Эффективность управления товарно материальными запасами

Анализируя состояние запасов  и затрат, нельзя ограничиться лишь данными об абсолютных отклонениях  фактических остатков на конец отчетного  периода от норматива и прошлого года. Для исследования динамики запасов товарно - материальных ценностей во взаимосвязи с изменением объемов производства, цен и масштабов потребления отдельных видов материальных ценностей целесообразно определить относительный уровень запаса в днях расхода (выбытия).

Для расчета относительного уровня запаса в днях в качестве фактического оборота принимаются: по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам, а также по вспомогательным  материалам и топливу, их расход на производство за отчетный период на основании  данных о затратах на производство, по незавершенному производству - выпуск продукции в отчетном периоде по фактической себестоимости, по готовой продукции - себестоимость реализованной продукции.

Рассчитанный на основании изложенной методики фактический запас в  днях на конец отчетного периода  по соответствующему виду материальных оборотных средств сопоставляется с нормативом запаса в днях и с  данными за предыдущий период, выявляются отклонения и их причины.

Коэффициент накопления запасов характеризует  уровень мобильности запасов товарно - материальных ценностей и при оптимальном варианте он должен быть меньше 1. Но это соотношение справедливо в том случае, если продукция предприятия конкурентоспособна и пользуется спросом покупателей.

Текущий запас необходим для  обеспечения бесперебойного хода производства на предприятии в период между  очередными поставками. Норма текущего запаса принимается равной половине среднего интервала между двумя  очередными поставками.

Страховой запас предусмотрен для  предупреждения последствий связанных  со сбоями в снабжении. Норма страхового запаса устанавливается в 30% от нормы текущего запаса.

Подготовительный (технологический) запас создается на сырье и  материалы, требующие соответствующей  дополнительной подготовки: сушка, сортировка, раскрой, комплектация и т.п. Норма подготовительного запаса определяется с учетом конкретных условий производства и включает в себя время на прием, разгрузку, оформление документов и подготовку к дальнейшему использованию сырья, материалов и комплектующих.

Создание запасов сырья иматериалов  включает выполнение следующих функций:

- заготовка и доставка материалов;

- складирование и обеспечение их сохранности;

- управление материально-техническим обеспечением.

Таким образом, можно сделать вывод, что запасы и эффективное управление ими занимают одно из важных положений  в управлении производственным предприятием.

Управление запасами представляет собой сложный комплекс мероприятий, в котором задачи финансового  менеджмента тесным образом переплетаются  с задачами производственного менеджмента  и маркетинга. Все они подчинены  единой цели – обеспечению бесперебойного процесса производства и реализации продукции при минимизации текущих  затрат по обслуживанию запасов.

Эффективное управление запасами позволяет  снизить продолжительность производственного  и всего операционного цикла, уменьшить текущие затраты на их хранение, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы.

Обеспечение этой эффективности  достигается за счет разработки и  реализации специальной финансовой политики управлениязапасами, которая  выражается в выборе и применении одной из рассмотренных ниже систем управления запасами.

Оценка и анализ эффективности использования материально - производственных запасов, является частью общего анализа материальных ресурсов, который включает в себя:

1. Оценка эффективности  использования материально - производственных запасов;

2. Оценка влияния эффективности  использования материальных ресурсов  на величину материальных расходов;

3. Анализ обеспеченности  организации материальными ресурсами;

4. Анализ обоснованности  норм расходов материальных ресурсов;

5. Обоснование материальной  потребности материальных ресурсов.

Цель и основные задачи анализа эффективности использования материально - производственных запасов представлена на рисунке 3.

Информационным обеспечением анализа  эффективности использования материально – производственных запасов являются бухгалтерская отчетность организации, план материально - технического снабжения, заявка, договоры на поставку сырья и материалов, формы статистической отчетности о наличии и использовании материальных ресурсов и его затратах на производство и реализацию продукции, плановые и отчетные калькуляции себестоимости выпускаемых изделий, данные о нормативах и нормах расходов материальных ресурсов. Оборот производственных запасов характеризует скорость движения материальных ценностей и их пополнения. Чем быстрее оборот капитала, помещенного в запасы, тем меньше требуется капитала для данного объема хозяйственных операций.

Оборачиваемость производственных запасов  в отраслях промышленности весьма существенно  различается. В отраслях с длительным операционным циклом формирование запасов  требует более крупных капиталов.

Сроки оборота производственных запасов  предприятий одной и той же отрасли, как правило, характеризуют, насколько успешно используется ими капитал. Как было выяснено ранее, накапливание запасов связано с  весьма значительным дополнительным оттоком  денежных средств, что делает необходимой  оценку возможности и целесообразности сокращения срока хранения материальных ценностей. Уровень запасов определяется объемом продаж, характером производства, природой запасов (возможностью их хранения), возможностью перебоев в снабжении  и затратами по приобретению запасов (возможной экономией от закупок  большего объема).

 

Рисунок 3 - Цель и задачи анализа эффективности использования материально-производственных запасов

 

Уровень незавершенного производства зависит от характера производства, отраслевых особенностей, способа оценки.

Основным фактором, который необходимо учитывать при анализе уровня запасов готовой продукции, является объем продаж, прогнозирование которого требует, в свою очередь, учета реальных потребностей покупателей.

Поэтому одно из преимуществ длительных экономических связей связано с возможностью координации производства продукции с планами закупок.

В практике управления запасами выделяют следующие основные признаки неудовлетворительного  контроля ресурсов:

• тенденция к постоянному росту длительности хранения запасов;
• непрерывный рост запасов, заметно опережающий рост объема продаж;
• частые простои оборудования из-за отсутствия материалов;
• нехватка складских помещений;
• периодический отказ от срочных заказов из-за недостатка (отсутствия) запасов товарно-материальных ценностей;
• большие суммы списаний из - за наличия устарелых (залежалых), медленно оборачивающихся запасов;
• значительные объемы списаний запасов вследствие их порчи и хищений.

Формирование запасов товарно - материальных ценностей сопряжено с дополнительным оттоком денежных средств вследствие:

• увеличения расходов, возникающих в связи с хранением и владением запасами (аренда складских помещений и их содержание, расходы по перемещению запасов, страхование имущества и др,);
• увеличения расходов, связанных с риском потерь из - за устаревания и порчи, а также хищений и бесконтрольного использования товарно - материальных ценностей (общеизвестно: чем больше объем и срок хранения имущества, тем сложнее осуществлять контроль за его сохранностью);
• увеличения сумм уплачиваемых налогов. В условиях инфляции фактическая себестоимость израсходованных производственных запасов (суммы их списания на себестоимость) существенно ниже их текущей рыночной стоимости. В результате величина прибыли оказывается «раздутой», но именно с нее будет рассчитан причитающийся к уплате налог. Естественно, что по мере увеличения объема запасов растет величина налога на имущество;
• отвлечения средств из оборота, их «омертвления». Чрезмерные запасы прекращают движение капитала, нарушают финансовую стабильность, заставляя руководство предприятия в срочном порядке изыскивать необходимые для операционной деятельности денежные средства (как правило, дорогостоящие). Поэтому не без основания чрезмерные запасы товарно - материальных ценностей называют «кладбищем бизнеса».

Эти и другие негативные последствия  политики накапливания запасов нередко  полностью перекрывают положительный  эффект от экономии за счет более ранних закупок.

Значительный отток денежных средств, связанный с расходами на формирование и хранение запасов, делает необходимым  поиск путей их сокращения. При  этом разумеется, речь не идет о сведении величины расходов по созданию и содержанию запасов товарно - материальных ценностей к минимуму. Такое решение, скорее всего, оказалось бы неэффективным и привело к росту потерь другого рода (например, от порчи и бесконтрольного использования товарно - материальных ценностей). Задача состоит в том, чтобы найти «золотую середину» между чрезмерно большими запасами, способными вызвать финансовые затруднения (нехватку денежных средств), и чрезмерно малыми запасами, опасными для стабильности производства и, что не менее важно, грозящими имиджу надежного поставщика на рынке, поскольку наличие необходимых для потенциальных клиентов запасов с точки зрения маркетинга может рассматриваться как средство конкурентной борьбы.

Такая задача не может быть решена в условиях стихийного формирования запасов. Для этого необходимо проводить  анализ состояния запасов по определенной методике, позволяющей поддерживать конкурентоспособность и сохранять вложения капитала на минимальном уровне. При разработке методики анализа формирования и состояния запасов необходимо учесть следующие основные факторы:

• политику поставщиков в отношении поставок материальных ценностей;
• допустимые пределы, в которых могут колебаться запасы;
• возможность и объем закупок сверх нормальных потребностей в условиях повышения цен или дефицита материальных ценностей;
• опасность устаревания и порчи материальных ценностей.

Развернутая система анализа запасов  прямо или косвенно способствует достижению различных целей, как это показано в таблице 1.

Достижение поставленных целей предполагает выполнение следующей учетно - аналитической работы.

1) Оценка рациональности структуры  запасов, позволяющая выявить  ресурсы, объем которых явно  избыточен, и ресурсы, приобретение  которых нужно ускорить. Это позволят  избежать излишних вложений капитала  в материалы, потребность в  которых сокращается или не  может быть определена. Не менее  важно при оценке рациональности  структуры запасов установить  объем и состав испорченных  и неходовых материалов.

Таким образом, обеспечивается поддержание производственных запасов в наиболее ликвидном состоянии и сокращение средств, иммобилизованных в запасы.

2) Выбор и обоснование  ключевых показателей, которые  будут применяться в процессе  оценки рациональности управления  запасами.

Отметим, что указанные  показатели могут быть использованы для оценки результатов деятельности конкретных лиц, ответственных за разработку и реализацию политики управления запасами на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1 ─  Основные задачи анализа запасов и критерии их удовлетворительного решения

 

Задачи  анализа формирования и состояния  запасов	Результаты  реализации поставленных задач
Поддержание ликвидности  и текущей платежеспособности; оптимизация  структуры запасов	Улучшение финансового состояния вследствие: улучшения структуры и сокращения запасов за счет выявления избыточных запасов, неликвидов и дефицитных запасов, поддержания оборотных активов в наиболее ликвидном состоянии; сокращения потребности в источниках финансирования; снижения расходов, связанных с финансированием запасов
Поддержание конкурентоспособности	Улучшение обслуживания покупателей и заказчиков и поддержание деловой репутации  за счет: рационального соотношения имеющихся в наличии видов готовой продукции; сокращения потерь, связанных с упущенной выгодой вследствие отказа от срочного заказа или предложения
Сокращение расходов, связанных с формированием и  содержанием запасов	Сокращение  издержек производства за счет: устранения потерь рабочего времени, вызванных нехваткой сырья и материалов; сокращения простоев оборудования из-за нехватки запасных частей; обеспечения более рационального процесса производства вследствие исключения частых изменений в календарных планах и дорогостоящих переналадок, вызываемых некомплектностью ресурсов; поддержания наиболее экономичного соотношения между расходами на хранение и расходами по приобретению запасов; уменьшения затрат на содержание филиальных складов и других складских помещений
Обеспечение необходимого контроля запасов	Снижение  потерь, связанных с неудовлетворительной системой контроля за количеством и качеством поступающих материальных ценностей. Предотвращение возможных потерь, порчи и бесконтрольного использования ценностей