Инвентаризация имущества

Инвентаризация имущества и  финансовых обязательств

Журнал: Финансовый справочник бюджетной организации 
Год: 2007 
Номер: №11 
Темы:  
Рубрика: Учет и отчетность

В конце каждого финансового  года, перед сдачей годовой отчетности, все бюджетные учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Сегодня мы расскажем, как провести инвентаризацию, на что обратить внимание и как избежать типичных ошибок при проведении этого мероприятия.

Нормативная база

Инвентаризация - способ бухгалтерского учета, представляющий собой определенную процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Основными задачами инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества предприятия;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• выявление некондиционных материальных ресурсов, формирование обоснованных заключений с привлечением необходимых специалистов и специальных организаций, а также подготовка документов для их уценки или списания (утилизации);
• определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов;
• проверка полноты отражения обязательств в учете соблюдения исполнителями выполнения договорных сроков, принятия мер по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженностей, списания в установленном порядке обязательств по истечении сроков давности.

Инвентаризации могут быть частичными, периодическими, полными и выборочными. Однако проверить полноту и достоверность бухгалтерского учета, установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическому состоянию имущества учреждения, можно только в ходе сплошной инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Поэтому в п. 7 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 24.08.07 № 72н (далее - Инструкции № 72н), установлено, что перед составлением годовой бюджетной отчетности обязательно должна проводиться инвентаризация активов и обязательств бюджетного учреждения.

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания).

На необходимость проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности указано также в п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Общие правила проведения

Инвентаризации подлежат все имущество  учреждения независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств, а кроме того, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бюджетном учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки и т. п.), и имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению (цех, лаборатория, класс, мастерская и т. п.) и по каждому  материально ответственному лицу.

Порядок подготовки и проведение инвентаризации можно разбить на следующие этапы:

Рассмотрим мероприятия, соответствующие  каждому этапу инвентаризации, более  подробно.

Издание приказа (распоряжения, постановления) о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации должен быть издан руководителем  учреждения заблаговременно, чтобы  работники бухгалтерии, материально  ответственные лица могли к ней  подготовиться. Рекомендуем издать такой документ не позднее 1 декабря  текущего года.

Приказом назначается председатель инвентаризационной комиссии, ее состав, в нем указываются объекты  инвентаризации, сроки проведения инвентаризации.

Примерная форма приказа приведена  в приложении 1 Методических указаний (п. 2.3 ст. 2 Методических указаний).

Рассмотрим на примере содержание приказа о проведении инвентаризации.

Руководитель муниципального учреждения "Музыкальная школа" принял решение  в декабре 2007 г. провести инвентаризацию имущества. Для выполнения распоряжения руководителя был подготовлен следующий приказ:

Приказ № 71 
по муниципальному учреждению "Музыкальная школа" от 26 ноября 2007 г. 
В связи с окончанием отчетного периода и с целью обеспечения сохранности имущественно-материальных ценностей приказываю:

1. Назначить инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель - заместитель директора  Сидоров Е.А. 
 
Члены комиссии - нач. планового отдела Воробьева А.С. 
преподаватель Степанова М.К. 
бухгалтер Щедрова С.С.

2. Инвентаризации подлежат основные  средства, материальные запасы и  иные имущественно-материальные ценности

3. Материально-ответственным лицам  сдать в бухгалтерию все приходные  и расходные документы не позднее  30 ноября 2007 г.

4. Приступить к инвентаризации 3 декабря 2007 г и окончить 20 декабря  2007 г.

5. Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию муниципального учреждения "Музыкальная школа" не позднее 21 декабря 2007 г.

Директор 
Голубев С.Р

Согласно п. 2.3 Методических указаний такой приказ необходимо регистрировать в книге контроля за выполнением  приказов о проведении инвентаризации (приложение 2 Методических указаний).

Членами инвентаризационной комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние  имущества и обязательств фирмы. При этом в ее состав не могут входить материально ответственные лица.

Отсутствие хотя бы одного члена  комиссии при проведении инвентаризации может послужить основанием для  признания ее результатов недействительными. Особенно это важно в случае проведения инвентаризации при обнаружении кражи, хищения и смене материально-ответственного лица, а также в случае передачи результатов инвентаризации в судебные органы.

При большом объеме работ для  проведения инвентаризации имущества  и финансовых обязательств учреждения создаются рабочие инвентаризационные комиссии, которые подчиняются председателю постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Рабочие комиссии не только проверяют состояние и наличие имущественных ценностей, но и могут вносить предложения об организации учета, контроля, приемки, хранения, отпуска имущества.

Проверка фактического состояния  имущества учреждения, опись имущества  и обязательств

Определение остатков имущества и обязательств по учетным данным.

Для этого до начала проверки членам инвентаризационной комиссии надлежит получить все приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на "___________ " (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

К началу инвентаризации материально  ответственные лица дают расписки о  том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а также о том, что все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Проверка количества и качества фактического наличия материальных ценностей. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. При их смене принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На  момент начала инвентаризации все операции с объектами инвентаризации должны быть прекращены. Если в ее ходе происходит поступление материальных ценностей, их помещают в отдельном месте и составляют на них специальную опись.

В случае проведения инвентаризации имущества  в течение нескольких дней помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Члены инвентаризационной комиссии определяют фактическое наличие имущества  путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. При проведении инвентаризации перед составлением годового отчета проверка фактического наличия материальных ценностей осуществляется, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но правила проведения инвентаризации позволяют применять упрощенные способы проверки лишь в очень немногих случаях.

Например, по материалам и товарам, которые  хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (по выбору) части этих ценностей. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

Допускается также производить определение  веса (или объема) навалочных материалов на основании обмеров и технических  расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведутся  раздельно как одним из членов инвентаризационной комиссии, так и  материально ответственным лицом. В конце рабочего дня (или по окончании  перевески) данные этих ведомостей сличают, а выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Инвентаризация обязательств и средств в расчетах. Инвентаризация обязательств учреждения заключается в выверке данных дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками, подрядчиками и заказчиками товаров (работ, услуг). При этом проверяется обоснованность (наличие первичных документов) возникновения задолженности, правильность расчетов, формирования конечного сальдо на дату проверки и т. п.

При необходимости запрашивается акт  сверки расчетов с поставщиками и  заказчиками, данные которого сопоставляются с данными бухгалтерского учета  учреждения.

Инвентаризация лимитов бюджетных обязательств и принятых бюджетных обязательств. Инструкцией № 25н введены новый объект учета - лимиты бюджетных обязательств (далее - ЛБО) и бюджетные обязательства (далее - БО), которые отражаются на соответствующих счетах раздела 5 "Санкционирование расходов бюджета" Плана счетов бюджетного учета.

Никогда прежде ЛБО и БО не подвергались инвентаризации. Но поскольку они теперь являются объектами учета, то, по мнению автора, перед составлением годовой отчетности их также следует проинвентаризировать.

Инвентаризация  лимитов и обязательств особенно будет актуальна в условиях исполнения трехгодичного бюджета, когда лимиты будут доводиться сразу на три года. При этом принятие обязательств должно производиться в течение всего срока действия лимитов.

Принятые  учреждением БО следует проверять  не только на соответствие заключенным договорам с поставщиками и подрядчиками. Первейшей целью инвентаризации данных объектов учета будет проверка обоснованности принятия БО, то есть следует установить документы, которыми руководствовалось учреждение при принятии тех или иных обязательств перед поставщиками и подрядчиками:

• наименование и реквизиты нормативно-правовых актов (законов, распоряжений и т. п.);
• номер статьи, части, пункта, подпункта, абзаца нормативно-правового акта;
• срок вступления в силу нормативно-правового акта;
• срок действия нормативно-правового акта.

Составление инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Обратим внимание, что в приложении 3 Инструкции № 25н для каждого объекта учета предусмотрены соответствующие формы инвентаризационных описей, которые учреждения могут разработать самостоятельно. Самостоятельно разработанные регистры могут содержать дополнительные реквизиты и показатели, которые учитывают специфику учета и хранения имущественно-материальных ценностей в конкретном учреждении. Однако все формы регистров должны содержать обязательные реквизиты и показатели, предусмотренные данным приложением. Кроме того, они должны быть утверждены соответствующим приказом руководителя учреждения.

В инвентаризационные описи и акты инвентаризации (далее описи) вносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально принятых на учет финансовых обязательств. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Описи составляются не менее чем в двух экземплярах.