Учет выполненных работ

 

Вступ

 

Автоматизація процесів обліку робіт є одним з найважливіших  аспектів ефективної організації роботи підприємства.

Для збільшення продуктивності праці і поліпшення якісних показників роботи відділу кадрів, бухгалтерії  та отримання різної інформації про  співробітників працюючих на даному підприємстві актуально розробити автоматизовану інформаційну систему обліку робіт. Дана автоматизована система дає можливість працівникам ІОЦ автоматизувати трудомісткі ручні операції з обліку  робіт.

 АІС забезпечує: систематизацію  обліку і зберігання документів; оперативний доступ до документів  та звітної інформації; ефективне  управління процесами руху і  обробки документів; скорочення  часу процедур узгодження документів  і прийняття рішень;  підвищення  виконавської дисципліни; скорочення  невиробничих витрат робочого  часу співробітників; мінімізацію  фінансових витрат на документообіг, скорочується час на пошуки інформації потрібної для звіту про будь яку роботу у даному відділу,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Постановка завдань

 

1.  Аналіз завдання

 

Автоматизованою системою (АС) називається система, що складається  з персоналу і комплексу засобів  автоматизації його діяльності, реалізовує інформаційну технологію виконання  встановлених функцій.

Автоматизована система  завжди існує в деякій конкретній організації і забезпечує (повністю або частково) саме її діяльність. Таким  чином, кожна автоматизована система  унікальна, що не виключає існування  в різних організаціях схожих автоматизованих  систем.

Автоматизована система  обов'язково припускає виконання  користувачами заданих функцій  за формалізованими правилами.

Автоматизована система  обов'язково включає три складові: технічні засоби, програмне забезпечення і персонал. При цьому походження перших двох складових принципового значення не має. Можна їх закуповувати, а можна розробляти спеціально для цієї системи.

Апаратні компоненти АС мають досить універсальний характер і відносно слабо залежать від функціонального призначення конкретної інформаційної технології. Хоча при їх виборі завжди враховується ряд технічних характеристик, аналіз і випробування цих компонент можуть проводитися досить традиційними методами і засобами, розробленими в області складного приладобудування.

Інші компоненти АС складають їх інтелектуальну частину, що визначає призначення, функції і якість рішення завдань в конкретній області людської діяльності. Ці компоненти можуть відрізнятися принциповою новизною, великою різноманітністю характеристик, які важко формалізуються і вимагають глибокого дослідження методів перевірки їх значень

Автоматизована система  завжди створюється виконавцем для  замовника. Останнім завжди виступає та організація, яка має намір автоматизувати свою діяльність, а виконавці можуть бути різними.

АС дозволяє:

• Переглянути інформацію про співробітника.
• Контролювати роботу співробітника.
• Автоматично нараховувати заробітну плату, за виконану роботу.
• Роздруковувати звіти про пороблену роботу за день і за певний період.

 Автоматизована система  може існувати тільки там, де  є персонал, зайнятий певною діяльністю. Як правило, йдеться про діяльність, результати якої корисні комусь  незалежно від вживаних інструментів.

Склад автоматизованої системи:

1. Підсистеми

Якщо автоматизована система  досить складна, її ділять на підсистеми. У теорії систем описані різні  рівні і критерії складності. На практиці необхідність виділення в  автоматизованій системі декількох  підсистем часто буває викликана  організаційними і фінансовими  причинами, наприклад, підсистеми розробляють  і вводять в експлуатацію послідовно.

2. Компоненти

Виділення цілей діяльності, функцій автоматизованої системи  і при необхідності її підсистем  багато в чому суб'єктивно поставлено в залежність від точки зору суб'єкта, який вирішив цим зайнятися. Якщо деякий результат важливий в контексті  вирішуваної задачі, ми можемо вважати  його метою, а інакше ігнорувати. Розбивати  автоматизовану систему на підсистеми ми теж будемо так, як нам зручно, аби наші рішення не суперечили змісту цього поняття.

Компоненти - це частини, з  яких ми в об'єктивній реальності будуємо  автоматизовану систему. Система фізично  складається зі своїх компонентів, тому ділення автоматизованої системи на компоненти носить найбільш об'єктивний характер.

Кожен компонент ми придбаваємо, монтуємо і підключаємо (якщо це устаткування), встановлюємо (якщо це програма) і обслуговуємо окремо від інших компонентів. Ми купили і поставили на стіл комп'ютер - це компонент.

3. По компонентний склад автоматизованої системи дуже важливий з точки зору її документування, оскільки з технічною документацією на систему як таку і на компоненти звертаються по-різному. Її, взагалі кажучи, повинні розробляти різні люди, і її оформляють за різними стандартами залежно від типу компонента [1].

 

2. Аналіз предметної області

 

Метою обстеження предметної області є вивчення і аналіз предметної області, збір вихідних даних для  рішення завдань ,які повинна виконувати система.

Інформаційно-обчислювальний центр (ІОЦ) є відокремленим структурним підрозділом Статутного територіально галузевого об’єднання „Південної залізниці ” і не є юридичною особою.

Основна діяльність ІОЦ є  складовою частиною загальної діяльності Залізниці, яка спрямована на виконання  єдиного перевізного процесу  та забезпечення функціонування залізничного транспорту  у єдиному замкнутому технологічному процесі.

Основними завданнями ІОЦ  є:

Автоматизація виробничо-технологічних  процесів на залізничному транспорті;

Забезпечення виконання  завдань основних фінансово - економічних  показників, планів виробничої діяльності, капітальних інвестицій, ремонту  основних засобів;

Забезпечення експлуатаційної  роботи залізничного транспорту, шляхом здійснення заходів щодо підвищення ефективності автоматизованої системи  управління (АСУ) на Залізниці;

Впровадження заходів  науково – технічних програм Укрзалізниці, Залізниці щодо подальшої автоматизації виробничих та вдосконалення технологічних процесів на залізничному транспорті;

Нарахування платежів за перевезення  Залізницею та забезпечення автоматизованих  розрахунків з урахування умов попередньої  оплати за вантажні перевезення та послуги, надані Залізницею підприємства, установам і організаціями;

Забезпечення своєчасного  впровадження, поточного утримання, обслуговування та всіх видів ремонту  основних засобів, що використовуються в основній господарській діяльності ІОЦ;

Забезпечення додаткових находжень за рахунок надання  послуг населенню, підприємства, установам  та організаціям відповідно до чинного  законодавства України.

ІОЦ має багато контактів  з підприємствами Південної залізниці, з її клієнтами, з іншими залізницями  та з багатьма іншими підприємствами. Для оперативної роботи всі ці контакти мають знаходитись в  одній базі, щоб працівники причасної  до них могли швидко знайти будь яку інформацію та дати керівникові  необхідний звіт.

Управління ІОЦ здійснює заступник головного інженера залізниці  – начальник інформаційно-обчислювального  центру.

Заступник головного інженера Південної залізниці – начальник  інформаційно-обчислювального центру призначається на посаду приказом начальника Залізниці за погодженням з Укрзалізницею.

Перший заступник начальника, заступники начальника, головний інженер, головний бухгалтер, помічник начальника з кадрів та соціальних питань призначаються  і звільняються з посади начальником  Залізниці за поданням начальника ІОЦ [2].

За останні кілька років досягнутий прогрес у всіх аспектах обчислювальної техніки, включаючи теорію, технологію та додатки, привели до значного розширення сфери застосування комп'ютерів і  зростанню числа їх користувачів. Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають все більше нерентабельними. Так, за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу.

Тому у будь-якій організації  виникає проблема такої організації  управління даними, яка забезпечила  б найбільш ефективну роботу. Існує багато вагомих причин перекладу існуючої інформації на комп'ютерну основу, тому що більш швидка обробка даних і централізація їх зберігання  дозволяють зберегти значні кошти, а головне і час для отримання необхідної інформації, а також спрощує доступ і ведення. Деякі організації зберігають інформацію на папері, але більшість воліють мати комп'ютеризовані СУБД, що дозволяють ефективно зберігати, витягати інформацію і керувати великими обсягами даних.

Застосування баз даних, дозволяють ефективно зберігати і систематизувати  великі об'єми даних. І вже сьогодні без баз даних  неможливо представити роботу більшості організацій. Бази даних дає можливість користувачам не займатися проблемами представлення даних на фізичному рівні: розміщення даних в пам'яті, методів доступу до них.

Завдання, пов'язані з  обробкою даних, широко поширені в будь-якій сфері діяльності. Вони ведуть облік  товарів в супермаркетах і  на складах, нараховують зарплату в  бухгалтеріях і т.д. Неможливо уявити собі діяльність сучасного підприємства чи установи без використання АІС. Ці системи складають фундамент  інформаційної діяльності в усіх сферах, починаючи з виробництва, управління фінансами та телекомунікаціями і закінчуючи управлінням сімейним бюджетом [3].

Темою даного дипломного проекту  є розроблення автоматизованої  системи (АС) обліку робіт співробітників ІОЦ.

Використовуючи АІС можна  значно прискорити процес отримання  потрібних даних про співробітників працюючих на даному підприємстві, поліпшити якісні показники роботи відділу кадрів, бухгалтерії. Дана автоматизована система дає можливість працівникам ІОЦ автоматизувати трудомісткі ручні операції з обліку  робіт, скорочується час на пошуки інформації потрібної для звіту про будь яку роботу у даному відділу, мінімізує фінансові витрати на документообіг.

 

3. Загальні принципи організації документообігу

 

Документообіг –  рух документів на підприємстві від їх створення або одержання від інших організацій до прийняття до обліку, обробки і передачі в архів, одна з найбільш всеохоплюючих і відповідальних підсистем на підприємстві, що формує, організує й обслуговує весь процес функціонування підприємства. Від того, наскільки грамотно й чітко вона організована й автоматизована, залежить ступінь наведення порядку в обліку,  контролі, та й у керуванні підприємством у цілому.

 Ця підсистема визначає  життєвий цикл документів –  основних елементів інформації  на підприємстві, регулює їхні  потоки, здійснює контроль за  рухом і виконанням документів, задає технологію роботи з  ними. У сферу дії підсистеми  може бути залучено досить  широке коло документів, що циркулюють  на підприємстві: договорів, листів, телеграм, наказів, посадових інструкцій, нормативних документів вищих  органів, протоколів, службових записок,  накладних. 

Впровадження систем автоматизації  документообігу приводить до реалізації концепції “ електронного документа  ” і “ безпаперової технології ”. Такі електронні документи існують тільки в електронному виді, тобто створюються, обробляються й пересилаються за допомогою комп'ютерів, хоча й існує можливість створення так званої твердої копії, тобто можливості друку документа на папері.

“ Безпаперова технологія ” пропонує вести повну обробку документів в електронному виді, тобто повністю відмовитися від використання таких фізичних носіїв інформації, як папір.

Ведення документації за цією схемою надає наступні переваги:

• мінімальні витрати на канцелярські засоби (бланки, папір, канцелярські приналежності);
• відпадає необхідність у дорогих засобах захисту від несанкціонованого доступу, тому що надати доступ до документа можна тільки обмеженому колу осіб за допомогою паролів;
• прискорюється процес пошуку потрібного документа; сам процес пошуку переходить у якісно нову площину (пошук по ключових словах, пошук серед декількох документів та ін.);
• з'являється можливість організувати спільну роботу декількох осіб або навіть відділів над одним документом;
• прискорюється процес створення документів за рахунок можливості включення в нього фрагментів з інших документів і можливості виправлення вже існуючого тексту [4].