Особенности учета материалов и расчетов с поставщиками в условиях автоматизации

     Оценка  отпуска МПЗ на производство или  в иных случаях выбытия осуществляется в соответствии с ПБУ 5/01 одним  из следующих способов:

• по стоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по способу ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения

материалов).     

Применение  одного из указанных способов по группе (виду) запасов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.     

Первый  способ характерен для оценки МПЗ, используемых в особом порядке (например, драгоценные  металлы, драгоценные камни и  др.), а также для запасов, которые не могут заменить друг друга. В этом случае отпущенные запасы списываются по стоимости каждой их единицы определенного вида.      

При использовании первого способа  согласно п. 74 Методических указаний могут  применяться два варианта исчисления себестоимости единицы запаса:

• с включением всех расходов, связанных с приобретением запаса;
• с включением только стоимости запаса по договорной цене (упрощенный вариант).

     Оценка  МПЗ по средней себестоимости  производится по каждой группе (виду) запасов  путем деления общей себестоимости  группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно и количества остатка на начало месяца и поступивших  запасов в течение этого месяца.      

Оценке по способу ФИФО основана на допущении, что запасы, первыми  поступившие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости  первых по времени приобретений с  учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца.      

Применение  способов средних оценок фактической  себестоимости материалов, отпущенных в производство или списанных  на иные цели, по средней себестоимости и по способу ФИФО, может осуществляться следующими вариантами:

• исходя из среднемесячной фактической себестоимости (взвешенная оценка), в расчет которой включаются количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления за месяц (отчетный период);
• путем определения фактической себестоимости материала в момент его отпуска (скользящая оценка), при этом в расчет средней оценки включаются количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления до момента отпуска.

Применение  скользящей оценки должно быть экономически обосновано и обеспечено соответствующими средствами вычислительной техники.     

Таким образом, в действующем законодательстве и нормативных документах предусмотрено  использование разных способов оценки поступления и отпуска запасов, выбор которых определяется самой  организацией и отражается в учетной  политике.      

Задачи  учета. Основные задачи бухгалтерского учета МПЗ определены в п. 6 Методических указаний:

• формирование фактической себестоимости запасов;
• правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;
• контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;
• контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;
• своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;
• проведение анализа эффективности использования запасов.
2. Задачи  учета расчетов с  поставщиками.

В процессе осуществления производственно-финансовой деятельности различные предприятия  и организации вступают во взаимоотношения  с другими хозяйствами, бюджетом, внебюджетными фондами, физическими  лицами и др. Эти расчеты могут  выступать как в безналичной  форме, так и наличными. Посредниками безналичных расчетов являются банки, которые созданы для аккумулирования  денежных средств и эффективного их размещения на условиях возвратности платности и срочности. Наличные расчеты производятся посредством организованных касс на предприятии.      

Как правило, в ходе соответствующих  взаимоотношений возникают дебиторская  и кредиторская задолженности.     

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность сторонних организаций  и физических лиц конкретному  предприятию, а под кредиторской – задолженность конкретного  предприятия другим юридическим  и физическим лицам.     

С целью повышения достоверности  данных о расчетах с предприятиями  и организациями необходимо работниками  бухгалтерии каждого хозяйства  производить ежегодную инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности. Данные инвентаризации способствуют также  ликвидации просроченных задолженностей и предостерегают предприятия от не поступлений денежных сумм дебиторской  задолженности в результате истечения  срока исковой давности.     

Основными задачами учета расчетных операций являются:

• обеспечение контроля правильности оформления договоров и иных документов, регулирующих и регламентирующих взаимоотношения между предприятиями, организациями, учреждениями, физическими лицами;
• обеспечение контроля правильности соблюдения форм расчетов между субъектами рынка;
• правильное отражение операций в первичных документах и регистрах синтетического и аналитического учета по расчетным операциям;
• своевременное выполнение расчетов с организациями, предприятиями, учреждениями и физическими лицами;
• ликвидация просроченных задолженностей и недопущение задолженностей с истекшими сроками исковой давности.

     Методологические  основы организации учета расчетов с поставщиками устанавливают правила  документального оформления приема, хранения, отпуска товаров и отражения  товарных операций в бухгалтерском  учете и отчетности, являются элементом системы нормативного регулирования бухгалтерского учета товароматериальных ценностей. 

3. Документальное  оформление движения материалов и расчетов с поставщиками.

Для учета МПЗ характерна значительная однотипность совершаемых операций. Это позволяет использовать типовую первичную документацию, разрабатываемую Государственным комитетом РФ по статистике в централизованном порядке.      

Документальное  оформление всех происходящих в организациях хозяйственных операций, связанных  с движением материальных ценностей, позволяет организовать систематический контроль их сохранности на складах и у материально ответственных лиц. Рационально разработанная первичная документация и схема документооборота по учету запасов дают возможность получать необходимую информацию для оперативного руководства организацией и осуществлять как предварительный, так и последующий контроль их использования.      

По  учету материально-производственных запасов такими документами являются представленные ниже.      

Доверенность (ф. № М-2) предназначена для оформления права должностного лица выступать  в качестве доверенного лица организации для получения материальных ценностей. Она составляется в одном экземпляре и выдается получателю под расписку бухгалтерией организации. Срок выдачи доверенности — 15 дней, но при получении ценностей в порядке плановых платежей — календарный месяц.      

Приходный ордер (ф. № М-4) используется для  оформления учета запасов, поступивших  на склад организации от поставщиков. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде. Они составляются в одном экземпляре на фактически принятое количество ценностей в день их поступления. Основными реквизитами являются: дата составления, код операции, склад, наименование и код поставщика, номер платежного документа, наименование и номенклатурный номер материальных ценностей, код и наименование единицы измерения, количество, цена, сумма без учета НДС и с учетом НДС и др. Графа «Номер паспорта» заполняется при поступлении запасов, содержащих драгметаллы и камни.      

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) нужен для оформления приемки  материально-производственных запасов  в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется также при приемке запасов, поступивших без документов. Акт заполняется в двух экземплярах приемочной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Он утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами (товарно-транспортными накладными и др.) передается в бухгалтерию организации для принятия на учет материальных ценностей, второй — отделу снабжения для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений по ценностям, содержащим драгметаллы и камни.      

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) используется для  учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия (цехи, на объекты, участки и др.) в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем исходя из объемов производственных заданий цехов и с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода.      

Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах  сроком на месяц, а при небольших объемах списаний — на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается цеху — потребителю материальных ценностей, второй — складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах карты дату и количество отпущенных запасов и выводит остаток лимита по каждому их номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте цеха расписывается кладовщик, а в карте склада - представитель цеха-получателя. Все выданные лимитно-заборные карты регистрируются отделом снабжения в специальном реестре, копия которого направляется в бухгалтерию для контроля над своевременной сдачей карт после использования лимита. При автоматизации учета отпуска запасов лимит рассчитывается одновременно с выпиской лимитно-заборных карт с учетом использования лимитов.      

Для сокращения количества первичных документов допускается оформлять отпуск материалов непосредственно в карточки учета (ф. № М-17), где проставляется лимит  отпуска. По лимитно-заборной карте  ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат).      

Требование-накладная (ф. № М-11) используется для учета  движения материально-производственных запасов в самой организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом и т. п.), второй — для оприходования ценностей принимающей стороной.      

Сверхлимитный отпуск запасов со склада связан, как  правило, либо с перевыполнением  подразделением производственного  задания, либо с покрытием перерасхода  материалов на возмещение производственного брака. Поэтому такой отпуск может быть разрешен только руководителем или главным инженером организации и оформляется требованием-накладной. Аналогично оформляется замена одних видов запасов другими, сходными по физико-химическим свойствам. Документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей. Этими накладными оформляются также операции по сдаче на склад неизрасходованных в производстве материалов, если они были получены по требованию, а также сдача брака и отходов. Накладную подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя.      

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. №  М-15) необходима для учета отпуска подразделениям предприятия, расположенным на другой территории, или сторонним организациям. Накладную выписывают в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и предъявления получателем доверенности на получение груза. Первый экземпляр передают складу в качестве основания для отпуска запасов, второй — получателю.      

При отпуске материально-производственных запасов на месте, т. е. самовывозом, накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки платежных документов, если материальные ценности были отпущены с последующей оплатой.      

Карточка  учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движения запасов на складе по каждому номенклатурному номеру, виду, сорту, размеру. Карточки являются документами строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операций в натуральном выражении.      

При оформлении внутреннего перемещения  запасов (между базовыми складами и цеховыми кладовыми) может быть использован способ записи непосредственно в карточках учета материально-производственных запасов. При этом, представитель под разделения-получателя расписывается в карточке складского учета, в которой предусмотрена специальная графа для проставления кода производственных затрат. Таким образом, карточка становится одновременно оправдательным документом, исключается возможность несвоевременности записей операций по приходу и расходу, усиливается контроль со стороны работников склада за соблюдением норм и выявлением сверхнормативных запасов и неликвидов.      

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже  зданий и сооружений (ф. № М-35), требуется  для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств. На стоимость таких ценностей увеличивается финансовый результат. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий — у подрядчика.