Учет кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам

Сумма кредиторской задолженности, с истекшим сроком исковой давности, списываются по каждому обязательству на основании материалов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя предприятия и учитываются на счете 6160,6280 «Прочие доходы от неосновной деятельности».

Службе внутреннего аудита или бухгалтерии предприятия необходимо учитывать, что поступление товаров или внеоборотных активов осуществляется по следующим основаниям: по договорам купли-продажи, договорам поставки внесению в счет вклада в уставный капитал, получению активов на безвозмездной основе.

По активам, поступающим на основе договоров поставки или купли продажи, предприятие должна получить от поставщика расчетные документы и сопроводительные документы, в том числе товаротранспортные накладные счета спецификации, сертификаты ит.д. Ответственные лица должны:

• произвести регистрацию документов в журнале учета поступающих грузов;
• проверить соответствие данных документов по количеству, номенклатуре, ценам, срокам поставки в соответствии с договором;
• проверить правильность показателей расчетных документов;
• принять к оплате расчетные документы;
• передать документы в соответствующие службы и отделы предприятия (в небольших предприятиях - это бухгалтерия) согласно документооборота.

Примеры записей на счетах бухгалтерского учета при расчетах с поставщиками и подрядчиками приведем в таблице.

 

Корреспонденция счетов типовых операций по подразделу 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Содержание операции	Дебет	Кредит
1	2	3
Отражение поступивших от поставщика ТМЦ,внеоборотных активов
-по покупной стоимости	1310,1330,1350,2410,2510,2520,2730	3310
-на сумму НДС	1420	3310
отражение суммы недостачи, обнаруженные при приемке на склад ранее оплач.или акцепт.ТМЗ и внеоб.активов, также несоотвествие цен, арифметические ошибки
- если она признана  поставщиком и имеется уверенность  в ее погашении	1280	3310
- в случае погашения  этой задол. В течение отчетного года произведенная запись (2) в учете сторнируется	7210	3310
- одновременно в учете  отражается сумма, погашения	1010,1030	3310
- если пост. ранее списанную  задол.признал и погасил в след.отч.году	1010,1030	6280
- одновременно в учете  отражается сумма, погашения	1010,1030	3310
- если пост. ранее списанную  задол.признал и
погасил в след.отч.году	1010,1030	6280
принятые к оплате счета подрядчиков за оказанные услуги(выполненные работы)
- на стоимость услуг	7110,7210,8410	3310
- на сумму НДС	1420	3310
увеличение кредиторской задолженности в валютах в результате изменения рыночного курса обмена валют	7430	3310
оплата счетов поставщиков	3310	1030,1060
списание невостребованной сумму кредиторской задолженности пост, в том числе по истечении срока исковой давности	3310	6280
уменьшение кред.задолженности пост. в валюте	3310	6250
результате изменения рыночного курса валют
списание невостребованной сумму кредиторской задолженности пост., в том числе по истечении срока исковой давности	3310	6280

 
   Помимо указанных расчетов на счете 3310, 4110 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают курсовые разницы, а также прекращение обязательств.

Курсовые разницы по приобретенному имуществу (работам, услугам) отражаются на счете 3310, 4110 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции со счетом 6250 - «Доходы от курсовой разницы» 7430 - «Расходы по курсовой разнице» в зависимости от ставки курса на момент совершения операции. Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счетов 1210 - «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», или счета 1280 (Прочая краткосрочная дебиторская задолженность).Прощение долга по существу является одним из видов дарения. Прощение долга является прочим доходом и отражается по дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 6280 - «Прочие доходы», При прекращении обязательств новацией происходит замена одного обязательства другим. Эта замена на синтетических счетах не отражается; осуществляются отметки в аналитическом учете.

При прекращении обязательств вследствие ликвидации юридического лица и при списании кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 7500 «Расходы, связанные с прекращаемой деятельностью». Учет кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется финансовая отчетность, ведется на счете 3310, 4110 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно.

Ведение бухгалтерского учета кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению - Закон "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", Правила ведения бухгалтерского учета, Налоговой Кодекс в РК, Гражданский кодекс РК, другие носят рекомендательный характер - План счетов, методические указания, комментарии, рабочие документы самого предприятия. Закон Республики Казахстан « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и Гражданский кодекс РК, определяют правовое положение участников гражданского оборота основания возникновения и порядок бухгалтерского учета, и определяет единую систему ведения учета в организациях (кроме кредитных и бюджетных) всех форм собственности и организационно-правовых форм бухгалтерского учета, ведущих учет методом двойной записи. Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Рабочий план счетов, содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

 

4.Порядок и сроки инвентаризации состояния  кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками

 

    Инвентаризация расчетов заключается в тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, в установлении сроков возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности, если это имеет место.

При инвентаризации расчетов проверяются:

- расчеты с банками  по ссудам;

- расчеты с бюджетом;

- расчеты с покупателями;

- расчеты с поставщиками;

- расчеты с подотчетными  лицами;

- расчеты по оплате  труда с персоналом, в том числе  по депонентам;

- расчеты с другими  дебиторами и кредиторами.

Расчеты с персоналом:

По счету "Расчеты с персоналом по оплате труда" должны быть выявлены суммы своевременно невостребованной заработной платы, подлежащие перечислению на счет "Депонированная заработная плата", а также суммы и причины возникновения переплат рабочим и служащим.

Невостребованная в течение трех лет сумма депонированной заработной платы должна быть прибавлена к прибыли предприятия как прочие доходы.

    При инвентаризации подотчетных сумм проверяются также отчеты подотчетных лиц по выданным авансам - счет "Авансы, выданные на общехозяйственные расходы" с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу, даты их выдачи и целевого назначения.

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами:

Особо тщательной проверке должны быть подвергнуты счета группы "Счета учета авансов, выданных поставщикам и подрядчикам" и счет "Счета к оплате поставщикам и подрядчикам" в части сумм товаров в пути и расчетов с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Они проверяются как по документам, так и в согласовании с корреспондирующими счетами. При этом уточняется, не значатся ли в составе неотфактурованных поставок суммы, оплата которых должна быть отражена на счетах группы "Счета учета задолженности разных дебиторов" и счетах группы "Счета учета задолженности разным кредиторам". А также суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

На суммы, оставшиеся на счетах поставщиков по неотфактурованным поставкам, после проверки этого счета бухгалтерией должны быть затребованы от поставщиков счета-фактуры. Поставщики обязаны предъявить покупателям счета-фактуры или сообщить причины непредъявления последних.

Если у поставщика не значатся задолженности, он также обязан поставить об этом в известность покупателя.

Проверку расчетов осуществляют либо путем посылки письма, либо путем командирования работников предприятия, уполномоченных провести сверку на предприятие, числящееся дебитором или кредитором. По окончании проверки следует подготовить акт сверки в произвольной форме, в котором указываются остатки сумм, числящиеся как за предприятием, так и за его контрагентами.

Акт сверки является основанием для предприятия для последующих действий: либо возврат долга путем поставки товаров (работ, услуг) или перечисления остатка денежных средств, либо выставление требований по возмещению долга.

При проверке расчетов может оказаться, что задолженность стала нереальной по различным причинам:

- ликвидации предприятия  дебитора или кредитора и отсутствии  правопреемников;

- истечение срока исковой  давности;

- непризнания дебитором  долга и т.д.

В таких случаях в бухгалтерии предприятия составляют списки на безнадежную дебиторскую и кредиторскую задолженность. В списках против каждого дебитора и кредитора указывают причины, по которым долг следует считать нереальным.

Указанные списки представляют на рассмотрение инвентаризационной комиссии. После заключения комиссии долги, по которым истек срок исковой давности, а также присужденные судом, но не взысканные в связи с несостоятельностью должника, списываются по распоряжению руководителя предприятия.

Если учетной политикой предприятия предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам, то списание дебиторской задолженности производится за счет этого резерва.

Если учетной политикой предприятия не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам, то дебиторская задолженность списывается напрямую в прочие расходы предприятия.

Списываемая невостребованная кредиторская задолженность зачисляется в состав доходов предприятия.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации в годовой финансовой отчетности.

Данные результатов проведенной инвентаризации расчетов обобщаются в акте инвентаризации.

 

5.Совершенствование учета платежей с поставщиками и подрядчиками по кредиторской задолженности

 

     Учет поступления товарно-материальных ценностей и расчеты с поставщиками является важной частью учета. Совершенствование расчетов с поставщиками и подрядчиками состоит в том, чтобы при ведении бухгалтерского учета полностью учесть фактически поступившие товарно-материальные ценности, потребленные услуги и верно отразить их по счетам этих ценностей или соответствующих затрат; правильно отразить на счетах бухгалтерского учета недостачи сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также выявленного несоответствия цен, обусловленных договором и арифметические ошибки. Таким образом, одним из важнейших вопросов рационального хозяйствования является повышение качества учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Для достижения поставленных целей, в первую очередь, необходимо тщательно изучать условия каждого договора в отношении сумм, сроков исполнения договора контрагентами, формы расчетов и штрафные санкции за неисполнение условий договора обеими сторонами.

На основании изученных условий договоров контролировать исполнение обязательств обеими сторонами. Контролировать со своей стороны своевременность оплаты счетов поставщиков в целях сохранения доверия и избежания штрафных санкций. Так как часть оплаты производится авансом необходимо контролировать своевременность выполнения поставщиками своих обязательств по поставке и в случае нарушения применять штрафные санкции. Можно рекомендовать составление ежедневного графика поставок и оплаты на месяц на основании заключенных договоров с поставщиками.

По сомнительным к получению долгам создавать резерв. Сомнительным долгом признаётся дебиторская задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Резерв может создаваться на основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Если до конца года этот резерв не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются к финансовым результатам. На сумму создаваемых резервов составляется запись: Дт  «Прочие доходы и расходы» Кт «Резервы по сомнительным долгам». При списании неистребованных долгов составляется: Дт  «Резервы по сомнительным долгам» Кт «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Присоединение неиспользованных сумм к прибыли: Дт  «Резервы по сомнительным долгам» Кт «Прочие доходы и расходы». Аналитический учёт должен вестись по каждому долгу.

Необходимо уделить внимание правильности корреспонденции счетов, так как некоторые бухгалтерские проводки составлены не верно или вуалируют информацию. Например, проведение зачета взаимных требований через счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В целях обеспечения достоверности данных необходимо проводить сверку расчетов. Для подтверждения сомнительного факта сделать запрос данных у контрагента. Желательно иметь график сверки расчетов.

Учет должен обеспечивать руководство организации информацией, необходимой для принятия верных управленческих решений. Для этого требуется совершенствование аналитического учета. Построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

-  поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

-  поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам;

-  поставщикам по неотфактурованным поставкам;

-  выданным авансам;

-  по полученному коммерческому кредиту и др.

    Для усовершенствования учета в целом и по поставщикам и подрядчикам в частности идет процесс внедрения программы «1C Предприятие». Применение её значительно увеличит качество учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, позволит более оперативно получать и группировать любую необходимую информацию о состоянии учёта на любую требуемую дату. Автоматизация позволит также более аккуратно и быстро оформить необходимые документы, понизить вероятность ошибок в них. При использовании компьютерной техники можно отказаться от карточек складского учёта, вести учёт отгрузки товарно-материальных ценностей, оперативный контроль за выполнением договоров – поставок. При этом сокращается дублирование в учёте и снижается трудоёмкость учётно-вычислительных работ.