Бюджетирование организации

13

 

Возможность одновременного планирования в произвольных временных  периодах. В рамках одного плана  можно задавать показатели за год, квартал, месяц, день.

Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета.

Средства  анализа бюджета. Среди них:

• интерфейс контроля исполнения бюджета, в котором можно получить информацию об исполнении бюджета в абсолютном и процентном выражении, пояснения об исполнении плана по бюджетным статьям и др. информацию;
• генератор отчетов, встроенный во все интерфейсы для работы с данными Хранилища. Чтобы получить отчет достаточно сделать нужную выборку данных и нажать кнопку запуска генератора;

^ кластерный  анализ, позволяющий объединять  статьи в группы (кластеры) по заданным признакам, сравнивать группы, выявлять среди них наиболее и наименее доходные\расходные;

• факторный анализ для выявления обстоятельств (факторов), повлиявших на значение статьи бюджета;
• OLAP-анализ. С помощью OLAP-клиента Контур Стандарт можно выполнять динамический анализ данных Хранилища, генерировать «на лету» произвольные отчеты. В составе OLAP-клиента предлагается набор готовых форм динамических отчетов для получения и анализа финансовых планов по бизнес - направлениям и подразделениям, сметы капитальных вложений, структуры доходов и расходов по сотрудникам и др.

Типы  пользователей и права доступа.

Пользователи  включаются в группы (количество групп  не ограничено). Для группы устанавливается состав доступных модулей и функций системы, а также состав операций над данными, которые пользователи группы могут выполнять.

14

 

Для каждой группы определяется меню программы, в котором  настраивается вызов только необходимых  интерфейсов и процедур для выполнения должностных обязанностей пользователей.

В системе предопределены следующие группы пользователей:

1. Бюджетник - имеет права на работу во всех интерфейсах для ведения бюджета, выполнение расчетов бюджетных данных, ввод, просмотр, корректировку и удаление бюджетных данных.
2. Администратор - осуществляет настройку и мониторинг системы, определяет права пользователей, администрирует Хранилище данных и др.
3. Технолог - выполняет настройку системы на конкретную методологию и особенности финансового и управленческого учета в организации (определяет состав бюджетных планов, выполняет настройку аналитических разрезов и др.).
4. Аналитик - имеет право на работу в интерфейсах для просмотра и анализа данных.

В специальном  журнале протоколируются все  действия пользователей системы.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Система построена  на базе Хранилища данных. Хранилище  данных имеет реляционную (relational) архитектуру со схемой «снежинка» (ROLAP). Архитектуру Хранилища данных можно сделать гибридной (HOLAP), используя многомерные БД в качестве витрин данных, в которые будет импортироваться информация из Хранилища.

Структура Хранилища  данных настроена на хранение бюджетных  данных (бюджетных планов), данных бухгалтерского учета (лицевых и балансовых счетов, документов), данных внесистемного  учета (бюджетных документов и др.)

Сервер: Требования к машине-серверу диктуются предполагаемым объемом данных Хранилища.

15

 

Клиентские  ПК: Клиенты могут работать на ПК с процессором Pentium и ОЗУ не менее 32 Mb. От мощности процессора и объема оперативной памяти клиентской машины, зависит скорость аналитической обработки данных Хранилища.

Программное обеспечение: ОС MS Windows NT; дополнительное ПО: Internet Explorer v. 5.0, MS Excel, MS Word.

Система открыта  для расширения и модернизации ее функциональных возможностей. Разработчику новых приложений предлагаются:

Win API, Web API, Mail API - интерфейсы доступа к данным Хранилища. Используя API системы, можно создавать приложения к системе на любых языках программирования: Delphi, Си++ и др.

Открытая библиотека прикладных классов системы и хранимые процедуры SQL для манипулирования данными Хранилища: выборки, ввода, изменения, удаления и др. операций с данными.

Встроенный  интерпретатор языка Python и функции вызова интерпретатора языка Visual Basic Script для реализации алгоритмов расчетов.

Редактор макропрограмм  для написания программного кода на языках Python и VB Script.

Данные можно  импортировать в офисные приложения Excel, Word, Outlook

2. Comshare MPC. Разработчик: Comshare Software. Партнер: Корус Консалтинг

Основные  измерения, необходимые для ведения бюджета реализованы следующим образом:

• Организационно-штатная и финансовая структура поддерживается как стандартное измерение бюджетных статей, которое позволяет описать иерархию центров ответственности и пунктов консолидации.
• Валюты, курсы. Являются стандартным измерением бюджетных статей.

16

 

• Продукты, услуги, материальные ценности. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных статей.
• Клиенты, потребители и поставщики. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных статей.

В системе не хранятся первичные данные (платежные  поручения, мемориальные ордера, бюджетные  документы, заявки и т.д.), которые  могут быть использованы для расчета  значений бюджетных статей. В качестве первичной информации представляются только данные по плановым расходам на зарплату сотрудников и амортизационным начислениям, причем в рамках отдельного модуля.

Система имеет  механизмы поддержки финансовой логики. Например, каждая статья бюджета  может быть одного из двух типов - статья Баланса и статья Отчета о прибылях и убытках. Это влияет на алгоритм расчета значений по ней.

Функциональность  и алгоритмы системы

Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.

Расчет значений статей по ЦФО. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.

Применение  статистических методов расчета. Реализуется  с помощью формул. Требует предварительной  настройки.

Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется с помощью формул.

Расчет  значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. Реализовано только для планирования заработной платы и основных средств.

Обеспечение процесса планирования «от достигнутого». Реализуется с помощью формул.

Моделирование «что если». Реализуется с помощью  формул.

17

 

Реализация  технологии «скользящего бюджета». В  системе есть функция определения  периода по смещению (к примеру, июль + 6 месяцев). Кроме того, существует возможность переносить итоги по предыдущему периоду на следующий плановый период.

Учет факта  на основании данных бухучета. Автоматизированный учет факта является непростой задачей, поскольку все исходные данные находятся  во внешних системах.

Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Выполняется только с применением внешних по отношению к системе средств.

Система имеет  механизмы поддержки финансовой логики (дебет/кредит, актив/пассив и  т.д.).

Например, можно рассчитать исходящий остаток  по балансовому счету за период как сумму его входящего остатка и оборотов, определяемых как значение по некоторой статье.

Система может  автоматически выполнять перекрестную проверку значений указанных статей.

Организация работы пользователя с системой

Многопользовательская работа в едином информационном пространстве - это один из ключевых элементов концепции системы Comshare МРС.

Все пользователи в режиме реального  времени работают в единой базе данных.

В процессе планирования руководитель видит кто, когда и  какие ввел значения, и имеет возможность вмешаться в этот процесс, самостоятельно снабжая те или иные данные пояснениями, пополняя план новыми показателями или не принимая очередной версии, если она приводит на верхнем уровне бюджета к неблагоприятной финансовой картине. Количество подобных уровней согласования бюджетов неограниченно.

18

 

Лимиты, защищенные статьи. Возможна эмуляция этой технологии посредством создания дополнительных версий бюджета и распределения  прав доступа на просмотр и запрет редактирования.

Утверждение статей и планов. С помощью функции focus range в системе существует возможность установить так называемые заблокированные области, которые определяются для каждой версии бюджета и периода времени.

Примечания  к статье. Пользователь имеет возможность  присоединить текст к значению любого показателя в качестве пояснения.

Визуализация  расхождений. В системе поставляются отчеты, показывающие отклонение.

Контроль ошибок. В системе для этого есть стандартный  отчет.

Версионность  планов. Контролируется. Есть возможность  установить дату, с которой начинает действовать та или иная версия бюджета.

Возможность одновременного планирования в произвольных временных  периодах. Предусмотрен способ привязки различных данных к определенным временным отрезкам.

Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Можно непосредственно в процессе планирования пополнять бюджет новыми показателями.

Средства  анализа бюджета. Система поддерживает различные форматы и методы представления и анализа данных.

Во-первых, это  разработка и предоставление по электронной  почте стандартных отчетов, готовых  к распечатке.

Во-вторых, это  подготовка отчетов пользователями «на лету» с помощью встроенной в систему OLAP-компоненты. OLAP-отчеты имеют устойчивую связь с базой данных.

В системе выделяются следующие группы пользователей:

19

 

1. Составитель бюджета - пользователь, который имеет право только вводить данные и проверять их достоверность. Обычно это менеджеры отделов или центров затрат.
2. Контролер составления бюджета - лицо, управляющее процессом бюджетирования на корпоративном уровне или на уровне крупных подразделений. Имеет все права составителя бюджета, плюс выполняет консолидацию по организационным подразделениям, которые им непосредственно подчиняются, проверяет статус прохождения первичной информации, а также делает копии версий бюджета.
3. Администратор - определяет корпоративные требования к приложению и осуществляет мониторинг системы. Имеет все права контролера составления бюджета, плюс имеет возможность вносить изменения в базу данных.
4. Аналитик - имеет права доступа к данным только на чтение для целей анализа.

Для ведения  пользователей и групп пользователей  в системе предусмотрен отдельный  модуль.

Фиксация  действий пользователей.

Фиксируется кто, когда и какие устанавливал значения и выполнял корректировочные проводки по бюджетным статьям.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Comshare MPC имеет открытую архитектуру и может функционировать на основе различных как реляционных, так и многомерных СУБД. Это реализуется за счет выделения в качестве промежуточного слоя сервера приложений.

Для организации  хранения данных в Comshare MPC используется схема «Звезда», которая состоит из центральной таблицы фактов (транзакций) и связанных с ней таблиц внешних ключей.

Собственного Хранилища исходных первичных данных нет.

20

 

Одно- или двухпроцессорный компьютер класса Pentium III. Объем памяти - 1 ОВОперационная система - Windows 2000, Windows NT, Unix, AS400. СУБД - Oracle 8i, MS SQL Server 7.0 или 2000, Hyperion Essbase 5.x или 6.0, IBM OLAP Server.

Сервер  приложений:

Операционная  система - Windows 2000, Windows NT Microsoft Internet Information Server Microsoft Internet Authentication Services

Клиентская  часть:

Компьютер класса Pentium с ОС Windows 95, 98, 2000 или NT 4. 128-256 MB RAM Internet Explorer 4 (Service Pack 2) или 5. Связь с локальной сетью или доступ к Интернет

Декларируется, что в системе существуют средства загрузки данных из внешних учетных систем, но, что конкретно они собой представляют, выяснить не удалось.

Интеграция  с офисными приложениями. Есть средства интеграции с MS Excel.

Применение XML для интеграции с другими системами. В источниках информации упоминаний не обнаружено.

3. Hyperion Pillar. Разработчик: Hyperion Solutions Corporation. Партнер: Вестона (в составе холдинга Ланит).

Основные  измерения, необходимые для ведения  бюджета, реализованы следующим образом:

Организационно-штатная  и финансовая структура. Идеология  системы основана на классическом принципе разделения центров учета при бюджетировании: центры финансовой ответственности (ЦФО), центры затрат (ЦЗ), центры прибыли (ЦП). Предусмотрено три уровня организационной структуры - «администратор бюджета», «начальник филиала или подразделения», «бюджетный специалист - планировщик».

Валюты, курсы. Предусмотрено ведение справочника валют и установка одного вида курса валют. Курсы устанавливаются по датам.

21

 

Продукты, услуги, материальные ценности. Присутствует возможность ведения справочников - виды продукции, проекты, бизнесы.

Клиенты, потребители и поставщики. Присутствуют плоские справочники - предприятия, страны.