Анализ использования ресурсов в рамках жизненного цикла проекта

Жизненный цикл проекта  обычно определяет следующее:

·     какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе (например, в какой фазе должно быть проведено проектирование);

·     в какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка и подтверждение каждого результата поставки;

·     кто участвует в каждой фазе (например, одновременно проводимые инженерные работы требуют, чтобы те, кто их выполняют, участвовали в определении требований и проектировании);

·     как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Таким образом, обобщая  можно отметить, что жизненный  цикл проекта как в целом, так  и структурно является с одной стороны важным объектом системы управления проектом, с другой стороны – методом или механизмом данной системы управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕСУРСОВ В ЖИЗНЕННОМ ЦИКЛЕ ПРОЕКТА

 

2.1. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОЕКТА

 

Производственные возможности – это возможности производства экономических благ при полном и эффективном использовании всех имеющихся ресурсов и данном уровне развития научно-технического прогресса.

Так как ресурсы ограничены, а потребности людей, как мы уже  отмечали ранее, безграничны, то общество должно делать выбор: от чего оно вынуждено отказаться, чем поступиться, т.е. какую жертву принести, чтобы получить желаемый результат. Здесь мы сталкиваемся с проблемой альтернативности использования ресурсов. Например, если экономические ресурсы (земля, материалы, рабочая сила) используются для строительства жилых домов, то общество отказывается от строительства больниц, офисов, школ, которые могут быть построены из этих же ресурсов.

Таким образом, общество вынуждено от чего-то отказываться, чем-то жертвовать, чтобы получить желаемый результат.

Количество одного товара, которым нужно пожертвовать для  увеличения производства другого товара, называется альтернативными издержками.

Для их обозначения иногда используется другой термин – вмененные (скрытые) издержки достижения выбранного обществом результа та. В нашем примере вмененными издержками будут больницы, офисы, школы и т.д. Общество может абсолютно все ресурсы направить на строительство жилых домов, а может распределить ресурсы, чтобы построить меньшее количество домов, но зато какое-то количество других объектов.

Суть проблемы выбора в том, что если каждый используемый для удовлетворения многообразных  потребностей фактор ограничен, то всегда существует проблема альтернативности его использования и поиска лучшего сочетания факторов производства.

Помимо указания на проблемы редкости и выбора важно еще раз  напомнить о рациональном поведении  человека в процессе хозяйственной  деятельности. Суть рационального поведения  – минимизация затрат и максимизация выгоды.

Показатель  эффективности = Выгода/Затраты

При рассмотрении большинства экономических  проблем экономисты широко используют модели, которые хотя и упрощают реальную действительность, но позволяют лучше понять ее существо.

Для решения основной экономической проблемы – что, как  и для кого производить – используется модель кривой производственных возможностей (КПВ).

Разберем хрестоматийный пример. Допустим, необходимо произвести два товара – пушки и масло. Эти товары используются, как правило, для иллюстрации альтернативности гражданского и военного производства.

Например, если абсолютно  все ресурсы направить на выпуск масла, то объем его производства составит 5 млн. т. Альтернатива “масляному раю” – пушечное производство при том же уровне ресурсно-технологического обеспечения в объеме 15 тыс. шт.

Однако если общество снизит объем производства масла, то сможет иметь и пушки. Причем объемы производства масла и пушек не только альтернативны, но и взаимодополняемы.

Иллюстрация этой констатации  представлена на графике кривой производственных возможностей (рис. 3), где по горизонтали отмечено количество масла, а по вертикали – количество пушек. Зафиксировав цифры на графике и соединив их, мы получим КПВ.

Рис. 3. - Кривая производственных возможностей

КПВ дает представление  о четырех взаимосвязанных понятиях:

1) ограниченности (редкости) ресурсов;

2) эффективности экономики;

3) экономическом выборе;

4) альтернативных затратах.

Прежде всего КПВ  показывает максимально возможные  и желательные объемы производства масла и пушек при полном использовании  имеющихся ресурсов и неизменной технологии. Точки A, B, C, D, F и Е, лежащие на КПВ, отражают эти максимальные объемы. Экономисты определяют эти точки как эффективные.

Кривая производственных возможностей – модель, показывающая максимальное количество любого товара, которое может быть произведено в некоторой экономической системе при данном объеме производства всех других товаров, данном количестве ресурсов и данной технологии.

Если мы возьмем точку G внутри пространства, очерченного КПВ, то увидим, что в этой точке производится меньше масла и пушек, чем экономика способна производить при полном использовании ресурсов. Это означает, что часть ресурсов не используется в производстве (существует безработица, простаивают производственные мощности и т.п.) или ресурсы используются неэффективно (имеют место потери сырья, рабочего времени, низкая производительность труда, брак). Следовательно, точка G определяется как неэффективная.

Если мы посмотрим на точку K, находящуюся за пределами КПВ, то сделаем вывод о том, что она не достижима при наличных ресурсах. Таким образом, КПВ дает представление о редкости. Она заключается в ограничении, которое очерчивает КПВ: за ее пределами страна при данных технологиях производить не может.

Принцип эффективного распределения  ресурсов получил в экономической  теории название Парето-эффективности  по имени итальянского экономиста Вильфредо Парето.

Парето-эффективность – такой уровень организации экономики, при котором общество извлекает максимум полезности из имеющихся ресурсов и технологий и уже невозможно увеличить чью-либо долю в полученном результате, не сократив другую.

Сравним (с точки зрения эффективности) рыночную и социалистическую системы хозяйствования. Хотя рыночная система далеко не всегда соответствует критерию эффективности, однако масштабы расточительства ресурсов (неэффективности) – и труда, и капитала, и земли – в социалистических странах были гораздо больше. Сколько природных ресурсов, находившихся в государственной собственности СССР, тратилось впустую, хотя эти ресурсы могли бы улучшить положение многих людей, не ухудшая при этом благосостояния других! Следовательно, эффективность общественного производства в нерыночном хозяйстве существенно ниже.

Вернемся к графику КПВ. Допустим, общество вместо набора А (0, 15) решило выбрать набор B (1, 14), т.е. чтобы произвести дополнительно масло в объеме 1 млн. кг, нужно отказаться от производства 1 тыс. пушек (сократить их производство с 15 до 14 тыс. шт.). В данном случае “цена выбора” или альтернативные издержки недопроизводства 1 млн. кг масла равны 1 тыс. шт. пушек.

Если общество решит  увеличить производство масла с 1 млн. кг до 2 млн. кг, то ему придется сократить производство пушек уже  на 2 тыс. шт. (с 14 тыс. до 12 тыс.). Наконец, последнее приращение в производстве масла с 4 млн. кг до 5 млн. кг потребует отказа от 5 тыс. пушек (с 5 тыс. до нуля).

Таким образом, за каждый дополнительно произведенный миллион  килограммов масла общество должно платить все большую “цену” в виде непроизведенных пушек. Та же закономерность действует и при переходе от производства масла к большему количеству пушек. Так проявляется действие закона возрастания альтернативных (вмененных) затрат.

Закон возрастания альтернативных затрат предусматривает рост альтернативных издержек производства каждой новой единицы продукции по мере увеличения производства.

Этот закон определяет форму КПВ. Она имеет вогнутый вид, кривая “загибается” по краям. Вогнутость – важное свойство кривой производственных возможностей. Объясняется она тем, что при переходе от одного товара, в нашем случае – масла, к другому приходится использовать ресурсы, лучше приспособленные для производства пушек и непригодные для производства масла. Причем чем больше масла мы хотим произвести, тем менее пригодные для этого ресурсы нам приходится использовать.

Некоторые ресурсы приспосабливаются  довольно легко, другие – труднее (например, специализированное оборудование, материалы, сырье и т.д.). Это проявляется  в увеличении альтернативных издержек при переходе от одного сочетания  благ к другому.

 

2.1. ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ НА РАЗНЫХ ЭТАПАХ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОЕКТА

Начальная фаза. 

На начальной фазе, а именно для  разработки миссии (концепции проекта) необходимо привлекать профессиональные ресурсы. В процесс вовлекается  руководство компании и весь персонал, проводятся экспертные интервью, опросы среди партнеров и исследование среди клиентов компании. Для этого компании необходимы профессионалы, способные грамотно организовать работу на аналитическом и практическом этапе разработки миссии.

При разработке миссии задействуются также социальные ресурсы компании: её история, социальная позиция, корпоративная культура, референтные партнеры и другие факторы, позволяющие определить основу социального позиционирования компании, которое закладывается в формулировку миссии.

Также при разработки миссии задействуют экономические  ресурсы: компания стабильно закладывает  в бюджет финансирование рекламных  кампаний накануне периодов пиковой  покупательской активности: в конце  осени и перед началом летнего  сезона. В силу своей затратности, эти кампании не всегда окупаются, поэтому фирма заинтересована в поиске более эффективных форм коммуникации с целевыми группами и в переориентации стратегии с кампаний стимулирования сбыта на программы лояльности.

Оценка маркетинговых  ресурсов компании позволяет установить взаимосвязь миссии компании с представлениями и ожиданиями аудитории. От маркетинговых ресурсов компании во многом зависит то, каким образом миссия будет доведена до целевых групп и будет ли обеспечено согласование маркетинговой активности компании с обозначенной миссией.

Миссия может быть сформулирована как в виде многостраничного программного заявления руководства  компании, так и в виде одной  фразы, которую можно поместить  на фирменном транспорте, упаковке, на бланках и т.д. Например, американская корпорация АТ+Т поставила свой текст миссии на корпоративных бумагах, а Dallas semiconductor на кофейных стаканах сотрудников.

Иногда миссия записана в гимне, который исполняется  на торжественных корпоративных  мероприятиях или ежедневно, при подъеме флага корпорации. «Расти промышленность, расти и развивайся! Гармония и искренность!» - так звучит гимн фирмы «Мацусита Электрик Консультант». Отличный прием - использование метафор и красочных выражений. Лозунг башкирского банка «Уралсиб»: «Деньги - это башкирское национальное украшение». [1]

Большинство организаций  формулируют миссию в начале своего существования. Однако, по крайней мере, раз в пять лет миссия требует  пересмотра со стороны внутренних и  отдельных внешних аудиторий. Если анализ указывает, что миссия все еще определяет рынок и соответствует новым рыночным направлениям, тогда миссию можно не менять. [2]/

  Хотя призыв к пересмотру миссии и является прерогативой высшего руководства, все-таки именно PR-отдел несет ответственность за организацию и планирование процесса пересмотра. Одним из важных результатов этого пересмотра является модифицированный или новый документ о миссии. Даже если формулировка остается неизменной, все равно внутренняя аудитория и основная внешняя общественность должны выразить свое согласие с таким результатом.

Миссию можно рассматривать  как стратегический инструмент, идентифицирующий целевой рынок и широко определяющий бизнес, или основную деятельность предприятия. Формулировка миссии отражается, в частности, на первых страницах годового отчета, буклетах и каталогах, вывесках, табло, рекламных роликах, web-сайтах, звучит в выступлениях руководителей организаций. Миссия позволяет персоналу и руководителю взглянуть на деятельность организации «с высоты птичьего полета», что необходимо для обеспечения ее долгосрочной конкурентоспособности. Кроме того, миссия фирмы играет важную коммуникационную роль, как внутреннюю, так и внешнюю, информирования акционеров, поставщиков, потребителей и др. 

Фаза разработки.

Планирование — процесс, который доложен осуществляться в соответствии с проектно-сметной документацией, основываясь на общем плане проекта. В процессе планирования должен быть произведен общий анализ работ и ресурсов. Необходимо учитывать ограничение ресурсов и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. 

Планирование ресурсов проекта — очень важный процесс, который является основой не только определения во времени потребностей в ресурсах, но и основой планирования поставок ресурсов, основой определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, а так же основой для того, чтобы благоразумно распределять уже закупленные ресурсы по работам проекта.

Ресурсное планирование - основная составляющая управления проектами. Ресурсное планирование это не только разработка и анализ ресурсов и работ, которые направлены на достижение целей проекта, это еще и разработка системы распределения ресурсов, контроль над ходом работ (сравнение фактических и плановых параметров работ, выбор корректирующих действий), выбор исполнителей.