состояния которых есть форма представления сведения.

С позиций перспектив развития электронного взаимодействия все представленные определения электронного документа, по меньшей мере, неконструктивны для их применения в практике. Они основаны на неверной в данном случае ассоциации с традиционным документом. Можно говорить о фиксации аналогового документа, под которой понимается состояние определенных точек пространства (листа бумаги) в данный момент времени, так как аналоговый документ неотделим от носителя. Электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается.

Законодатели не понимают и даже не осознают динамический характер активного существования электронного документа. Грубо говоря, электронный документ индицируется во времени, а не в пространстве: чтобы переместить на малое расстояние электронный документ очень большого объема, достаточно ничтожного сечения провода, но значительное время, пропорциональное объему документа. Для аналогового документа ситуация обратная: аналоговый документ индицируется в пространстве, а не во времени. Для того чтобы переместить на малое расстояние аналоговый документ очень большого объема достаточно ничтожного времени, но значительный объем пространства, пропорциональный объему документа.

С определенными натяжками  требование закона можно применить  к статическим реализациям Электронного Документа в режиме хранения на магнитном носителе: но и здесь координаты хранения неопределимы - где-то на диске. Если полагать, что "Электронный Документ зафиксирован на машинном носителе", то становится недопустимой стандартная операция "дефрагментация диска". А как понимать дублирование файла на двух дискетах, его перезапись? Или передачу документа, файл был зафиксирован на одной машине, а теперь - на другой? Приходим к абсурду: фиксация (неизменность!) подразумевает изменение и в пространстве и во времени.

Предмет можно зафиксировать, электрон - невозможно, электрон существует, пока он движется. Предмет есть нечто  сплошное, атом почти весь состоит  из "пустоты". Образное, аналоговое отображение базируется на параллельной обработке информации: воспринимается весь предмет сразу, все множество  сигналов, исходящих от отдельных  точек предмета. В электронной  среде информация обрабатывается принципиально  последовательно. Когда в технике  говорят о параллельной обработке, это всегда означает небольшое число  каналов, несопоставимое с восприятием  образа человеком.