Производственная и общая структура предприятия

Кроме того, анализируется  деятельность организации по следующим  покзателям: выполнение программы (плана) по объему; прибыль и убытки (доходы), использование доходов; рентабельность; средства заработной платы; себестоимость; фондоотдача; производительность труда; качество продукции; потери рабочего времени; технический уровень (строительная техника и технические средства управления); дисциплина (договорная, финансовая, технологическая, трудовая); условия труда; решение социально-бытовых проблем; текучесть кадров; социально-психологический климат в коллективе и другие характеристики.

Рассмотрим упрощенную информационную схему предприятия.

 

 

 

Рисунок 6. Упрощенная информационная схема

 

Пояснения к схеме:

1. Схема содержит:

звенья сосредоточения и потоки информации, адресаты на входе, откуда поступает информация, необходимая  для принятия решений данной организацией и адресаты на выходе (куда поступает выходная информация);

состав и содержание входной и выходной информации –  носители информации;

технические средства информационной работы (фиксирования, передачи, обработки, поиска информации и т.д.)

«операторы», т.е. инструктивно-нормативный материал, регламентирующий деятельность данной организации.

2. Оцениваются информационные  характеристики процесса управления (полнота, достоверность, полезность, своевременность и другие характеристики  информации).

Можно сделать вывод, что руководство ОАО «Трест КПД» использует современные технологии обработки информации, следит за достижениями научно-технического прогресса, включает в штат квалифицированных специалистов в области автоматизации, менджмента и маркетинга.

2. Разработка матричного классификатора функциональных обязанностей аппарата управления

 

Используя матричный  классификатор, необходимо распределить должностные обязанности в аппарате управления ОАО «Трест КПД».

Матричный классификатор  распределения задач, прав, обязанностей, ответственности представляет собой таблицу (матрицу), в левой части которой (наименование строк) указывается перечень задач, обязанностей, функций, сгруппированных по основным формам деятельности, а в правой части (наименование столбцов) – перечень структурных подразделений аппарата управления или должностных лиц. На пересечении столбцов и строк с помощью символов указываются управленческие действия, посредством которых решаются задачи, реализуются права и обязанности.

В качестве условных обозначений  управленческих действий по реализации прав и обязанностей используются следующие символы:

Р – принятие решений (утверждение с правом подписи)

П – подготовка решения  с привлечением указанных в таблице  отделов или должностных лиц

У – участие в подготовке решения (подготовка отдельных вопросов)

С – согласование на стадии подготовки или принятия решения

И – исполнение решения (включая организацию исполнения решения)

К – контроль исполнения решений.

Матричный классификатор  позволяет оценить сбалансированность загрузки подразделений или должностных лиц аппарата управления, а также обеспечить замкнутость выполнения отдельных задач, обязанностей, функций (по каждой из которых предусмотрены следующие действия: Р (решение), П (подготовка решений), К (контроль).

Последовательность разработки представлена на рисунке 7.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7. Схема последовательности выполнения разработки матричного классификатора функциональных обязанностей в аппарате управления ОАО «Трест КПД»

 

Рассмотрим для построения матрицы следующие функции управления: разработка плана работы отдела, разработка плана работы предприятия, распределение плановых заданий между сотрудниками.

 

Матричный классификатор распределения  функций аппарата управления ОАО «Трест КПД»

№ пп

Задачи, обязанности, функции

Должностное лицо аппарата управления

Дирек-тор

Зам.дир по снабж-ению

Зам.дир по сбыту

Глав-ный инже-нер

Глав-ный эконо-мист

Нач.отд снабже-ния

Нач. отд. сбыта

Нач.отд. учета

Нач.отд охраны труда

Нач. план. отдела

Нач. трансп. отдела

Нач. пр.-техн. отдела

Главный бухгалтер

1

Разработка плана работы предприятия

Р

С, К

С, К

С, К

С, К

У

У

У

У

У

У

У

У

2

Разработка плана работы отдела

Р

С, К

С, К

С, К

С, К

У, И

У, И

У, И

У, И

У, И

У, И

У, И

У, И

3

Составление плановых заданий

Р, К

Р, К

Р, К

Р, К

И

И

И

И

И

И

И

И

4

Составление должностных  инструкций

Р

С, К

С, К

С, К

С, К

П

П

П

П

П

П

П

П

5

Проверка соответствия документов действующему законодательству

Р, К

Р, К

Р, К

Р, К

И

И

И

И

И

И

И

И

6

Разработка графика  работы предприятия

Р

П, К

П, К

П, К

П, К

С, И

С, И

С, И

С, И

С, И

С, И

С, И

С, И

7

Разработка графика  работы отдела

Р, К

Р, К

Р, К

Р, К

П, И

П, И

П, И

П, И

П, И

П, И

П, И

П, И

8

Разработка графика  документооборота

Р

Р

Р

Р

П, К

П, К

П, К

П, К

П, К

П, К

П, К

П, К

9

Распределение плановых заданий

Р, К

Р, К

Р, К

Р, К

У, И

У, И

У, И

У, И

У, И

У, И

У, И

У, И

 

Для оценки управленческой деятельности строительной организации ОАО «Трест КПД» следует рассмотреть сводную таблицу параметров управления, представленную в таблице 4.

 

Параметры управления предприятием

приоритеты в   средствах   управления	роль рынка в   управле-ния	степень организаци-онной  жесткости	Распределе-ния полномочий	роль менеджера	приоритет мотивации	специфика объекта управления	приоритеты в   организации управления	управление конфликтностями (опасность кризиса)	Потенциал   научности
Командное   управлении	планово-  директивное	Регламенти-рованное	высоко централизо-ванное	Автокра-тическая	Администра-тивный менеджмент	управление отраслевыми  комплексами	функционально-  производственное управление	вероятностно-  кризисное управление	Политизиро-ванное управление
Экономическое управление	маркетинговое	нормативное	децентрализо-ванное	Коллеги-альная	менеджмент естественный	управление диверсифици-  рованными компаниями	управление по   результатам (маркетинг)	предкризисное управление	Научно-  концептуаль-ное управление
Социально-  экономическое управление	целевое	социально-  регулиру-емое	гибкое управление	Корпора-тивная	Мотивацион-ный менеджмент	управление   проектами	стратегическое   управление	антикризисное   управление	Эмпирическое   управление
Технократическое управление	проб-лемно-ориен-тирован-ное	распоряди-тельное управление	ситуационное управление	Либераль-ная	Антимотива-ционный менеджмент	управление предприятием   (фирмой)	программно-  целевое управление	управление стабилизацией	Прагматичес-кое управление

 

 

В состав должностных  лиц аппарата управления ОАО «Трест КПД» входят: директор, четыре заместителя  директора (зам.директора по снабжению, зам.директора по сбыту, главный  экономист, главный инженер).

Среднее звено управления представляют начальники отделов: начальник  планового отдела, главный бухгалтер, начальник отдела снабжения, начальник  материально-технической службы (склады), начальник отдела сбыта, начальник  транспортного отдела, начальник  отдела охраны труда, начальник отдела учета труда и заработной платы, начальник производственно-технического отдела, начальники строительства (прорабы).

По результатам анализа  управления ОАО «Трест КПД» по параметрам управления можно сделать следующие выводы:

Спецификой объекта управления является управление коммерческим строительным предприятием. Приоритетом в средствах управления является технократическое управление. Роль рынка в управлении выявляет функцию управления ОАО «Трест КПД» как проблемно-ориентированную. Степень организационной жесткости – распорядительное управление. Многие функции грамотно распределены, ответственность делегирована руководителями высшего звена руководителям среднего звена по ряду задач. Распределение полномочий в ОАО «Трест КПД» - ситуационное. Можно сделать вывод о либеральной роли руководителя. Приоритет мотивации в данной ситуации – антимотивационный менеджмент. Приоритетом в организации управления является программно-целевое управление: существует утвержденная программа и определенная цель предприятия в целом и аппарата управления.

Опасность кризиса на данном предприятии низкая. Управление конфликтами сводится к управлению стабилизацией. По оценке потенциала научности  на предприятии используется прагматическое управление.

 

3. Оптимизация структуры подразделения

 

Для отражения изменяющейся и адаптируемой к внешней среде  сущности организации схемы бизнес-процессов  постоянно должны актуализироваться  параллельно с изменениями, происходящими  в процессе управления, а с другой стороны, полученная схема не должна быть жестким правилом выполнения процесса. Одним из вариантов является создание динамически вызываемых вариантов выполнения процесса, реализующих характерное при процессном управлении смещение принятия текущих управленческих решений «вниз по иерархии», которое в рамках текущей деятельности заключается, в частности, в оптимизации управления структурными единицами.

Рассмотрим вариант  оптимизации управления контрольного отдела. Схема структуры контрольного отдела представлена на рис.8.

 

Рис.8. Схема структуры  контрольного отдела

 

В непосредственном подчинении совета директоров находится начальник  контрольного отдела, в подчинении которого находятся начальник службы внутреннего контроля. А в подчинении начальника службы внутреннего контроля находятся начальники служб анализа, контроля за операциями и проверки.

Функции отдела:

1. Начальник контрольного отдела

Управление

Координация работы групп

Контроль

Составление отчетов  о работе группы

Составление плана работ

Предоставление отчетов директору и отделу безопасности на рассмотрение

2. Начальник отдела внутреннего контроля

Управление

Планирование работы группы

Анализ работы группы

Предоставление отчетов  начальству

Контроль

Выявление легализации  «отмывания» денег

Контроль за структурными подразделениями

Разработка правил внутреннего  контроля

3. Группа анализа

Управление

Планирование работы группы

Анализ поступающей  информации

Составление отчетов  по работе служб контроля за операциями и проверки

Анализ

Анализ работы отдела

Анализ эффективности работы

Анализ работы подразделений 

4. Группа проверки

Управление

Планирование работы группы

Анализ работы группы

Контроль за соблюдением  нормативных документов подразделениями 

Проверка

Плановая проверка структурных  подразделений 

Разработка способов и методов проверки

Выборочная проверка отдельных (обязательная проверка постоянных) клиентов

Определим среднюю арифметическую оценки сложности работ, принимая за условие, что их сложность одинакова.

О ср = 1000/23 = 44

Оценки расставлялись  в соответствии с методом номинальной группы. Представим расчет для функции управления начальника отдела контроля.

 

Таблица МНГ относительно функции  управления начальника отдела контроля

№	Наименование	Полученные баллы				Средний балл	Ранг
1	Координация работы групп	4	4	5	5	4,5	1
2	Контроль	4	4	3	5	4	4
3	Составление отчетов  о работе группы	5	3	5	4	4,25	3
4	Составление плана работ	4	3	5	3	3,75	5
5	Предоставление отчетов  директору и отделу безопасности на рассмотрение	5	4	5	4	4,5	2

 

Составим функциональный анализ работ начальника отдела контроля. Анализ представим в таблице 6.

 

Функциональный анализ работ  отдела контроля

Основные функции	% врем	балл слож ности	Наименование функции	% врем	Балл слож ности
1	2	3	4	5	6
Начальник контрольного отдела
Управление	100	200
			Координация работы групп	20	40
			Контроль	15	30
			Составление отчетов  о работе группы	10	30
			Составление плана работ	20	40
			Предоставление отчетов  директору и отделу безопасности на рассмотрение	35	60
	20	200
Начальник отдела внутреннего контроля
Управление	40	140
			Планирование работы группы	15	55
			Анализ работы группы	15	45
			Предоставление отчетов  начальству	10	40
Контроль	60	160
			Проверка задолженности	30	60
			Контроль за структурными подразделениями	15	60
			Разработка правил внутреннего  контроля	15	40
	30	300
Группа анализа
Управление	40	110
			Планирование работы группы	10	35
			Анализ поступающей  информации	15	50
			Составление отчетов  по работе служб контроля за операциями и проверки	15	25
Анализ	60	140
			Анализ работы отдела	30	55
			Анализ эффективности  работы	20	50
			Анализ работы подразделений	10	35
	25	250
Группа проверки
Управление	30	90
			Планирование работы группы	10	30
			Анализ работы группы	5	25
			Контроль за соблюдением  нормативных документов подразделениями	15	35
Проверка	65	160
			Плановая проверка структурных  подразделений	30	60
			Разработка способов и методов проверки	10	45
			Выборочная проверка отдельных (обязательная проверка постоянных) клиентов	25	55
	25	250
Итого по разделу		1000