Ярмарочная и выставочная деятельность в Республике Беларусь

Типовая смета выставочных расходов выглядит следующим образом:

1. Регистрационный сбор;
2. Аренда выставочной площади;
3. Расходы на возведение стенда;
4. Стоимость выставочных экспонатов;
5. Оплата работы персонала (зарплата и питание на выставке);
6. Расходы на изготовление рекламных материалов;
7. Дополнительные расходы.

Структура затрат на участие в выставке представлена в табл. 3.1.

Таблица 3.1.

Структура затрат ООО «Нова Телеком» на участие в выставке

ТИБО-2014

Статья затрат	Фактические затраты без НДС, бел.руб.
Регистрационный сбор	2.470.000
Аренда выставочной площади  (30 м2)	25.450.000
Расходы на возведение стенда	9.200.000
Стоимость выставочных экспонатов	50.000.000
Расходы на изготовление рекламных материалов	6.500.000
Оплата работы персонала (зарплата и питание на выставке)	4.500.000
Дополнительные расходы	20.000.000
ИТОГО	118.120.000

 

Форма участия - участие на индивидуальном стенде стандартной застройки. Размер арендной площади – 30 м2. В качестве рекламных материалов будут использованы: брошюры, буклеты, шары с логотипом компании, плакаты, каталоги. Тип стенда, используемый компанией ООО «Нова Телеком» - угловой. Стенд делится на три зоны:

• пассивная зона - используется для привлечения внимания и интереса посетителей, проходящих мимо стенда;
• активная зона - используется, чтобы войти в контакт с посетителем, выяснить сферу его интересов;
• интенсивная зона - здесь можно детально продемонстрировать продукт, обсудить предложение и подписать договор.

Следующим этапом является организация работы персонала. Для успешной работы на выставке необходимо осуществлять отбор квалифицированного персонала. Основными критериями отбора могут быть:

1. опыт работы на выставочных мероприятиях;
2. высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний;
3. знание истории компании, направлений ее деятельности и представляемой продукции (услуг);
4. умение и желание общаться с людьми; хорошо поставленная речь; знание иностранных языков;
5. уверенное поведение и находчивость во время нестандартных ситуаций;
6. умение находить обоснованные решения сложных вопросов; умение работать со средствами массовой информации;
7. привлекательная внешность.

Перед работой на выставке, персонал должен пройти соответствующее обучение и инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данного выставочного мероприятия:

• тематика выставочного мероприятия;
• состав экспонентов;
• цели участия в выставке (ярмарке);
• перечень продукции (услуг), представляемых на выставке, их основные качественные параметры, цена и конкурентные преимущества;
• задачи, стоящие перед персоналом (ознакомление с продукцией, деятельностью компании, заключение договоров, продажа и т.д.);
• распорядок работы персонала на стенде;
• обязанности отдельных сотрудников во время проведения мероприятия;
• порядок работы со средствами массовой информации;
• основные категории возможных посетителей;
• возможные модели поведения посетителей;
• порядок проведения маркетинговых исследований;
• правила регистрации потенциальных клиентов, их пожеланий и рекомендаций;
• порядок подведения итогов участия компании в выставке и др.

Профессиональные знания необходимы персоналу выставки не только для работы на стенде, но и за его пределами.

На стенде основными задачами персонала являются привлечение большего числа посетителей и установление с ними контактов, выявление среди них существующих и потенциальных клиентов (партнеров), обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективного сотрудничества.

Вне стенда работа персонала должна осуществляться в целях:

1. изучения специфики выставочного мероприятия для дальнейшего принятия решения о целесообразности участия в нем в будущем;
2. изучения продукции конкурентов, цен и каналов распространения;
3. генерации идей о разработке новых видов продукции;
4. поиска новых партнеров (в т.ч. посредников);
5. исследования путей и возможностей продвижения продукции на целевые рынки.

Для участия в выставке ТИБО-2014 наша компания привлекает семь стендистов с опытом работы в данной сфере не менее 1 года. Также на стенде будет присутствовать директор ООО «Нова Телеком» Кобизький Вадим Петрович и заместитель директора Опякин Алексей Владимирович.

Для предварительного расчета эффективности от участия в выставке возьмем данные о заключенных контрактах аналогичной фирмы с приблизительно одинаковой долей рынка – ООО «Мобильный город». Расчет эффективности представлен в табл. 3.2.

Таблица 3.2.

Предварительный расчет эффективности от участия в выставке

ООО «Нова Телеком»

Критерий	Показатель
Предполагаемое количество специалистов, посещающих выставку («Отчеты аудита качественного состава посетителей» на сайте официального аудитора выставок)	5000
Какое количество контактов планируется получить (сколько специалистов реально посетят стенд)	2000
Цена среднего контракта, бел.руб	3.000.000
Процент удачных контактов (данные ООО «Мобильный город)	60
Средний процент маржи в отрасли	20
Количество дней работы выставки	7

 

По данным наблюдений, продолжительность одного эффективного контакта с посетителем на выставке составляет порядка 15 минут. Отсюда следует, что один менеджер за один день сможет провести компании:

1. Количество контактов = 10 60 15 = 40

Соответственно за 7 дней выставки состоится 280 контактов. Для того, чтобы охватить всех 2000 посетителей, посетивших стенд, нам потребуется разместить на стенде:

2. Число менеджеров = 2000 200 = 7

При условии, что площадь одной переговорной зоны, примерно равняется

3 м2, эффективная переговорная площадь составит 21 м2. Необходимо добавить около 9 м2 на служебные зоны. Следовательно:

3. Общая площадь стенда = (7 3) + 9 = 30 м2

С учетом того, что цена среднего контракта равна 3.000.000 бел.руб., а маржа 20%, соответственно:

4. Прибыль с клиента = 3.000.000 0,2 = 600.000

На основании указанного процента удачных контактов – 60, можно рассчитать предположительное количество заключенных контрактов.

5. Число контрактов = 2000 0,6 = 1200

Отсюда:

6. Общая прибыль = 1200 600.000 = 720.000.000

Планируется, что затраты на подготовку к выставке составят 118.120.000 бел.руб. Итого предполагаемый возврат на выставочные инвестиции составит:

ROI = 720.000.000 118.120.000 100 = 610 %

                 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Выставка является не только источником информации о развитии отрасли, отдельных организаций, но и эффективным инструментом маркетинга, где в личном контакте с партнером экспонент может выявить его потребности, донести до него значительный объем полезной информации, тем самым обеспечив для себя потенциал получения прибыли (зачастую в перспективе). Результат участия в выставке во многом определяется эффективностью организации и управления этим процессом. Однако в настоящее время многие экспоненты не осознают необходимости последовательного подхода к организации выставочной деятельности и оценки ее эффективности. Отчасти это связано с отсутствием реально работающих методик комплексной оценки эффективности участия организации в выставке.

Но выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

 

         

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Акулич И.Л., Герчиков  И.З. Маркетинг: учебное пособие. - Мн.: Интерпрессервис, Мисанта, 2003. - 158 с.

2. Борисов Б. Технология рекламы и ПР. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2001. -458 с.

3. Васильев Г.А. Основы рекламы: Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 612 с.

4. Голубкова Е.Н. Маркетинговые коммуникации. - М.: Фин-пресс, 2000. - 584 с.

5. Киреенко Н.В., Мицкевич  С.М. Современные выставочно-презентационные  технологии: Учебно-методический комплекс. - М.: ИПД, 2012. - 16 с.

6. Основы выставочно-ярмарочной деятельности: учебное пособие / Под ред. Л.Е. Стровского. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 28-30 с.

7. Реклама для всех / Авт.-сост. Н.В. Васильева. - Мн.: Тесей, 2003. - 270 с.

8. Ромат Е. Реклама. - М.: НВФ Студцентр, 2000. - 464 с.

9. Хороненко И.П. Основы рекламного менеджмента: Учеб. пособие. - Мн.: ОДО «Равноденствие», 2006. - 348 с.

10. Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник. - М.: Издательский дом «Социальные отношения», издательство «Перспектива», 2002. - 144 с.