Учет выполненных работ

Авторизація електронних  документів представляє основну проблему переходу на “безпаперову технологію”. Для авторизації паперових документів у цей час використовується друк назви організації й підпису посадових осіб, що однозначно визначають приналежність документа. Електронні документи, приналежність яких ідентифікувати складно внаслідок можливості відтворення копії, що не відрізняється від оригіналу, у цей час у якості звітних, фінансових документів не використовуються. Рішенням цієї проблеми є розробка єдиного стандарту електронного підпису, за допомогою якої можна буде однозначно ідентифікувати автора документа й захистити документ від змін сторонніми особами.

Отже, система, що автоматизує документообіг  в організаціях повинна мати наступні функції:

• зберігання документів (централізований архів);
• адміністрування документообігу;
• керування маршрутизацією й рухом документів;
• контроль за пересуванням документів;
• контроль виконання документів;
• керування зберіганням і інтеграція  з офісними  додатками;
• контроль етапів розробки документа;
• обмін документами, повідомленнями  й завданнями;
• контроль звітів за завданням (дорученню) ;
• настроювання на організаційну  ієрархію підприємства;
• ведення реєстраційної картки на кожний документ у БД;
• ведення БД  про організації-партнерах, постачальниках, клієнтах;
• ведення БД по угодах (договори) ;
• оперативне оповіщення по електронній пошті співробітників;
• автоматизація діяльності секретаря (БД з реєстрацією листів, телефонних дзвінків і ін. кореспонденції, автоматичне повідомлення про неї співробітників, зберігання довідкової інформації) ;
• ведення БД для організації й планування робіт із проектів і заходів;
• ведення БД для ефективного розподілу обов'язків між співробітниками, - контроль розкладу й проведення робіт;
• побудова процедури виконання роботи (виділення кроків складання бізнес-процесів компанії, визначення алгоритму й порядку їхнього виконання; визначення адресата, екранної форми, строку виконання і дій системи) [5].

 

 

2    Розробка структури бази даних

 

2.1  Загальні положення

 

База даних - це інформаційна модель, що дозволяє впорядковано зберігати  дані про групу об'єктів, що мають  однаковий набір властивостей.

Програмне забезпечення, призначене для роботи з базами даних, називається  система управління базами даних (СУБД). СУБД використовуються для впорядкованого зберігання і обробки великих об'ємів інформації [6].

Переваги СУБД :

1. Контроль за надмірністю даних. Як вже говорилося, традиційні файлові системи не економно витрачають зовнішню пам'ять, зберігаючи одні і ті ж дані в декількох файлах. При використанні бази даних, навпаки, робиться спроба виключити надмірність даних за рахунок інтеграції файлів, щоб уникнути зберігання декількох копій одного і того ж елементу інформації.
2. Несуперечність даних. Усунення надмірності даних або контроль над нею дозволяє скоротити ризик виникнення суперечливих станів. Якщо елемент даних зберігається у базі тільки в одному екземплярі, то для зміни його значення потрібно буде виконати тільки одну операцію оновлення, причому нове значення стане доступним відразу всім користувачам бази даних. А якщо цей елемент даних з відома системи зберігається у базі даних в декількох екземплярах, то така система зможе стежити за тим, щоб копії не суперечили один одному.
3. Спільне використання даних. Файли зазвичай належать окремим особам або цілим відділам, які використовують їх у своїй роботі. В той же час база даних належить усій організації в цілому і може спільно використовуватися усіма зареєстрованими користувачами. При такій організації роботи більша кількість користувачів може працювати з великим об'ємом даних. Більше того, при цьому можна створювати нові застосування на основі вже існуючої у базі даних інформації і до­бавлять в неї тільки ті дані, які зараз ще не зберігаються в ній, а не визначати наново вимоги до усіх даних, необхідним новому додатку.
4. Підвищена безпека. Безпека бази даних полягає в захисті бази даних від несанкціонованого доступу з боку користувачів. Без залучення відповідних заходів безпеки інтегровані дані стають більше уразливими, ніж данні у файловій системі. Проте інтеграція дозволяє визначити необхідну систему безпеки бази даних, а СУБД привести її в дію. Система забезпечення безпеки може бути виражена у формі облікових імен і паролів для ідентифікації користувачів, які зареєстровані в цій базі даних. Доступ до даних з боку зареєстрованого користувача може бути обмежений тільки деякими операціями(витяганням, вставкою, оновленням і видаленням).
5. Поліпшення показників продуктивності. У СУБД передбачені багато стандартних функцій, які програміст зазвичай повинен самостійно реалізувати в додатках для файлових систем. На базовому рівні СУБД забезпечує усі низько рівневі процедури роботи з файлами, яку зазвичай виконують додатки. Наявність цих процедур дозволяє програмістові сконцентруватися на розробці більш спеціальних, необхідних користувачам функцій [7].

Метою розробки будь-якої бази даних є зберігання і використання інформації про яку-небудь предметну  область і задовольнити усі вимоги користувачів до вмісту та продуктивності бази даних.

Етапи проектування баз даних ( рисунок 2.1):

1. Системний аналіз предметної області;
2. Інфологічне проектування;
3. Вибір СУБД;
4. Датологічне проектування;
5. Фізичне проектування.

 

 

Рисунок 2.1- Етапи проектування БД

 

На першому етапі, системному аналізі предметної області, проектування баз даних розглядаються цілі та завдання за допомогою якої вони будуть вирішаться. Аналізуються інформаційні потреби майбутніх користувачів баз даних. Розглядаються форми  вхідних і вихідних потоків, які  складатимуть основу баз даних. Формуються вимоги, яким повинна задовольняти проектована база даних.

На другій стадії (інфологічне проектування) проектування виконується моделювання даних. Моделювання даних - це процес створення логічної структури даних. Існує два підходи до моделювання даних :

• Модель "Суть-зв'язок";
• Семантична об'єктна модель.

Ці моделі є мовами для  опису структури даних і їх зв'язків в представленнях користувачів. Моделювання даних, подібно до блок-схем, відбивають логіку програми.

Вибір системи управління баз даних (СУБД) є складним завданням  і є одним з важливих етапів при розробці баз даних. Вибраний програмний продукт повинен задовольняти як поточним, так і майбутнім потребам підприємства, при цьому слід враховувати  фінансові витрати на придбання  необхідного устаткування, самої  системи, розробку необхідного програмного  забезпечення на її основі, а також  навчання персоналу.

Після того, як вибір СУБД завершений, необхідно приступити до проектування датологічної моделі бази даних. При формуванні датологічної схеми, кожна з визначених в концептуальній схемі сутностей відображається в таблицю, яка є одним  відношенням. При цьому слід враховувати обмеження  на розмір таблиць, які накладає конкретна  СУБД [8].

На останньому етапі (фізичне  проектування) необхідно на конкретній СУБД, яку вибрали раніше, реалізувати  базу даних за тією інформацією, яку  зібрали, обробили і підготували (на попередніх етапах проектування бази даних). Описуються модулі, їх призначення, а також структура модулів.

База даних може бути заснована  на одній моделі або на сукупності декількох. Існує три основні  типи моделей даних : реляційна, ієрархічна та мережева.

Термін " реляційний" (від  латин. relatio - відношення) указує передусім на ті, що така модель зберігання даних побудована на взаємовідношенні частин, що її складають. У найпростішому випадку реляційна модель являє собою двовимірний масив або двовимірну таблицю, а при створенні складних інформаційних моделей складає сукупність взаємопов'язаних таблиць. Кожний рядок такої таблиці називається записом, кожний стовпець - полемо.

Реляційна модель бази даних  має такі властивості :

• кожний елемент таблиці - один елемент даних;
• усі стовпці в таблиці є однорідними, тобто мають однаковий тип;
• кожний стовпець(поле) має унікальне ім'я;
• однакові рядки в таблиці відсутні;

• порядок слідування рядків у таблиці може бути довільним і може характеризуватися кількістю полів, кількістю записів, типом даних.

Над цією моделлю бази даних  зручно виконувати такі дії :

• сортування даних (наприклад за алфавітом);
• вибірка даних за групами (наприклад класами);
• пошук записів (наприклад за прізвищами) і т. д.

Реляційна модель даних, як правило, складається з декількох  таблиць, які зв'язуються між собою  ключами. Ключ - поле, яку однозначно визначає відповідний запис. Необхідно  зазначити, що заразом реляційна  модель даних є найбільш зручною  і застосовною моделлю зберігання даних.

До базових поняттями  моделі БД "суть - зв'язок" відносяться: сутності, зв'язки між ними і їх атрибути (властивості).

Процес проектування розпочинається з виділення деяких істотних для  додатка об'єктів предметній області - " сутностей". Сутність, за допомогою  якої моделюється клас однотипних об'єктів, визначається як "предмет, який може бути чітко ідентифікований". Сутність повинна визначатися таким набором  атрибутів, який дозволяв би розрізняти окремі екземпляри суті. Сутність має  ім'я, унікальне в межах моделі. При цьому ім'я суті - це ім'я  типу, а не деякого конкретного  екземпляра.

На наступному етапі визначається найважливіші типи зв'язків, існуючих між сутностями. Зв'язок встановлюється між двома загальними полями (стовпцями) двох таблиць. Існують зв'язки з відношенням "один-до-одного", "один-до-багатьох", "багато - до - одного" і  " багато-до-багатьох ".

 Стосунки, які можуть  існувати між записами двох  таблиць :

• один-до-одного (1:1), кожному запису з однієї таблиці відповідає один запис в іншій таблиці;
• один-до-багатьох (1:n), кожному запису з однієї таблиці відповідає декілька записів іншій таблиці;
• багато - до – одного (n:1), безлічі записів з одній таблиці відповідає один запис в іншій таблиці;
• багато-до-багатьох (m:n), безлічі записів з однієї таблиці відповідає декілька записів в іншій таблиці.

На цьому етапі визначаються атрибути. Атрибут - ця властивість суті в предметній області. Його найменування має бути унікальним для конкретного типу суті. У реляційній БД атрибути зберігаються в полях таблиць.

Ієрархічна модель бази даних  являє собою сукупність елементів, які розташовані у порядку  їх підкорення від загального до часткового і створюють обернене дерево (граф). Ця модель характеризується такими параметрами, як рівні, вузли, зв'язки. Вузол - це інформаційна модель елемента, що міститься на даному рівні ієрархії.

Мережева модель даних  схожа на ієрархічну. Вона має ті самі основні складові(вузол, рівень, зв'язок), однак характер їх відносин принципово інший. У мережевій моделі прийнятий вільний зв'язок між  елементами різних рівнів [9].

 

 

 

 

 

 

2. Аналіз засобів проектування

 

База даних (БД) - це сукупність взаємозв'язаних даних, що зберігаються разом [10].

Програмне забезпечення, призначене для роботи з базами даних, називається  система управління базами даних (СУБД). СУБД використовуються для впорядкованого зберігання і обробки великих  об'ємів інформації.

СУБД є сукупністю мовних і програмних засобів, призначених  для створення, ведення і використання БД. Сучасні СУБД дають можливість включати в них не лише текстову і графічну інформацію, але і звукові фрагменти і навіть відеокліпи.

Простота використання СУБД дозволяє створювати нові бази даних, не прибігаючи до програмування, а користуючись тільки вбудованими функціями. СУБД забезпечують правильність, повноту  і несуперечність даних, а також  зручний доступ до них [11].

Популярні СУБД – SQL, Oracle, Visual FoxPro, Access for Windows.

 

1. СУБД SQL

 

Дуже важливою вимогою  до реляційних СУБД є наявність потужного  і в теж час простої мови, що дозволяє виконувати усі необхідні  користувачам операції. Останніми роками такою прийнятою мовою стала  мова реляційних БД SQL (Structured Query Language).