Инвентаризация имущества

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи. При этом один экземпляр инвентаризационных документов следует отправить владельцу  данного имущества.

На последней странице описи  должна быть сделана отметка о  проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку. Описи подписывают  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. В случае если возникла необходимость проверки правильности проведения инвентаризации уже после ее окончания, то проверку инвентаризуемых объектов необходимо проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

Сопоставление данных учета и данных инвентаризации

Подписанные членами комиссии инвентаризационные описи и акты передаются в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения форм, подсчетов и сравнивает фактические  сведения с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения от учетных данных, то в соответствии с приложением 3 Инструкции № 25н оформляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В этой ведомости отражаются следующие результаты инвентаризации:

• недостача в пределах норм естественной убыли и сверх норм естественной убыли в количественном и стоимостном выражении;
• рыночная стоимость объекта учета;
• разница между рыночной и балансовой стоимостью;
• излишки в количественном и стоимостном выражении.

Ведомости расхождений по результатам инвентаризации составляются не менее чем в двух экземплярах.

При сопоставлении данных инвентаризации и данных бюджетного учета необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров  одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные ведомости.

Оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации утверждаются инвентаризационной комиссией, ее заседание  оформляется протоколом, в котором  фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. В протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.

В документах, представляемых для  оформления списания недостач ценностей  и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии о допущенной пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Результаты инвентаризации оформляются  Актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835), форма которого представлена в приложении 2 Инструкции № 25н. Основанием для составления Акта служит Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Руководитель учреждения принимает  окончательное решение о зачете. Он издает приказ, в соответствии с предписаниями которого расхождения должны быть исправлены, а в бюджетном учете отражены результаты инвентаризации.

В декабре 2007 г директору муниципального учреждения "Музыкальная школа" инвентаризационной комиссией были представлены результаты проведенной инвентаризации. В ходе инвентаризации были выявлено:

• в административно-хозяйственном отделе излишки материальных запасов (бумага офисная - 20 пач.);
• в службе главного инженера недостача оборудования (машинка шлифовальная - 1 шт.).

Директором музыкальной школы  был подготовлен следующий приказ: 
 
Приказ № 83 
по муниципальному учреждению "Музыкальная школа" 
от 26 декабря 2007 г.

В связи с окончанием проведения годовой инвентаризации и с целью  обеспечения достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2007 г приказываю:

1. Утвердить результаты инвентаризации.
2. Излишки, выявленные в административно-хозяйственном отделе (мат ответ. лицо Семенова З.А.) оприходовать по рыночной стоимости.
3. Недостачу, выявленную в службе главного инженера (мат. ответ. лицо Коргин С.С.), взыскать согласно заявления Коргина С.С.
4. Данные инвентаризации отразить в отчетности за 2007 г.

Директор 
Голубев С.Р

Приказ руководителя по результатам  годовой инвентаризации служит основанием для внесения в регистры бюджетного учета соответствующих записей заключительными оборотами за декабрь текущего года.

Отражение результатов инвентаризации в бюджетном учете

В Плане счетов бюджетного учета  Инструкции № 25н предусмотрен счет 0 209 00 000 "Расчеты по недостачам" для учета расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и т. п.

Напомним, что размер ущерба, причиненного недостачами и хищениями, определяют исходя из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. При этом для целей бюджетного учета рыночная стоимость - это сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

Оформленные учреждением в установленном  порядке материалы на суммы недостач и хищений, отнесенных на виновных лиц, необходимо представить для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в судебные органы. При получении решения суда суммы недостач и хищений следует уточнить в соответствии с исполнительным листом.

Расчеты по недостачам учитывают в  соответствии с КОСГУ на следующих  счетах:

• 0 209 01 000 "Расчеты по недостачам основных средств";
• 0 209 02 000 "Расчеты по недостачам нематериальных активов";
• 0 209 03 000 "Расчеты по недостачам непроизведенных активов";
• 0 209 04 000 "Расчеты по недостачам материальных запасов";
• 0 209 05 000 "Расчеты по недостачам финансовых активов"

Аналитический учет по счету ведется  в Карточке учета средств и  расчетов (ф. 0504051) по каждому виновному  лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи. Рассмотрим на примере отражение в учете суммы выявленных недостач, хищений и потерь.

В результате инвентаризации в хозяйственном  отделе бюджетного учреждения выявлена недостача хозяйственного инвентаря, приобретенного за счет бюджетных средств. Рыночная стоимость оборудования установлена в сумме 4000 руб.

В бюджетном учете будут сделаны  следующие записи:

• начислена недостача материально ответственного лица - 4000 руб.

Дебет 1 209 01 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств" 
Кредит 1 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

• внесены денежные средства материально ответственным лицом, признавшим свою вину, - 1500 руб.

Дебет 1 201 04 510 "Поступления в  кассу" 
Кредит 1 209 01 660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств"

В случае если виновное лицо не было установлено, и из органов внутренних дел поступила  справка о закрытии дела в связи  с нерозыском виновных лиц, а также  если судом отказано во взыскании убытка с виновных лиц, то ущерб, причиненный учреждению, нужно списать с баланса. Списание ущерба за счет средств учреждения отражается в учете следующей проводкой: 
 
Дебет 0 401 01 172 "Доходы от реализации активов" 
Кредит 0 209 01 660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств"

Такой же записью производится уточнение  сумм недостач и хищений по решению  суда.

Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, приводят к увеличению активов учреждения. Оприходование излишков материальных ценностей также должно производиться по текущей рыночной стоимости на дату принятия их к бухгалтерскому учету.

Обратите внимание, что в соответствии с п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ излишки имущественно-материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, признаются внереализационными доходами и подлежат включению в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В результате инвентаризации на складе выявлены излишки писчей бумаги в  количестве 20 пачек. Рыночная стоимость 1 пачки составляет 135 руб.

• оприходованы излишки на сумму 2700 руб. (20 пач. х 135 руб.)

Дебет 1 10506 340 "Увеличение стоимости  прочих материальных запасов" 
Кредит 1 40101 180 "Прочие доходы"

Отражение результатов инвентаризации в годовой отчетности

В годовой отчетности результаты всех инвентаризаций, проведенных учреждением  за отчетный период, в соответствии с Инструкцией № 72н отражаются в таблице 6 "Сведения о проведении инвентаризации" Пояснительной записки (ф. 0503160).

В таблице 6 Пояснительной записки в соответствующих графах указываются:

• причины проведения инвентаризации (составление годовой бюджетной отчетности, смена материально ответственных лиц, выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, чрезвычайные ситуации, требующие проведения инвентаризации, реорганизация или ликвидация субъекта бюджетной отчетности и другие случаи, предусмотренные законодательством РФ);
• дата проведения инвентаризации;
• реквизиты распорядительного документа о проведении инвентаризации;
• выявленные при проведении инвентаризации расхождения с данными бюджетного учета с указанием суммы расхождений;
• код счета бюджетного учета, с данными по которому выявлены расхождения;
• меры, принятые учреждением по устранению выявленных расхождений.

Кроме того, суммы излишков и недостач, выявленных в части нефинансовых активов, подлежат отражению в ф. 0503168 "Сведения о движении нефинансовых активов" Пояснительной записки, введенной Инструкцией № 72н. Такие сведения указываются как по бюджетной, так и по приносящей доход деятельности учреждения.

Наиболее распространенные ошибки и их последствия

Нередко результаты инвентаризации являются основанием для обращения в следственные и судебные органы с целью установления виновных в хищениях и недостаче, а также степени их вины. Поэтому к оформлению различных документов и инвентаризационных ведомостей надо быть особенно внимательными.

В таблице приведены случаи наиболее распространенных ошибок, совершаемых  при проведении инвентаризации, и  дается оценка возможных последствий  неверных действий.

Отметим, что четкое соблюдение процедуры  проведения инвентаризации, правильное оформление документов станет залогом уверенной позиции членов инвентаризационной комиссии при возникновении спорных ситуаций.