Формирование торговых отношений с поставщиками

7. Надежность работы изготовителей данной продукции. Их возможность в быстром реагировании на изменение спроса и требований к режиму поставок (их периодичность).

8. Размер поставляемых партий.
9. Наличие и размещение посредников.

Для сбора информации, необходимой  для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных  источников. Ими могут быть, например:

• собственное расследование;
• местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;
• банки и финансовые институты;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации
• информационные агентства;
• государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации коммерческому агенту по закупкам следует  руководствоваться следующими правилами:

Нельзя ограничиваться одним  источником информации, вне зависимости  от объема и глубины предоставляемой  им информации.

Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, то есть не быть заинтересованным в возможных  последствиях использования предоставленной  им информации.

 

 

 

 

 

 

 

2. Организационно-экономические основы взаимоотношений предприятия с поставщиками.

В новых условиях хозяйствования основной и универсальной  санкцией за нарушение договорных обязательств становится возмещение убытков, которые виновная в нарушении контракта сторона компенсируется другой стороне в сумме, не покрытой неустойкой (штрафом, пеней). К убыткам относятся расходы, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, утратой или повреждением имущества, недополучением доходов, которые могли быть, если бы обязательства были исполнены. Эта санкция должна использоваться независимо от указания на такую возможность в контрактном соглашении.

В договор при  наличии согласия обеих сторон могут  включаться санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, по которым законодательством не установлена имущественная ответственность. К ним относятся, например, санкции  за не использование аккредитива, увеличенные  санкции за нарушение условий  договора. Стороны могут предусмотреть  возмещение убытков в оговоренной  сумме, которая взыскивается в случае ненадлежащего исполнения обязательств, в том числе в части требований своевременной и правильной оплате продукции.

Основными условиями  контрактов автомагазина «ЛАДЬЯ» на закупку продукции являются: предмет договора, количество закупаемой продукции, ее цена, сумма контракта, сроки исполнения, условия оплаты, качество продукции, тара и упаковка, транспортировка, санкции за ненадлежащее исполнение соглашения.

Цены реализации, как и порядок оплаты закупаемой автомагазином у хозяйств продукции, определяются сторонами в договоре.

Расчеты производятся посредством инкассовой формы (если иной порядок не предусмотрен соглашением) при помощи инкассовых поручений, при  списании средств со счетов в бесспорном порядке, а также платежных требований-поручений  и платежных требований, применяемых  по операциям товарного характера.

 Разработаны процедуры обеспечения соответствия установленным требованиям по управлению закупками и управлению складом. Поставщики компании выбираются на основании их способности удовлетворять требованиям контракта. Выбор поставщика в автомагазин «ЛАДЬЯ» осуществляется с учетом критериев качества поставляемой продукции, выполнения сроков поставки, наличия системы менеджмента качества. Другими критериями отбора поставщиков являются условия поставки, возможности предоставления кредитов, перспективы долгосрочного сотрудничества.

Основные проблемы во взаимодействии с поставщиками связаны  со срывом сроков поставок. Если проектирование и изготовление необходимо произвести в сжатые сроки, что является решающим фактором в конкурентной борьбе, на первый план выходят сроки поставок и цена.

При наличии у  компании портфеля поставщиков периодически проводится поиск новых (это предусмотрено  системой менеджмента качества), организуются пробные закупки. Каждый поставщик  в зависимости от опыта взаимоотношений с автомагазином отнесен к одной из трех групп в порядке убывания надежности (группы А, В и С).

Поставщики, отнесенные к более высокой группе надежности, пользуются предпочтением при заключении контрактов. Новые поставщики, ранее  не поставлявшие продукцию, относятся к группе С. Статус поставщика меняется по результатам выполнения контрактных обязательств и входного контроля поставленной продукции. На статус поставщика оказывает влияние наличие у него системы менеджмента качества.

Изменение статуса  поставщика осуществляет Заместитель директора по производству на основании данных о проведенных закупках. Поставщик переводится в следующую по надежности группу при определенных условиях:

а) отсутствии рекламаций по результатам входного контроля;

б) выполнении точно в срок 75% поставок, задержка не более одной недели при выполнении 25% поставок;

в) не менее пяти поставок, выполненных в течение  полугода;

г) наличии у поставщика системы менеджмента качества число поставок, необходимых для перевода в очередную группу, снижается до трех.

Поставщик переводится  в более низкую по уровню надежности группу в следующих случаях:

а) рекламации по результатам 2-х поставок подряд;

б) отсутствие поставок в течение полугода.

 Целевыми сегментами являются физические лица (автовладельцы транспортных средств, достигшие возраста 18 лет, с момента получения водительского удостоверения) и до неограниченного возраста, имеющие автомобиль, предназначенный для личного пользования; а также юридические лица – фирмы и предприятия г. Тюмени, покупающие автомасла оптом и в розницу.

 

2. Оценка эффективности организации взаимоотношений предприятия с поставщиками.

Во многом эффективность  договорной работы зависит от выбора поставщиков. Оценить, насколько этот выбор правильный, можно с помощью  следующих показателей:

- частота и характер неисполнения (ненадлежащего исполнения) поставщиком договорных обязательств;

- количество и удельный вес поставок некачественного товара;

- нарушение установленных сроков поставок по вине поставщика;

- количество и удельный вес поставок товаров в ненадлежащем количестве и ассортименте;

- устойчивость условий договора – наличие внесения изменений в договор по наиболее значимым пунктам (цена, ассортимент, сроки и количество);

- доходность сделки с данным поставщиком (определить сумму валового дохода от продажи товаров данного поставщика, удельный вес в общей сумме валового дохода, долю затрат на совершение сделки в сумме валового дохода от сделки).

Расчет данных показателей  необходимо проводить по каждому  поставщику отдельно, что позволит при сравнении результатов выявить  наиболее надежных и выгодных партнеров.

В качестве показателя эффективности  работы с поставщиками может выступать  наличие необоснованной и/или просроченной кредиторской задолженности, так как  своевременная оплата товаров и  услуг говорит об удовлетворительном финансовом состоянии организации, что характеризует его как  надежного партнера, позволяет прибегнуть к услугам банка по кредитованию оборотных средств и наладить новые деловые контакты.

К основным показателям экономической  эффективности коммерческой деятельности относятся рентабельность активов  и оборачиваемость оборотных  средств.

Оборачиваемость оборотных  средств характеризует эффективность  их использования: чем быстрее оборачиваемость, тем эффективнее деятельность организации. Данный показатель характеризует деловую активность организации. Оборачиваемость обычно определяют в днях оборота делением средних остатков оборотных средств на среднедневной товарооборот или умножением средних остатков оборотных средств на число дней анализируемого периода и делением на товарооборот за этот период. Среднегодовые остатки оборотных средств могут определяться по формулам средней хронологической или средней арифметической (по данным текущего учета и отчетности). Оборачиваемость в днях по всем видам оборотных средств определяют путем ее суммирования по отдельным видам оборотных активов. Определяется также коэффициент оборачиваемости путем деления товарооборота на средние за период оборотные активы. Данный коэффициент скорость оборота активов.

Рентабельность активов  рассчитывается как отношение прибыли (отчетного периода/чистой) к среднегодовой  стоимости активов. Данный показатель характеризует эффективность использования  вовлеченного в хозяйственный оборот капитала.

На развитие хозяйственных  связей влияют масштабы общественного  производства, сложность его отраслевой структуры, процесс углубления специализации  и кооперирования предприятий, количество и качество производимой и потребляемой продукции и другие факторы, учет которых позволяет выработать ряд  обязательных требований к их формированию. В соответствии с этими требованиями рациональной и эффективной системой хозяйственных связей между производителями  и потребителями считается такая  система, которая обеспечивает:

- соответствие ассортимента  и качества получаемой продукции  действительным потребностям потребителя

- наименьшие издержки  обращения, и, в частности, транспортные  издержки;

- наименьшие совокупные (как в сфере производства, так  и в сфере обращения) запасы  материальных ресурсов;

- своевременность и непрерывность  поступления товарно-материальных  ценностей от поставщиков к  покупателям;

- минимальный документооборот  и возможно более быструю систему  договорных отношений;

- наибольшую выгодность  поставок, как для производителя  (поставщика), так и для потребителя,  то есть наиболее экономичное  обеспечение потребностей, с одной  стороны, и наиболее полную  и рентабельную реализации - с  другой.

Результативность хозяйственных  связей торговых организаций во многом определяется правильностью выбора поставщика и формой осуществления  торговых сделок. Количество поставщиков, частота завоза товаров зависят  от типа магазина и его мощности, ассортиментного профиля, которые  являются определяющими факторами  при формировании ассортимента и  объемов товарооборота. С увеличением  торговой площади возрастает частота  завоза товаров, а, следовательно, и  товарооборачиваемость. Экономнее расходуются в целом средства фирмы.

Для обеспечения эффективной  договорной работы в организации  необходимо грамотное составление  договоров, как с поставщиками, так  и с покупателями, т.е. заключение договоров на наиболее выгодных для  фирмы условиях. Выгодными условиями  договора могут выступать следующие:

– осуществление доставки/вывоза товара силами другой стороны, т.е. когда  транспортные расходы берет на себя поставщик/покупатель;

– выгодное распределение  риска в случае форс-мажорных обстоятельств;

в договорах с поставщиками: фиксированные цены в течение  некоторого периода, на срок действия договора; отсрочка платежа за товар;

в договорах с покупателями: предоплата за товар; минимальный размер приобретаемой партии за определенный период и т.д.

 

1. Анализ выполнения договорных обязательств.

Активность реализационной деятельности можно оценить количеством  заключенных и выполненных контрактов с покупателями.

Изменение средней  стоимости одного выполненного контракта  показывает, как изменилась доля покупателей  в общем объеме реализации продукции  предприятия. Определяется этот показатель путем деления объема реализованной  продукции за определенный период к  количеству выполненных за этот период контрактов с покупателями.

Коэффициент оборачиваемости  запасов готовой продукции определяется отношением объема реализованной продукции  за определенный период, к среднему запасу готовой продукции за указанный  период. Средняя величина запасов  определяется по формуле: Зср = (Зн+Зк)/2, где Зн и Зк – остатки запасов на начало и конец периода.

На предприятии в основном выполняются и перевыполняются  договорные обязательства. Транспортные услуги в большинстве оказываются  постоянным заказчикам. В результате чего, объем выручки по сравнению  с предыдущим периодом (1 квартал  текущего и прошлого периодов) возрос на 12%, чистая прибыль – на 10%. При  рассмотрении по выполнению договорных обязательств по каждому заказчику наблюдаем следующее в табл.3 в целом по предприятию.

Анализ выполнения договорных обязательств

За 1 квартал договорные обязательства  выполнены на 107%, за 2 и 3 кварталы –  на  102%, за 4 квартал – на 100%. В  целом за 2010 год договорные обязательства  выполннына103%. Но если рассмотреть  по отдельным поставщикам, то договорные обязательства поставщиками «3» и «4» не выполнены за 2-4 кварталы и в целом за 2010 год на 92% и 95% соответственно. В свою очередь поставщиком «2» договорные обязательства перевыполнены ежеквартально и в целом за год на 111%.

 

Таблица 3

 

 

 

поставщики	1 квартал			2 квартал			3квартал			4квартал
	По договору	фактически	Выполнение договорных обязательств, %	По договору	фактически	Выполнение договорных обязательств, %	По договору	фактически	Выполнение договорных обязательств, %	По договору	фактически	Выполнение договорных обязательств, %
1	300	340	113	310	340	110	320	350	109	330	370	112
2	100	110	110	120	120	100	120	130	108	120	120	100
3	150	150	100	160	150	94	160	140	88	170	150	88
4	200	210	105	210	200	95	220	210	95	220	190	86
5	150	150	100	170	180	106	180	190	106	190	200	105
Итого	900	960	107	970	990	102	1000	1020	102	1030	1030	100