Учет труда и заработной платы

Учет труда и заработной платы

 

1. Задачи учета труда и заработной платы

 

Труд является важнейшей частью экономики – он одновременно товар (работник продает свой труд, создавая новое качество и дополнительное количество  материальных ценностей) и причина появление добавленной стоимости, так как предметы и материалы при приложении к ним  труда становятся дороже.

Следовательно возникает необходимость оценить и оплатить труд, включив затем расходы на оплату труда в стоимость продукции.

Заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд, выплачиваемое в денежной (натуральной) форме.

 

Задачи бухгалтерского учета по учету труда и заработной платы:

1. Произведение расчетов с персоналом по оплате труда в установленные сроки;
2. Правильный расчет вычетов и удержаний из заработной платы;
3. Группировка показателей по труду и заработной плате, составление необходимых отчетностей;
4. Систематическое наблюдение за правильностью составления и своевременного поступления документов по заработной плате;
5. Обеспечение правильности включения заработной платы в себестоимость произведенной продукции;
6. Контроль за правильным использованием фондов заработной платы;
7. Контроль за соблюдением штатной дисциплины, то есть правильным зачислением вновь принятых лиц на работу и установлением им должностных окладов в соответствии со штатными расписаниями и действующими схемами должностных окладов.

 

Рабочее время – время, в течении которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора,  должен исполнять трудовые обязанности.

 

 

 

2. Документальное оформление операций по учету труда и его оплаты

 

Учет персонала компании – совокупность  действий по фиксации, систематизации, накоплению и обновлению сведений о численности и квалификации работников, а также их персональных данных, необходимых в связи с трудовыми отношениями.

 

Учетные сведения могут использоваться для решения следующих основных задач:

1. Анализ фактического квалификационного и численного состава работников;
2. Прогнозирование изменений в квалификационном и численном составе работников;
3. Определение потребностей компании в персонале определенной численности и квалификации;
4. Обоснование решений по развитию карьеры: переводу работников на другую работу, повышению квалификации работников, увольнению.
5. Обоснование решений по предоставлению отдельным категориям работников компенсаций, льгот, назначению пенсий (других социальных пособий);
6. Обоснование решений по применению к работникам мер дисциплинарного воздействия (поощрений и наказаний);
7. Планирование кадровой работы;
8. Подготовка отчетности по вопросам кадровой работы;
9. Оценка эффективности кадровой работы;
10. Выдача соответствующих сведений по вопросам (заявлениям).

 

Компанией ведется индивидуальный и сводный учет персонала. Для ведения индивидуального учета применяются унифицированные формы (личные карточки и учетные карточки работников) а также трудовые книжки. В соответствии со ст. 66 КТ РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Основным документом сводного учета является журнал (книга) учета.

 

Документы

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), и приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1а).

Используются для оформления и учета работников, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту).

 

2. Личная карточка работника (форма № Т-2)

Является основным документом индивидуального учета персонала компании.

Процедура первичного оформления личной карточки работника включает в себя:

- регистрацию личной карточки  в соответствующем журнале (книге);

- прием от работника  документов, содержащих сведения, подлежащие внесению в личную карточку (паспорт; трудовая книжка или иной документ, подтверждающий трудовой стаж; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документ воинского учета для военнообязанных лиц; документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

- внесение соответствующих  сведений в личную карточку;

- ознакомление работника  под роспись с внесенными в  личную карточку сведениями.

 

Первичное оформление  личной карточки работника, как правило, производится через пять дней после издания приказа о приеме его на работу.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые (уточненные) сведения, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

 

3. Штатное расписание (форма № Т-3).

Используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

 

4. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Применяется в научных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

 

5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5, Т-5а).

Используется для оформления и учета перевода работника из одного структурного подразделения в другое.

 

6. Приказ о предоставлении работнику отпуска (форма № Т-6, Т-6а).

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, трудовым договором.

 

7. График отпусков (форма № Т-7).

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. 

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится на основании документа, составленного в произвольной форме.

 

8. Приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8, Т-8а).

Издается при увольнении работника.

Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

 

9. Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9, Т-9а).

Применяются для оформления и учета направления работника в командировку.

Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

 

10. Командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Документ, удостоверяющий время и место нахождения работника в служебной командировке.

 

11. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

Подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый, и утверждается руководителем организации.

 

12. Приказ о поощрении работника (форма № Т-11, Т-11а).

Применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

 

13. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).

Используются в условиях автоматизированной обработки данных.

При его использовании оплату труда начисляют в лицевом счете, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости.

 

14. Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49).

Объединяет расчетную и платежную ведомость и содержит сведения по видам начислений, удержаний, суммы к выдаче на руки работникам и расписку в получении заработной платы.

 

15. Расчетная ведомость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53).

Используются в организациях с большой численностью персонала.

 

16. Лицевой счет (форма № Т-54).

Открывается на каждого работника. Содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

 

17. Лицевой счет (форма № Т-54а).

Применяется при обработке учетных данных с использованием средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянную информацию о работнике.

 

18. Акт о приемке на работу, выполненный по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

Является основанием для поэтапного или окончательного расчета выполненных данных.

 

3. Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда

 

Расчеты с сотрудниками, как состоящими в штате предприятия, так и не состоящими в нем, по всем операциям, связанным с заработной платой, пенсиями, пособиями, компенсирующими выплатами и удержаниями из заработной платы, проводится с применением счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Предприятие вправе самостоятельно разрабатывать системы и формы оплаты труда, при этом они обязаны соблюдать трудовое законодательство, в котором регламентируются следующие основные принципы:

 

1) ежемесячная оплата труда  не должна быть ниже минимального  размера оплаты труда (МРОТ), установленного государством.

 

2) работы в сверхурочные, праздничные и выходные дни  должны оплачиваться дополнительно;

 

3) работники должны иметь  оплачиваемый отпуск (в соответствии  со ст. 115 ТК РФ) продолжительностью 28 календарных дней;

 

4) оплата работ с вредными  условиями должна быть повышенной;

 

5) время, за которое согласно  законодательству сохраняется заработная  плата, должно быть оплачено.

 

Все выплаты работникам относятся к трем основным видам: фонд заработной платы, выплаты социального характера и прочие выплаты, не входящие ни в фонд заработной платы, ни в состав выплат социального характера. Такое деление принципиально важно для расчетов размеров платежей в социальные фонды.

 

Совокупность выплат, которые включаются в издержки производства и обращения, носит название фонда оплаты труда. Их перечень устанавливается законодательством. Таким образом, фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы тем, что он характеризует лишь ту его часть, которая входит в себестоимость продукции, работ и услуг.

 

В настоящее время в хозяйственной практике предприятий и организаций используются следующие системы оплаты труда: тарифная система, бестарифная система, система плавающих окладов, комиссионная система, комбинированная система оплаты труда.

 

Для правильной постановки учета заработной платы необходим отлаженный механизм оформления, хранения и учета документов, связанных с характеристиками и деятельностью персонала. Ряд этих документов находится в отделе кадров, а часть хранится в бухгалтерии. Целесообразно, чтобы копии некоторых документов отдела кадров были и в бухгалтерии. 

 

Выдача заработной платы, премий и т.п. осуществляется в ограниченные сроки. Согласно нормативным документам деньги на эти цели могут находиться в кассе сверх установленного банком лимита лишь в течение 3 рабочих дней, включая день их получения в банке. Если работник вовремя не получил причитающуюся ему сумму, то в графе "Расписка в получении" платежной или расчетно-платежной ведомости кассир ставит штамп "Депонировано". Одновременно он заполняет карточку депонента. По этой карточке работник может получить деньги позже. Депонированные суммы не выданной заработной платы хранятся в банке в течение 3 лет. Затем, если они не были востребованы, приходуются в доход предприятия. Перевод на депонент заработной платы, не полученной работником, оформляется в бухгалтерском учете с помощью проводки:

Дебет 70, Кредит 76 - депонирование суммы невыданной заработной платы, где: счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".