Учет расчетов с подотчетными лицами

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные  из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет  удерживаться в течение нескольких  отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка  носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если недостачу по  расчетам с подотчетным лицом  нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник не  отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

- приобретена лицензия  на осуществление деятельности  подотчетным лицом;

Регистром для  учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно  итоги из журнала – ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

Движение документов представлено на рис. 2

                                                                                                                    

 

 

 

 

 

Рис 2.Схема движения документов

3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров  постоянно возникают вопросы  об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются  ему в случае предоставления в  бухгалтерию предприятия распечатки , приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность  российской экономической базы по этому  вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение  можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот  же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение  от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к  приходным кассовым ордерам и  иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему  НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в  себя адрес постоянного местожительства  гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации  именно у этого продавца.

Нередко встречается  следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников  может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия  может принять решение о компенсации  работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация  должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

       Более  широкое  внедрение   компьютерного учета  в процесс  оформления первичных документов  может  являться  одним  из наиболее эффективных путей  совершенствования  первичного  учета.  С  этой  целью  необходимо автоматизировать   учет расчетов с подотчетными лицами,  что  позволит механизировать обработку информации  о командированных работниках,  понизить  вероятность  ошибок  при перенесении информации из  первичных  документов  в  регистры  бухгалтерского  учета,  а  также  сократить  количество  первичной  учетной  документации , что, в  свою очередь,  будет способствовать  повышению точности и оперативности  учета  расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также  способствует    упорядочение первичной   документации,     широкое   внедрение      типовых унифицированных   форм, повышение   уровня    механизации    и  автоматизации   учетно  - вычислительных работ.

 

Заключение

 

В процессе своей  финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто  производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так  и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Поэтому практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой учета расчетов с подотчетными лицами.

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ (в ред.23.07.1998 и 28.03.2002)
2. Трудовой кодекс РФ  от 21 декабря 2001 года. Введен в действие с 1 февраля 2002 года (в ред.  24.07.2002 №97-ФЗ и 25.07.2002 №116-ФЗ)
3. Налоговый кодекс РФ  часть первая от 31 июля 1998г. №146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ (с изменениями от 30 марта, 9 июля 1999г., 2 января, 5 августа, 29 декабря 2000г., 24 марта, 30 мая, 6,7,8 августа, 27,29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая 2002г.)
4. Приказ Минфина РФ от 9 ноября 2001 года №91н «О внесении дополнений в приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»
5. Постановление Правительства РФ  от 20 декабря 2002 года №911 « О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства РФ  за границей»
6. Приказ Минфина РФ  от 15 марта 2000 года №26н (в ред. 01.03.2001) «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения»
7. Письмо Минфина РФ  от 14 сентября 2001 года №14-04-0б/29 «О порядке применения приказа Минфина РФ  от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»
8. Приказ Минфина РФ от 12 ноября 2001 года №92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»
9. Письма Минфина РФ от 29 марта 1996 года № 34 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».
10. Письмо Минфина РФ  от 27 декабря 1996 года №110 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран»
11. Постановление Правительства РФ от 1 декабря 1993года №1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств» (в ред.21.03.98).
12. Инструкция Минфина  СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 «О служебных командировках в пределах СССР»
13. Приказ Минфина РФ  от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»
14. Приказ Минфина РФ  от 13 августа 1999 года №57н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»
15. Постановление Правительства РФ  от 8 февраля 2002 года № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»
16. Приказ Минфина РФ  от 11 июля 2001 года №51н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»
17. Приказ Минфина РФ  от 6 июля 2001 года №50н «Об уточнении норм расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц»
18. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2003.-№4.-с.72-78
19. Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами // Налоговый вестник.-2001.-№7.-с.143-148,-№8.-с.135-139
20. Веденика Е. Командировка на выставку: проблема учета // Аудит и налогообложение.-2004.-№2.-с.21-25
21. Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.-2000.-№4.-с.3-9
22. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58
23. Гарнов Д.В. Зарубежные командировки // Консультант.-2004.-№5.-с.22-29
24. Глинистый В.Д. Ответы на вопросы // Налоговый вестник.-2003.-№6.-с.112-118
25. Гущина И.Э. Бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов организации.// Новое в бухгалтерском учете и отчетности.-2003.-№23.-с.39-46
26. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2003.-№3.-с.43-44
27. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2003.-№20.-с.36-41
28. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.
29. Лытнева Н.А. Учет краткосрочных загранкомандировок // Бухгалтерский учет.-2001.-№22.-с.10-17
30. Смышляева С.В. Как составить авансовый отчет // Консультант.-2002.-№1.-с.43-46
31. Старостин С.Н. О представительских расходах // Консультант.-2002.-№15.-с.50-56
32. Феоктистов И.А. Командировочные расходы. Отражение в Налоговом учете // Главбух.-2003.-№13.-с.44-48
33. Чеботарева З.В. Учет командировочных расходов // Новое в бухгалтерском учете и точетности.-2003.-№5.-с.45-55
34. Шорохова Н.А. Налогообложение доходов физических лиц при командировках за  рубеж // Налоговый вестник.-2003.-№10.-с.52-55