Открытие туристического агентства «Euro-tour»

 

Процесс оформления тура:

1. Спросить, что хочет клиент.
2. На основании своего опыта предложить тур-страну-отель.
3. У операторов, ведущих выбранное направление, открыть СПО или ценовые сетки.
4. Озвучить цены туристу, рассказать про отель, страну и особенности всего выбранного.
5. Заключить договор с туристом, принять деньги, пробить чек.
6. Сделать бронь у ТО, ожидать подтверждения.
7. Оплатить ТО, учитывая нюансы: нал-безнал, курс поднялся либо опустился и т д.
8. Выдать документы туристам (предварительно проверить на ошибки).

 

Оптимизация работы:

 

По срокам:

Технологии  не стоят на месте. Поэтому для  оптимизации работы турагентства следует  ввести свою систему онлайн-поиска и бронирования туров, также создать  электронную почту, на которую будут приходить подтверждения забронированных туров. Кроме того, программы «Amadeus» (по бронированию авиа-билетов) и «Master-tour» (по работе самой турфирмы)  сократят временные затраты турагентства в разы.

 

По ресурсам:

Взять на работу приходящих бухгалтера и уборщицу.

 

По стоимости:

Работать  на постоянной основе с туроператорами для получения в дальнейшем бонусов  в виде скидок на туры, уменьшения процента по выплатам за туры и т д.

 

 

 

Внутренние риски	Внешние риски
Сезонность	Отношения с туроператорами
Расположение офиса	Непредвиденные обстоятельства
Персонал
Специализация

 

Риск	Способ нейтрализовать
Сезонность	Еще до открытия агентства необходимо заложить в бизнес-план фактор сезонности бизнеса. Вне сезона отпусков новая  компания может даже не выйти на самоокупаемость. Об этом нужно помнить  и заранее планировать эти  затраты. С сезонностью также  связан момент открытия компании: лучше  если он придется на летний период, тогда  представится возможность сразу  покрыть расходы. А поскольку  средний срок регистрации и открытия турагентства составляет до 5 месяцев, начинать подготовку к открытию лучше  прямо с января, чтобы был шанс открыться к сезону летних отпусков. Поступая иначе, компания рискует разориться даже не успев продать ни одной  путевки.
Расположение офиса	Офис, расположенный на задворках, может  отнять у фирмы до 80% клиентов, одни из которых просто до него не дойдут, свернув в другие турагентства, попавшиеся на пути, а другие не решатся приобрести путевку в компании, офис которой  имеет подобное размещение. Поправить  ситуацию может яркая, интуитивно понятная система вывесок и внутреннее обрамление агентства.
Персонал	Менеджеру турфирмы просто необходимо самому «болеть» своим делом, для  того, чтобы он смог передать собственный  восторг потенциальному клиенту. Не стоит скупиться на ознакомительные  туры, устраиваемые туроператорами. Обычно, рассказы, наполненные личными впечатлениями, производят на клиентов гораздо более  благоприятное впечатление, чем  самые красочные буклеты и  каталоги.
Специализация	Пять турагентств могут ужиться  на одном этаже только в случае четкой дифференциации их продукта. Чем  более популярным является предложение  – тем большее значение приобретает  удобное расположение офиса и  отсутствие прямых конкурентов поблизости. А в том случае, если компания решает заниматься уникальным направлением – снижаются риски прямой конкуренции, но возникает риск полной зависимости  от принимающей стороны и туроператоров, которые в любой момент по той  или иной причине могут приостановить  формирование туров в выбранную  страну.
Отношения с туроператорами	Выбор туроператора – это задача, требующая действительно серьезного подхода. Решению вопроса может  помочь посещение специализированных выставок, на которых представлены услуги ведущих туроператоров по всем направлениям. В финансовом плане, проблемы, возникающие у туроператора (к примеру, срывы договоров с  принимающей стороной при полной предоплате), могут отразиться на турагентстве снижением их маржи, т.е. разницы  между ценой покупки и ценой  продажи.
Непредвиденные обстоятельства	Одним из способов продержаться во время  тотального снижения спроса является наличие альтернативных направлений.

 

 

 

 

 

 

(для сравнения приведен пример  организации работы более крупного  турагентства России)

Таким образом, на начальных этапах в Euro-tour следует минимизировать человеческие ресурсыдля возможности обеспечить всех сотрудников достойной заработной платой и повышения прибыльности турфирмы. По мере того, как клиентская база будет расширяться, следует расширять и штаб сотрудников.

Минимизация человеческого фактора:

Структура управления не может не находиться под влиянием человеческого фактора – социальной структуры и взаимоотношений  между людьми. Так, если в организации  не достает лиц с необходимым  уровнем образования квалификации, попытка создать то или иное подразделение  или должность вряд ли может увенчаться успехом, даже если потребность в  них несомненна. И наоборот, они  могут быть и не нужными, но, тем  не менее, создаются, поскольку кого-то нужно пристроить на хорошее место.

Для непосредственной минимизации человеческого фактора  предлагается использовать «заповеди  менеджмента» от руководителей Дженерал Моторс:

• будь внимателен к критике и  улучшающим предложениям, даже если они  непосредственно для тебя не имеют  значения;

• будь внимателен к чужому мнению, даже если оно неверно; имей бесконечное  терпение;

• будь справедлив, особенно по отношению  к подчиненным;

• будь вежлив, никогда не демонстрируй раздражения;

• будь краток;

• всегда благодари подчиненного за хорошую работу;

• не делай замечания подчиненному в присутствии третьего лица;

• не делай сам того, что могут  сделать твои подчиненные, за исключением  тех случаев, когда это связано  с опасностью для жизни; 

•выбор и обучение подчиненного — более благодарная задача, чем  выполнение дела самим;

• если действия сотрудников в  корне не расходятся с твоими решениями, давай им максимальную свободу действий; не спорь по мелочам, которые только затрудняют работу;

• не бойся подчиненного, который  способней тебя, а гордись им;

• никогда не применяй своей власти, пока все остальные средства не использованы;

• если твои распоряжения оказались  ошибочными, признай вину;

• всегда старайся во избежание недоразумений  отдавать распоряжения в письменном виде.

 

Для реализации проекта необходимо:

3 менеджера  по туризму.

В круг обязанностей входят: ведение  переговоров с клиентами и партнерами по телефону и в офисе, оформление туров с туристами, бронирование туров и оформление документов с туроператорами, контроль за выполнением заказов, изменением цен, требованиями к предоставляемым документам, условиями сотрудничества, спецпредложениями.

Универсальный менеджер должен поддерживать и повышать свою квалификацию (мастерклассы, семинары, рекламные туры), работать на выставках и workshop.Требования, предъявляемые к менеджерам: высшее образование, опыт работы в туризме, отсутствие вредных привычек, презентабельный внешний вид, грамотная русская речь, коммуникабельность, инициативность, умение решать конфликтные ситуации, ответственность.

Менеджер без опыта работы как  минимум должен стремиться работать в туризме и иметь среднее  специальное или высшее (незаконченное  высшее) образование, поскольку это  значительно отражается на общем  уровне культуры. На 
учить того, кто стремится к знаниям, — благодарное дело, но выясните перспективные планы этого кандидата, чтобы 
вложенные силы и средства не были потрачены зря, — возможно, он воспользуется полученными знаниями уже в другом турагентстве.

1 приходящий  бухгалтер

1 приходящая  уборщица

1 приходящий  программист

При оценке сотрудника при приёме на работу предлагается использовать следующую таблицу:

Характеристика	Оценка
	выше среднего	средняя	ниже среднего
Опыт работы
Образование
Степень зрелости
Лидерство
Работа в группе
Аналитические способности
Уверенность в себе
Коммуникабельность
Общая оценка

 

Для данного проекта наилучшим  вариантом является модель мотивации  «Общая цель». Так как для того, чтобы турагентство работало успешно, ему необходим постоянный потом  туристов. Для того, чтобы туристы  бронировали туры необходимо наличие  положительно настроенного персонала. Этого можно добиться путём командировок, предоставляя возможность менеджерам по туризму совместить отдых с  работой. Таким образом, менеджеры  буду понимать, что ваша с ними цель- общая: продать как можно больше туром. Не только для того, чтобы  заработать, но и для того, чтобы  иметь возможность выезжать во всё более дорогие отелях.

Материальные и нематериальные стимулы:

Материальные	Нематериальные
За продажу туров сверхнормы- премия.	Предоставление комфортных условий для работы.
Повышение зарплаты при стабильном перевыполнении нормы продаж в течение полугода.	На время работы в euro-tour менеджерам предоставляется скидочная карта на все туры.
За положительные отзывы со стороны ТО- премиальные.
За многочисленные (более 10) положительные  отзывы клиентов  о работе- билет  на двоих на 5 дней во Францию.

 

 

 

 

 

 

 

 

Лидер проекта	Оформление юридических документов, Контроль над работой  персонала, Работа со специалистами  визовой поддержки, Организация маркетинговых  кампаний для фирмы, Заказ необходимых канцтоваров  для работы.
3 менеджера	Консультация потенциальных клиентами  по телефону, E-Mail'у и лично,  Оформление и контроль заявок и договоров,  Подбор тура,  Подготовка пакета документов, необходимых для оформления тура, получения виз и билетов,  Расчет индивидуальных туров,  Работа с электронной почтой,  Выполнение прочих поручений, связанных с работой менеджера, Посещение туристических выставок.
Бухгалтер	Ведение бухучёта по всем направлениям на фирме.
Уборщица	Уборка офиса, а также поливка  цветов.

 

 

 

 

 

 

 

Этап	Плановая дата	Подт. документ	Отметка о выполнении	Ответственный
Зарегистрировать фирму как юридическое  лицо.	До 20 декабря	Свидетельство о регистрации		Лидер проекта
Найти помещение для аренды в районе Уручье либо в районе ст м Фрунзенская	До 15 января	Договор аренды		A
Подготовить документы для работы с туристами и туроператорами.	До 1 января	Готовые документы		B с консультацией юристов
Провести рекламную кампанию «eurotour».	До конца 30 января и в дальнейшем	Отчёт о проведении		Лидер проекта
Приобрести мебель, компьютеры и прочее оборудование для работы персонала.	До 20 декабря	Чек о приобретении		A
Нанять бухгалтера и уборщицу которые  будут работать по совместительству. Также нанять 2 менеджеров.	До 1 января	Трудовой контракт		Лидер проекта
Открыть ценовые сетки с туроператорами.	До 1 января	Договор об условия предоставления туристических  услуг		B+лидер проекта

 

 

План действия по формированию команды:

Команда - это тогда, когда  каждый «игрок» знает свою функцию, результат выполнения своей функции, зоны своей ответственности, и самое  главное – подчиняется общим  правилам и «тренеру» (руководителю). При этом,игроки НЕ догадываются какая именно у них функция и задача, они ее точно знают - им тренер рассказал. И более того, они тренируются каждый день, чтобы хорошо сыграть. Каждая тренировка начинается с разминки, при этом разминка такая же, как и на детских тренировках. И хотя каждый игрок профессионал, каждый сначала разогревает мышцы, чтобы не дай бог не порвать связки, не получить травму.

1. Определить основную функцию, которую команда будет выполнять, а также результат, который должен достигаться (цель).
2. Создать основные правила корпоративного поведения (следуя которым просто достигать результат).
3. Определить весь бизнес-процесс в функциях (действиях, определенных во времени) и результатах.
4. Создать инструкции и алгоритмы по выполнению функций.
5. Сгруппировать функции поблочно без повторений (дублирования) и разрывов. Чтобы разные должности не занимались одной и той же работой, или не было бы таких функций, которые бы «проваливались».
6. Сформировать (переформатировать существующие)  отделы и должности.
7. Создать должностные инструкции с описанием функциональных обязанностей и результата деятельности.
8. Создать систему подбора и оценки персонала, которая будет отвечать требованиям компании.
9. Выставлять адекватные задачи сотрудникам, с определенным результатом, определенным во времени, логически вытекающие из задач отдела и компании.
10. Должна быть сформирована система контроля качества каждого этапа бизнес-процесса.

 

 

Компетенции лидера:

1. Лидер должен  иметь ясное видение будущего, чтобы увидеть то, что другие  не могут видеть. В его голове  есть план для достижения целей. Хороший лидер приветствует хорошие идеи других людей.

 
2. Лидер не должен только отдавать  приказы, но и объяснить их  смысл. Потому что, если люди  знают, почему они делают это,  то они будут более мотивированы  это сделать.

 
3. Лидер никогда не оставляет  других в новостях затемнения. Он знает, что если члены  команды лишены информации, они  начинают строить предположения,  подозрения и развивать дело  сo слухов и сплетен. Свободный обмен информацией, разрушает сплетни и создает атмосферу доверия и лояльности.