Ярмарочная и выставочная деятельность в Республике Беларусь

 

 

 

Продолжение Таблицы 1.1.

Классификация  выставок-ярмарок по  географическому  составу экспонентов	- всемирные - международные - с международным участием - национальные - межрегиональные - местные
Классификация выставок по территориальному признаку	- выставки, проводимые внутри страны - выставки, проводимые на  территории других стран
Классификация выставок по времени функционирования	- постоянно действующие (0,5–1 год и более) - временные (0,5–5 месяцев) - краткосрочные (от 1–5 дней до 0,5 месяцев)
Цель проведения	- торговые (коммерческо-сбытовые) - ознакомительные (информационные) - проводимые в целях развития коммуникаций, контактов - имиджевые  выставки - пробные выставки - основные выставки

 

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.

От развития выставочно-ярмарочной деятельности экономика страны получает положительный эффект в виде инфраструктуры, формирующей единое экономическое и информационное пространство и позволяющей предприятиям изучать рынок, демонстрировать новинки, продвигать товар, активизировать деловое сотрудничество.

 

 

2. Планирование и организация выставок и ярмарок в Республике Беларусь

Для того, чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, предприятие должно тщательно спланировать свою работу.

Возникает и необходимость планирования маркетинга на предприятии.

Планирование – это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных действий в ожидаемых условиях. Это составная часть рационального функционирования предприятия [9, c.348].

Процесс планирования включает в себя четыре основных этапа:

1. Выработка общих целей для определенного этапа развития;
2. Определение путей;
3. Экономический и иные средства достижения целей;
4. Контроль за достижением целей.

Участвуя в выставке, предприятию необходимо чётко определить цели такого участия и правильно выбрать выставку. Чтобы участие было эффективным предварительно предприятию необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству;
2. Какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участи фирмы в работе выставки можно условно разделить на ряд этапов:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке, ярмарке;
2. Определение целей участия фирмы в работе выставки;
3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;
4. Подготовительный и организационный этап;
5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;
6. Работа в ходе функционирования выставки;
7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

Выставочная деятельность направлена на достижение основных маркетинговых целей предприятия, среди которых:

1. представление фирмы и ее продуктов;
2. рынков сбыта;
3. поиск новых рынков;
4. расширение числа клиентов;
5. внедрение нового продукта на рынок;
6. определение возможного спроса на новый продукт;
7. поиск новых деловых партнеров;
8. изучение предложения конкурентов;
9. позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;
10. формирование благоприятного имиджа фирмы;
11. непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

         Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать предприятие. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

1. время и место проведения выставки;
2. авторитет выставки;
3. численный и качественный состав участников и посетителей;
4. уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;
5. возможность предоставления выставочных площадей и услуг;
6. условия участия в выставке;
7. разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям предприятия;
8. окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей [9, c.354].

          В течении подготовительно - организационного периода фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

1. разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;
2. составление перечня выставляемых продуктов;
3. отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);
4. разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;
5. выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;
6. определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;
7. подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;
8. разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);
9. заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

          После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке [4, c.584].

В среднем расходы крупных предприятий на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на продвижение товаров.

Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке представлена в табл. 1.2.

Таблица 1.2.

Структура затрат на участие фирмы в выставке

Статьи затрат	Удельный вес, %
Арендная плата и монтаж экспозиции	55-70
Демонтаж экспозиции	5-10
Расходы на рекламные и информационные материалы	5-10
Представительские расходы	15-25

 
          Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

1. окончательный отбор образцов продукции;
2. разработка стендов фирмы;
3. генеральная компоновка экспозиции.

         После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап – работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель предприятия. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы, кто из руководителей будет на стенде. Во время работы выставки руководитель должен наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу наилучшим образом и так далее. Кроме того, руководитель предприятия может посетить другие выставочные стенды. Это поможет более четко определить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен. Исходя из этого, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией [3, c.612].

         Для этого целесообразно:

1. провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;
2. обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;
3. заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;
4. обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

         После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке[3,c.613]. 
         Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

1. организационные;
2. коммерческие.

         При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

1. удачно ли было выбрано место для стенда;
2. была ли удачной планировка стенда; соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам;
3. какие неудобства вы испытывали во время работы;
4. что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования;
5. без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись.

Коммерческие итоги касаются объективных показателей - количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и так далее [3, c.620].

1.3. Тенденции развития выставочной и ярмарочной деятельности в Республике Беларусь

 Регулированием деятельности выставок и ярмарок занимаются как учреждения стран, на территории которых они проводятся, так и международные организации [6, c.28].

К международным организациям, регулирующим деятельность международных выставок и ярмарок, относятся:

1. Международное бюро выставок создано в 1931 г. для наблюдения за выполнением Парижской конвенции 1928 г. о международных выставках. В задачи Конвенции входит регламентация порядка организации официальных всемирных выставок, классификация выставок, определение прав и обязанностей стран, организующих выставки и участвующих в них, порядок присуждения наград экспонентам товаров. Конвенция определяет сроки организации выставок с учетом их категории. Страна, организующая выставку, должна зарегистрировать ее в Международном бюро выставок не позднее чем за шесть месяцев до рассылки приглашений.
2. Союз международных ярмарок создан в 1925 г. в целях организации и поддержания постоянного сотрудничества международных ярмарок, защиты их прав, расширения круга их деятельности и, таким образом, содействия развитию товарообмена между государствами. Союз является частным объединением. Члены Союза делятся на членов-учредителей, действительных и чрезвычайных членов. Членами - учредителями считаются те ярмарки, по инициативе которых основан Союз. В действительные члены Союза принимаются ярмарки, юридически признанные в качестве международных правительством своей страны, созданные авторитетными организациями, существующие минимум пять лет, имеющие собственное ярмарочное оборудование, привлекающие в качестве участников промышленные и торговые фирмы минуя посредников. В качестве чрезвычайных членов принимаются ярмарки, организованные в странах, в которых существует одна или несколько международных ярмарок – членов Союза.
3. Рыночная группа по международным ярмаркам. Комиссии по развитию внешней торговли при Европейской Экономической Комиссии ООН создана в 1955 г. В ее состав входят представители 20 стран, а также Союз международных ярмарок и Международная торговая палата [6, c.30].