Особенности учета материалов и расчетов с поставщиками в условиях автоматизации

Движение  товара от поставщика к потребителю  оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки товаров и правилами  перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом–фактурой). Накладная  в торговой организации может  выступать как приходным, так  и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным  лицом при оформлении отпуска  товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер  и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое  описание товара, его количество (в  единицах), цена и общая сумма (с  учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается  материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.      

Товарно–транспортную  накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортном. Товарно–транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно–транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.     

При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного  документа выступает железнодорожная  накладная. К железнодорожной накладной  могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем  делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном  контейнере».     

Счет  фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров  велик. Счет–фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и  подрядчиками.     

Для оплаты поступающих товаров может  быть использован счет, содержание которого аналогично счету–фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.      

Оприходование поступивших товаров оформляется  путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно–транспортной накладной, счете–фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.     

Если  товары получает материально–ответственное  лицо вне склада покупателя, то необходимым  документом является доверенность, которая  подтверждает право материально  ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения  по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей  на получение товарно–материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.      

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д.     

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия  товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных  документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям  к качеству товаров, предусмотренных  в договоре.      

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом  по доверенности, если товар находится  в не нарушенной таре, то приемка  может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.     

Если  количество и качество товара соответствует  указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет–фактура, товарно–транспортная накладная, качественное удостоверение  и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших  товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное  лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой  печатью торговой организации.     

При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности  предъявления претензий поставщикам  или транспортным организациям при  недостаче или снижении качества товаров.     

В случае несоответствия фактического наличия  товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку  об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить  материально ответственные лица торговой организации, представитель  поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при  согласии поставщика или его отсутствии).     

При закупке товара или его приемке  руководителям торговых организаций  необходимо следить за наличием сертификата  соответствия на закупаемый товар.     

Возврат товара поставщику при обнаружении  брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту  или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут  быть различными и оговариваются  в договоре поставки.     

После проверки, приемки и таксировки, принятых от материально ответственных  лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными  документами, на основании которых  были сделаны записи в «Журнале поступления  товаров», бухгалтер предприятия  переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.      

Отчеты  о движении материальных ценностей  являются регистрами аналитического учета  и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным  лицом в двух экземплярах в  количественном выражении на основании  первичных документов. Бухгалтер, после  проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад  материально ответственному лицу с  отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.      

Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал–ордер № 6, в котором совмещается синтетический  учет с аналитическим.     

Журнал–ордер  № 6 открывается на первое число  каждого месяца незаконченными расчетами:      

1) по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы  поступили (сальдо на начало  месяца по счету 60);      

2) по акцептованным платежным документам  оплаченным – материалы не  поступили (справочно – «За  не прибывший груз», сальдо  нет);     

3) сальдо на начало месяца по  неотфактурованным поставкам (материалы  поступили, а платежные документы  для их оплаты не поступили).      

Журнал–ордер  ведется линейно–позиционным способом, что позволяет судить о состоянии  расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое  поступление материалов, неотфактурованные  поставки, сумма материалов, находящихся  в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.     

При недостаче материалов комиссией  составляется коммерческий акт, акт  о приемке материалов, в которых  определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так  и в сумме, выносится решение  о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации  и составить ее расчет: стоимость  недостающего имущества, транспортные и другие расходы. Сумма претензии  относится на счет 76 субсчет “Расчеты по претензиям” и записывается в  журнал–ордер № 6 по соответствующей позиции.     

Излишне поступившие материалы оформляются  актами и отражаются в журнале–ордере № 6 (как неотфактурованные поставки) и ведомости № 7.  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 

2. Организация учета материалов и расчетов с поставщиками.
1. Синтетический учет поступления материалов и расчетов с поставщиками.

 

      

На  основании первичных документов в бухгалтерии ведется синтетический учет прихода и расхода материалов. Каждая группа материалов учитывается на отдельном счете или субсчете. В Плане счетов бухгалтерского учета для этого предназначены следующие счета и субсчета: 10 «Материалы» с девятью субсчетами,14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»,  15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонения в стоимости материалов», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку».      

Учет  материалов ведется в денежном измерении с инвентаризацией их наличия в местах хранения.     

В случае учета материалов по фактической  себестоимости она отражается непосредственно на сч. 10 –«Материалы». При учете по учетным ценам  для отражения в учете себестоимости приобретения МПЗ применяется сч. 15 – «Заготовление и приобретение материальных ценностей»  и сч. 16 – «Отклонение в стоимости материальных ценностей».      

Сч. 10 «Материалы» — активный, инвентарный. Учет ведется по группам материалов на одиннадцати субсчетах к счету 10:

10-1. «Сырье и материалы»;

10-2. «Покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия»;

10-3. «Топливо»;

10-4. «Тара и тарные  изделия»;

10-5. «Запасные части»;

10-6. «Прочие материалы»;

10-7. «Материалы, переданные  в переработку на сторону»;

10-8. «Строительные материалы»;

10-9. «Инвентарь и хозяйственные  принадлежности»;

10-10. «Специальная оснастка и специальная  одежда на складе»;

10-11. «Специальная оснастка и специальная  одежда в эксплуатации».      

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости  приобретения или учетным ценам. По дебету счета 10 «Материалы» в  течение месяца отражаются операции по поступлению материальных ценностей па склады предприятия. По кредиту счета отражаются операции по расходу, отпуску материалов со складов. Материалы могут поступать на предприятие от поставщиков, от подотчетных лиц. Кроме того, материалы могут поступать на склад от своих производств (материалы собственного производства), изготавливающих для собственных нужд инструменты, специальные приспособления. Приходуются на склад также отходы собственных производств, сырье и материалы, полученные при разборке брака, от ликвидации основных средств.        

Все первичные документы на расход и  отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, по направлениям затрат. В течение месяца их движение учитывается по учетным ценам, а после окончания отчетного месяца, после расчета суммы ТЗР или отклонений фактической себестоимости от учетных цен, эта стоимость доводится до фактической себестоимости. Таким образом, данные, образующие фактическую себестоимость материалов, отражаются в разных журналах-ордерах, а суммируются в Главной книге. 

Дебет	Сч. 10 «Материалы»		Кредит
сч. 60 - "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками"	Покупная цена МПЗ, поступивших  от поставщиков.	Стоимость материалов, отпущенных в  основное производство	сч. 20 - "Основное производство"
сч. 71- "Расчеты с подотчетными лицами"	Покупная цена МПЗ, приобретенных  подотчетными лицами	Стоимость материалов, отпущенных, во вспомогательное производство	сч. 23 - " Вспомогательные  производства"
Дебет	Сч. 10 «Материалы»		Кредит
сч. 71- "Расчеты с подотчетными лицами"	Стоимость доставки МПЗ на склад  предприятия, оплаченная через подотчетных  лиц	Стоимость материалов, отпущенных, на общепроизводственные  нужды, содержание и эксплуатацию машин и оборудования	сч. 25 - " Общепроизводственные расходы
сч. 28 - "Брак в производстве"	Стоимость отходов и лома от ликвидации основных средств, полученных от окончательного брака	Стоимость материалов, отпущенных, на общехозяйственные  нужды	сч. 26 - "Общехозяйственные расходы"
сч. 20 - "Основное производство"	Стоимость отходов основного производства, сданных на склад	Стоимость материалов, отпущенных, на исправление брака	сч. 28 - "Брак в производстве"
		Стоимость материалов, отпущенных, на  упаковку готовой продукции	сч. 44 - "Расходы  на продажу"
		Стоимость материалов, отпущенных, на строительство и монтаж основных средств	сч. 08 -"Вложения во внеоборотные активы"

Рис. 1. Отражение операций движения материалов с учетом стоимости.     

Как говорилось выше, согласно Плану счетов бухгалтерского учета организация имеет право применять учетные (плановые) цены на материальные ценности.     

Применение  плановых цен необходимо для получения  ежедневной оперативной информации о материальных затратах на производство продукции. Учетная цена применяется только в течение месяца, по окончании которого корректируется до фактической цены материально-производственных запасов (МПЗ).     

В зависимости от принятой организацией учетной политики поступление материалов может быть отражено с учетом счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» или без их использования.