Порядок проведения инвентаризации денежных средств

 

Федеральное государственное образовательное  бюджетное учреждение высшего профессионального  образования «Финансовый университет при Правительстве  Российской Федерации» (Финуниверситет) Архангельский филиал Финуниверситета

 

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Контроль и ревизия»

на тему:

«Порядок проведения инвентаризации денежных средств»

 

 

 

 

 

 

    Порядок проведения инвентаризации денежных средств.

 

Самый распространенный метод фактического контроля — инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия  имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета.

К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и  синтетического учета должны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры.

Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения, обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и на счетах в банке установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49, кроме этого дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.[7]

В кассе организации  могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности.

Денежные средства представлены денежной наличностью.

К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы.

Бланками строгой отчетности являются: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные  абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

Материальную ответственность  за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

 Сроки и порядок  проведения инвентаризации кассы  и денежных средств, хранящихся  на расчетных и других счетах  в банках, устанавливаются руководителем  организации и закрепляются в  приказе об учетной политике.

Руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

- ранее привлекавшиеся к уголовной  ответственности за умышленные  преступления, судимость у которых  не погашена или не снята  в установленном порядке; 

- страдающие хроническими психическими  заболеваниями; 

- систематически нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие спиртными напитками  либо употребляющие наркотические  вещества без назначения врача.[4]

 С кассиром должен быть  заключен договор о полной  материальной ответственности. Помещение  кассы должно быть оснащено необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

 Инвентаризация кассовой наличности  проводится на основании приказа  (распоряжения) руководителя организации  комиссией в составе представителя  администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного  лица).

При проведении инвентаризации кассы, основные документы, которые необходимо проверить являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

Кассир должен дать расписку о том, что до начала проверки все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая в кассу, оприходована, а выбывшая списана в расход. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

При проверке кассовой книги необходимо проконтролировать соблюдение следующих  требований:

 – правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

 – кассовая книга должна  быть прошнурована, пронумерована  и опечатана сургучной или  мастичной печатью.

 Проверяя полноту и своевременность  оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, необходимо сравнить суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, также при необходимости проверяют непосредственно в банке.

 Расходование денежных средств  из кассы проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам.  При этом следует обращать  внимание на четкое оформление  документов: имеются ли расписки  получателей, нет ли на них  следов подчисток и исправлений.

 При инвентаризации кассы  необходимо также проверить: 

 – установлен ли лимит  остатка наличных денежных средств  в кассе; 

 – есть ли факты несоответствия  даты в расходных кассовых  ордерах и даты фактической  выдачи денежных средств;

 – правильность корреспонденции  счетов по кассовым документам;

 – своевременность депонирования  невыплаченных сумм заработной  платы. 

 Подсчет фактического наличия  денежных знаков и других ценностей  в кассе производится путем сравнения фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые  не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача (п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

 Результаты инвентаризации  наличных денежных средств и  документов в кассе оформляются  актом инвентаризации наличных  денежных средств по форме  № ИНВ-15, утвержденной Постановлением  Госкомстата России от 18.08.98г.  № 88, в нем приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

 Для отражения результатов  инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления их количественного расхождения с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию и принимаются к учету в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете излишки денежных средств и документов приходуются следующей проводкой:

 Дебет 50 «Касса» 

 Кредит 91 «Прочие доходы»

При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки  строгой отчетности» в номинальной  оценке.

 На сумму выявленной  при инвентаризации недостачи  денежных средств и документов  в учете осуществляется запись:

 Дебет 94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»

 Кредит 50 «Касса» 

При выявлении недостачи  бланков документов строгой отчетности они отражаются по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности»  в номинальной оценке.

 Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица, то ее сумма списывается следующей проводкой:

 Дебет 73 «Расчеты  с персоналом по прочим операциям»  субсчет «Расчеты по возмещению  материального ущерба»

 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

 Возмещение суммы  недостачи возможно из заработной  платы материально ответственного  лица, что отражается следующей  проводкой:

 Дебет 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»

 Кредит счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

 Если недостача  возмещается в кассу организации,  то в бухгалтерском учете отражается  проводка:

 Дебет 50 «Касса  организации»

 Кредит 73 субсчет «Расчеты  по возмещению материального  ущерба».

Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах в банках проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности. Организация может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Организация вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.

Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие  счета и в каких кредитных  учреждениях имеет организация. Проверяются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. Для учета  информации о наличии и движении денежных средств предназначен счет 51 «Расчетные счета». На этом счете денежные средства оцениваются только в валюте Российской Федерации (в рублях). Учет движение денежной наличности в иностранной валюте осуществляется на счете 52 «Валютные счета». При проверке денежных средств на валютном счете устанавливается правильность пересчета сальдо в валюте в рубли на основании официального курса рубля, установленного Банком России. Инвентаризация денежных средств, находящихся на хранении в банках, производиться путем сверки остатков сумм по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.

Полнота банковских выписок  устанавливается по их постраничной нумерации и переносу остатка  средств на счете. Остаток средств  на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке.

Достоверность выписок  инвентаризационная комиссия определяет путем проверки всех их реквизитов. При наличии исправлений необходимо провести встречную сверку данных выписок с записями в первом экземпляре лицевого счета, находящегося в банке.

Для оформления результатов  инвентаризации расчетов с кредитными учреждениями по претензиям, предъявленным  по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации, используется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17), к которому прилагается справка, отражающая сведения об остатках сумм, числящихся на субсчете 76/2 «Расчеты по претензиям».

 Учет денежных средств  в пути ведется на счете  57 «Переводы в пути». Проверка  средств на этом счете осуществляется  заключается в установлении документального  обоснования отраженных по нему  сумм. По каждому документу проверяется  своевременность зачисления перевода на счет в банке. В случае необходимости могут быть сделаны письменные запросы банку, почтовому отделению о причине задержки зачисления или перевода. [6]