Понятие «документ», его трансформация в связи с развитием науки и техники

Если определения законов  положить в основу работы с Электронным Документом, то придется забыть об активизации документа, об его обработке, передаче, да и хранении - запись есть преобразование динамической реализации в статическую. Строго говоря, предписания законов фактически исключают электронное взаимодействие.

Рассмотрим теперь требование, что "Электронный Документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком". Если следовать данному предписанию, то надо запретить использование Электронного Документа, по крайней мере, в коммерческой деятельности - наиболее привлекательной и экономически эффективной области применения электронных документов. Так, почти все документы, связанные с документальным оформлением финансовых потоков, технологически реализуются в форме, недоступной для восприятия человеком, даже при их визуализации. Электронное платежное поручение есть некоторая строго упорядоченная совокупность двоичных чисел: номер (шифр) типа финансового документа, числовой адрес банка, клиента, номер счета, сумма, валюта, одна или несколько электронных цифровых подписей (ЭЦП), и др. банковские реквизиты. ЭЦП при визуализации представляется (в зависимости от стандарта) числом, включающим до 1000 двоичных разрядов, к тому же номера корреспондентского и банковского счета требуют еще по 80 разрядов, и т.д.

При визуализации электронного платежного поручения мы получим  несколько страниц, заполненных  случайной, с позиций человека, совокупностью  нулей и единиц. Можно преобразовать  двоичный код в десятичный, будет всего страница, заполненная цифрами. Но вряд ли от этого облегчится восприятие. Если же буквально выполнять закон, т.е. формировать и обрабатывать электронное поручение в виде, подобном аналоговому, то его объем настолько возрастает за счет ненужной для ЭВМ информации (но нужной для восприятия человеком!), что обработка, передача, хранение Электронного Документа станет экономически нецелесообразной. Более того, так как визуализация электронной цифровой подписи (150-разрядное! десятичное число) не воспринимается человеком, то отсутствует один из важнейших "реквизитов, позволяющих идентифицировать информацию", и согласно определению информация не является документом.

Можно, конечно, предположить, что закон предписывает возможность  создания на основе исходного электронного документа и ряда других, хранящихся в ЭВМ, некоторого третьего электронного документа, который использовал бы часть информации исходного. Например, вызвать согласно шифру типа финансового документа соответствующую форму аналогового отображения, вставить на заранее заданные места в этой форме числа, находящиеся в априорно определенных местах исходного электронного документа, установить на основе электронной цифровой подписи и хранящегося в машине каталога наименование плательщика и вставить в эту форму, и т.п. Тогда, действительно, человек сможет воспринимать сформированный документ. Но это совсем другой документ, не исходный! Электронная цифровая подпись нового документа должна отличаться от подписи исходного электронного документа, опять невозможна идентификация.

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и  кодирования технико-экономической  и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных  к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные  формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы  по виду оформления различаются как:

ПОДЛИННИК - первый или единичный  экземпляр документа;

ДУБЛИКАТ - повторный экземпляр  подлинника документа, имеющий юридическую  силу;

КОПИЯ - документ, полностью  воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющий  юридической силы;

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - копия  документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются  реквизиты, придающие ей юридическую  силу;

ВЫПИСКА - копия части  документа, оформленная в установленном  порядке.

В статье 9 проекта Федерального закона "Об электронном документе" устанавливается: "Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона". (Термин "юридическое значение" неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о "юридической силе" документа.)

Статья 11 проекта федерального закона "Об электронной торговле" гласит: "Все экземпляры электронных документов, подписанные при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), являются подлинниками. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. Копии электронных документов могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе".

В статье 9 закона "Об электронном  документе" Республики Беларусь, в  статье 7 закона "Об электронном документе" Туркменистана утверждается: - "Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу". В законах ничего не говорится об электронных копиях электронного документа, но явно допускается существование бумажных копий.

Если воспользоваться  приведенной выше терминологией  ОКУД, то возникает интересная коллизия: - "Что же такое подлинник? Все "экземпляры", или "первый или  единичный экземпляр"; отличаются ли между собой "подлинник" и "оригинал"; являются ли два файла электронного документа в разных форматах (например, .doc, .txt или .arj) идентичными?". Если отличаются, то какому из подлинников электронного документа можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по, каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то, чем один формат хуже другого?

Разработчики законов  не дают определений понятий "экземпляр  электронного документа", "подлинник электронного документа" "идентичные электронному документу", так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала, зафиксировано явно. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах.

Заключение

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как  уже отмечалось, документ — это  деловая бумага, оформленная с  учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и  имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством  регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или  отдельных должностных лиц.

В настоящее время в  России нет ни одного специализированного  действующего закона в сфере электронного взаимодействия, так, что можно говорить только о законопроектах, готовящихся  или уже внесенных для рассмотрения в Государственную Думу. Главным  позитивным моментом проектов является неформальное Признание специфики  электронного документа, его принципиального, качественного отличия от традиционного (бумажного). Пусть в неявной форме. Пусть с многочисленными недостатками, обусловленными глубоко ошибочными представлениями о подобии электронного документа. Пусть с неудачными попытками приспособить к новым реалиям традиционные представления о документе, сложившиеся еще до появления автомобиля, телефона, радио, компьютера. Это естественно для переходного периода качественного скачка в обработке информации.

В настоящее время отсутствует  общепризнанная теоретическая трактовка  электронного документа как нового системного явления. Рассмотренные  материалы исходят из подобия  электронного и традиционного документов. Такой подход эффективен только на начальных этапах использования  ЭВМ для электронного взаимодействия, когда ЭВМ выполняет функциональные задачи пишущей машинки. Развитие электронного взаимодействия столь стремительно, что уже в ближайшие годы данный подход потеряет право на существование. Соответственно, окажется бесполезной  вся нормативно-правовая база, разработанная  на основе указанной посылки.

Процесс перестройки восприятия масс достаточно долог, даже если его  инициировать в "правильном" направлении. Рассмотренные материалы показывают, что подавляющее большинство  пользователей не осознает качественное отличие электронного и аналогового  документов. Формирование нового системного понимания документа, выработка  и становление прогрессивного законодательства есть процесс эволюционный, но не революционный. Сразу это не делается, требуется  время. Но на смену бумажным документам стремительно приходит безлюдный, электронный  документооборот, для систем финансово-кредитной  сферы это уже реальность. Необходимо незамедлительно приступить к разработке очередного "поколения" нормативно-правовых документов, исходящих из перспективы  перехода к безлюдному документообороту.

Литература

1. Волков К.А., Приходько А.Н., Расина Т.А., Шутова И.М. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Учебное пособие. Санкт-Петербург, 2009.
2. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - 296 с.
3. Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. и др. Основы делопроизводства: Учебное пособие. М.: Экзамен, 2006.322 с.
4. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) Издательство: «Питер» (2010)