Организация презентации: их роль, особенности организации и проведения

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Саратовский государственный технический университет» им. Гагарина Ю.А.

 

Кафедра «Реклама и компьютерный дизайн»

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: "Паблик рилейшенз"

Вариант №9

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 5 курса

заочной формы обучения

факультета МФПИТ

специальности 032401 «Реклама»

номер зачетной книжки 0903909

Нармуратова Сабина Музаффовна

Проверил кандидат филологических наук, доцент

                                     Лейни Регина Николаевна

 

 

 

 

 

 

 

Саратов 2015г.

1. Организация презентации: их роль, особенности организации и проведения.

 

Презента́ция (от лат. praesento — представление) — документ или комплект документов, предназначенный для представления чего-либо (организации, проекта, продукта и т.п.). Цель презентации — донести до аудитории полноценную информацию об объекте презентации в удобной форме. Презентация является одним из маркетинговых и PR инструментов.

 Общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.

Отмечу также, что в большинстве рефератов на данную тему имеет место ошибка: русское слово “презентация” произошло не от английского Presentation, а от латинского.

Так значение слова “презентация” толкует Современный словарь иностранных слов (1993).

Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

Презентации бывают следующих видов:

Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребитей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осущесвления разработки или воплощения проекта.

Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -  ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подвержения объекта презентации критическому анализу и изменению.

 

Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.

Итак, презентация - это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно (по мнению А.Н. Чумикова):

 

• Приглашение и встреча;
• Пресс-конференционная часть;
• Презентационная часть;
• Неформальное общение;

Сопровождение (дополнение) общения;

• Прощание.

 

Для проведения презентации необходимо:

 

- сформулировать  конкретные задачи;

- составить  список  приглашенных, включая бывших и настоящих клиентов и лиц, которым следует уделить особое внимание, представителей  средств  массовой информации;

- разработать  программу, включающую формальную  встречу, развлекательную часть;

- спроектировать  визуальное  оформление помещения, подобрать сувениры, сделать свободную выкладку материалов, определить формы демонстрации образцов продукции;

- выбрать  помещение, обеспечивающее  реализацию программы и презентации (включая использование аудио- и видеоматериалов, развлекательной программы);

- подготовить  информационные письма, пресс-релиз  для прессы, подготовить приглашения (информационные письма с приглашениями  рассылаются не позднее чем  за 4 дня до проведения презентации).

- тщательно  продумать последовательность, содержание  и форму докладов;

 

 

 Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (1700-1900).  Персонал субъекта хозяйствования  выступает в роли «хозяев» и на груди у них должны быть именные карточки с указанием  фамилии, имени, отчества и должности.

Открывает презентацию  и ведет ее один из руководителей, он также представляет других руководителей и делает сообщение о  деятельности предприятия, его перспективах. Для наглядной иллюстрации деятельности предприятия, его экспортных возможностях помещение  для презентации оформляется стендами и плакатами, можно показать небольшой видеофильм (10-15 минут).  Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Это лучше сделать  спустя 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.    

 При организации банкета  для участников презентации не  следует оставлять выбор  блюд и их сервировку на усмотрение работников ресторанных служб. Если презентация не представляет собой  традиционный банкет, избегайте заказывать закуски, для которых  требуются ножи и вилки. Идеальный вариант – закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносить на подносах официантами.   Из напитков  лучше подавать шампанское, вино или пунш; непременно  следует заказать большое количество безалкогольных напитков.     

 Музыка не должна быть  навязчивой, а только служить  фоном, не привлекая  всеобщего внимания.      

  По окончании презентации  гостям вручаются  памятные сувениры, рекламные издания. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, чтобы хватило  на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить, какие сувениры понадобятся для презентации. 

 

Проведение презентации включает следующие этапы:

1. Определение цели и ее приоритетов  в области привлечения новых  клиентов, формирования имиджа компании, привлечения новых партнеров, в  том числе выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений  с местными органами власти, определенными  кругами общественности.

2. Обоснование концептуализации  презентации путем формирования  идеи, определения места и сроков  проведения, состава участников  и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию  во второй половине дня, ее  продолжительность не более 4 ч, в  том числе торжественная часть и культурная программа — 1,5–2 ч, ужин или фуршет — 2 ч.

3. Разработка программы презентации. Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в  администрации компании и владеющий  ораторским искусством и навыками  международного этикета. Как правило, сценарий презентации следующий:

ведущий представляет руководителей компании и важных гостей;

показываются рекламные фильмы длительностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);

ведущий предоставляет слово руководителям компании для кратких сообщений на 2–3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;

отводится время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей компании и ведущих специалистов;

ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;

заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.

Создание и сопровождение презентаций — технические аспекты

В условиях насыщенного рынка, привередливого потребителя и глобальной конкуренции все чаще приходится задумываться не только об акциях продвижения, стимулирования сбыта, но и о позиционировании, а вернее, о концепции визуальной подачи товара, продукта, услуги или самой компании. Причем визуальная подача должна замыкаться не на простых рекламных имиджах для печатных модулей, наружной рекламы или 30-секундных роликах для ТВ, и даже не на корпоративных фильмах. Наиболее полноценно, выгодно и открыто преподнести продвигаемый продукт, услугу или фирму позволяют презентации. На сегодняшний день различные виды презентаций — один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления целевой аудитории с продвигаемым объектом, будь то товар, продукт или услуги. Презентация — это также удобный способ демонстрации достижений или возможностей компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развития фирмы, а возможно, и привлечения инвестиций. С помощью презентации можно легко реализовать коммуникативную задачу обучения сотрудников, бизнес-слушателей семинара или лекции, повышения лояльности клиентов и бизнес-партнеров. В любом случае выгодное отличие презентации от других маркетинговых инструментов — возможность подачи информации наглядно, объемно и «живо». Как видим, целей использования презентаций достаточно много — причем достигаются они путем использования разных форматов презентаций. Презентации можно разделить на несколько типов в зависимости от вида использования и целей создания той или иной презентации. Основных групп две, это печатные презентации и электронные презентации.

Печатные презентации. Это простейший вариант использования презентации в качестве раздаточного материала или печатного дополнения к выступлению, рекламной акции. К сожалению, для большинства компаний данный вид применения презентации является крайне узким в связи с ограниченными возможностями печатных презентаций по воздействию на эмоциональное восприятие. В этом формате есть жесткие ограничения на статичность картинки — можно «поиграть» с возможностями типографии, дизайн-решением, но за пределы печатного восприятия и использования пробиться не удастся. В большинстве своем печатные презентации — брошюры, каталоги, буклеты — воплощают имиджевые идеи, достаточно полно справляясь с функциями визитных карточек компании или каталогов продукции.

Компьютерные (электронные) презентации. На более высоком уровне по сравнению с печатными презентациями находятся компьютерные (электронные) презентации, позволяющие выйти за границы печатных каталогов и буклетов. Электронные презентации можно размещать в Интернете — на сайте компании, рассылать по электронной почте (PDF-презентации), использовать на конференциях, семинарах, презентациях в качестве видеопрезентаций. Такие презентации в зависимости от формата могут отличаться динамикой и полноценной анимацией (анимационные презентации), оригинальной подачей информации, возможностью добавления звука, музыки и пр. Компьютерные презентации не «завязаны» на печатный тираж, могут использоваться на различных носителях, будь то компьютер, «плазма» или проектор, в них достаточно просто вносить изменения. Компьютерные презентации также можно условно разделить на несколько типов, проследим их от простейших к более сложным.

PоwerPоint-презентации (презентации PоwerPоint). Наиболее простым и распространенным вариантом презентации является презентация в формате РоwerРоint (презентация PоwerPоint), получившая широкое распространение в бизнес-среде. Формат PоwerPоint позволяет интегрировать в презентацию видео- и аудиофайлы, создавать примитивную анимацию на уровне слайд-шоу. Главный плюс данного формата презентации — возможность без особых знаний и умений вносить изменения в презентацию, адаптируя ее под разные аудитории и цели. Главный минус — «зависание» интегрированных в презентацию файлов, примитивизм дизайна картинки. При изготовлении презентаций РоwerРоint с привлечением профессиональных дизайнеров можно добиться сочетания информации и качественного визуального воплощения отдельных имиджей, созданных специально для презентации. Причем акцент на имиджевой составляющей любой презентации позволяет добиться важного эмоционального восприятия в рамках рекламных коммуникаций. Потребитель, не отвлекаясь от информации, воспринимает ее на эмоциональном уровне благодаря эстетичному исполнению презентаций, дизайну и профессиональной работе менеджеров дизайн-студии.

Презентации PDF (PDF-презентация компании). Еще один вид довольно простой компьютерной презентации — это презентация в формате PDF. Фактически это вариант электронного каталога, удобного для рассылки по электронной почте, размещения на сайте и печати на принтере. То есть практичный, легкий, удобный, функциональный продукт. Зачастую презентации PDF становятся продолжением фирменных каталогов и других рекламных материалов, когда на первое место выходит создание картинки, имиджа, а значит главную роль играет качественный дизайн. Презентация PDF дает возможность подать в привлекательном виде тщательно отобранную информацию, при этом вид (дизайн) презентации должен быть тщательно продуман, разработан и претворен в жизнь. Такие презентации позволяют максимально расширить рамки для творческого подхода и креативных дизайнерских решений. Чаще всего презентации PDF используются как вспомогательный продукт — изготавливаются при заказе в профессиональной студии бесплатно, приложением к печатной версии презентации или мультимедиапрезентации. Главные плюсы презентации в формате PDF — это прежде всего небольшой «вес», что очень удобно для рассылки по электронной почте, презентация PDF идеальна для печати — подходит для разных типов принтера и операционных систем. Неоспоримый минус подобных презентаций — статичность, но в то же время это поле для реализации самых смелых идей дизайнера.